会議後の決定事項・ToDo（宿題）を抜き出す

1. 今日の相談

「会議の記録は作ったんです。でも読み返してみると、文章は残っているのに、結局何が決まったのか、誰が何をするのかが分かりにくくて。会議のあとに『あれ、これは誰がやるんでしたっけ？』って聞かれることがあります」

会議のあと、よく起きる困りごとです。記録はある。メモも残っている。でも、決定事項・ToDo・担当・期限が本文の中に埋もれている。すると、会議が終わったあとに動き出せません。

今日やるのは、会議記録をもう一度書き直すことではありません。すでにある会議の記録やメモから、次に動くための情報だけを抜き出すことです。

2. 大丈夫です

ほー先輩：大丈夫やで。会議の記録を残せた時点で、もう材料はそろってる。今日はそこから「決まったこと」と「次にやること」を拾い上げるだけや。探す係をAIに手伝ってもらおうな。

そうなんです。0001では、会議メモを議事録の形に整えました。今回はその次の一歩です。会議の記録から、会議後に動くための項目を抜き出すのが目的です。

必要なのは、きれいな表ではなく、次の4つです。

• 決定事項
• ToDo
• 担当
• 期限

もし担当や期限が決まっていないなら、無理に埋めません。「未確定」と残します。ここが大事です。

言い換えると、これは会議後のタスク抽出です。会議で出た宿題を、あとから動ける形にします。

3. 今日使うAI・道具

今日使うのは1つだけです。

• ChatGPT（無料で始められます） … 会議の記録やメモから、決定事項・ToDo・担当・期限を抜き出してもらいます。

人名・利用者名・会社名が入っている場合は、貼る前に「Aさん」「B社」「担当C」のように置き換えましょう。会議内容によっては、社外秘や個人情報が含まれることもあります。貼ってよい範囲か、必ず確認してから使います。

4. 実際にやってみる

そのまま真似できる手順です。いきましょか。

ステップ1：会議の記録やメモを用意する

完成した会議記録でも、まだ整っていない会議メモでも大丈夫です。長い場合は、今回整理したい部分だけを貼ります。

個人名や会社名は、先に置き換えます。たとえば「田中さん」ではなく「担当A」、「〇〇株式会社」ではなく「B社」のようにします。

ステップ2：ChatGPTに、このまま頼む

次の指示文を貼り付けて、会議の記録やメモを続けて貼ります。

次の会議の記録から、会議後に確認すべき内容を抜き出してください。 「決定事項」「ToDo」「担当」「期限」に分けて、箇条書きで整理してください。 担当や期限が書かれていないものは、勝手に補わず「未確定」としてください。 決まっていないことを、決定事項として扱わないでください。 元の会議記録にない情報は付け足さないでください。

（ここに、名前を伏せた会議の記録やメモを貼る）

コツは「未確定は未確定のまま」と頼むことです。AIにきれいな表を作ってもらうと、空欄を埋めたくなることがあります。でも、会議で決まっていないことは、決まっていません。そこを正直に残すほうが、あとで安全です。

ステップ3：未確定を、人に確認する

返ってきた一覧を見て、担当や期限が「未確定」になっているものを確認します。ここで初めて、人に聞きます。

「この件、担当はAさんで合っていますか」
「期限は来週金曜まででよいですか」

AIが決めるのではなく、AIが確認すべき穴を見つける。この使い方がちょうどいいです。

ほー先輩：空欄が見つかるのは、悪いことやないで。むしろ会議後に気づけたら助かる。未確定を未確定と書けるのは、ええ仕事や。

5. 完成例

実際にやってみると、こんなふうになります。（架空の内容です）

ビフォー（会議記録の一部）

来月の見学会について、チラシはAさんがたたき台を作る。
配布先は前回と同じ地域を中心にする方向。
申込みフォームはB社に確認が必要。
開催日は第2候補の18日で進めることで了承。
当日の受付担当は次回までに決める。

アフター（ChatGPTが抜き出した一覧）

【決定事項】
・見学会の開催日は18日で進める。
・チラシ配布先は、前回と同じ地域を中心にする方向。

【ToDo】
・チラシのたたき台を作る
  担当：Aさん
  期限：未確定

・申込みフォームについてB社に確認する
  担当：未確定
  期限：未確定

・当日の受付担当を決める
  担当：未確定
  期限：次回まで

会議記録の文章の中に埋もれていた「次にやること」が見えるようになりました。特に助かるのは、未確定が分かることです。曖昧なまま進めるより、確認する場所が見えるほうが安心です。

6. 使ってみた感想

いちばん良かったのは、「会議が終わったあとに何をすればいいか」がすぐ見えたことです。会議記録を読むだけだと、なんとなく分かった気になります。でも、ToDoとして抜き出すと、動ける形になります。

良かったのは、決まっていないことを勝手に決めないようにできたことです。「担当：未確定」「期限：未確定」と出ると、少し気まずい気もします。でも、そこで確認できるから、あとで困りません。

一方で、AIの抜き出しは完璧ではありません。会議のニュアンスや、口頭で決まったことをAIは知りません。だから最後は必ず元の記録と照らし合わせます。抜き出すのはAI、確定するのは人。この分担で使うのが安心です。

7. 今日できたこと

今日できたことを、言葉にしておきますね。

• 会議の記録から、決定事項・ToDo・担当・期限を抜き出せた。
• 未確定の担当や期限を、無理に埋めずに見える化できた。
• 会議後に確認すべきことが分かり、次に動き出しやすくなった。

会議の記録は、残すだけで終わりではありません。決まったことと次にやることが見えたら、会議のあとがちゃんと動き出します。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：会議のあとに動ける形まで持っていけたら、それはもう立派な仕事や。決まったこと、やること、まだ決まってないこと。そこが見えたら、みんなが次の一歩を踏み出せるで。今日もよう整えたな。