やさしいAI仕事術

相談事例

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木の机でメール返信に向き合う主人公

文章・5分 日程調整の連絡を、感じよく送る 面談や打ち合わせの日程を決めたい。候補日を挙げて都合を聞くメールを、毎回ていねいに書くのがしんどいこんな人へ面談・打ち合わせ・訪問などの日程調整を、感じよく打診したい人・候補日を挙げて都合を聞く連絡が毎回手間な人できたホッとした文章・5分 研修・会議の「振り返り」を、自分の気づきで書く 研修や会議のあとの振り返り・感想が、「勉強になりました」で止まってしまう。自分の気づきや学びを、ちゃんと言葉にしたいこんな人へ研修・会議のあとの振り返りや感想文が書けない人・「参考になりました」以上の、自分の学びを言葉にしたい人できた自信がついた文章・5分 アンケートの質問文（設問）を、答えやすくつくる アンケートを作りたいけれど、何を聞けばいいか思いつかない。質問が多すぎたり、答えを誘導していないかも心配こんな人へ行事や研修のあとにアンケートを作りたい人・設問（質問文）が思いつかない人・答えやすく、偏りのないアンケートにしたい人できた安心文章・5分 メールの件名を、開いてもらえる一言にする 本文は書けたのに、件名がいつも「お知らせ」や「ご連絡」になってしまう。相手が開きやすいメールタイトルに整えたいこんな人へメール本文は書けるけれど、件名・メールタイトルの付け方で迷う人・大事な連絡を見落とされにくくしたい人できた安心現場・10分 ヒヤリハット・気づきの記録を、責めずに書く 事故にはならなかったけれど、少し危なかった出来事。ヒヤリハットとして残したいのに、誰かを責める文章に見えそうで書きにくいこんな人へ福祉・保育・介護・小さな職場で、ヒヤリハットや気づきの記録を書くのが苦手な人・責任追及に見えない書き方に悩む人安心ホッとした業務・10分 司会・進行の言葉を、あらかじめ用意する 会議や行事の進行を任されたけれど、当日どんな言葉で始めて、どう切り替えて、どう締めたらいいか分からないこんな人へ会議・研修・行事の司会や進行役を任され、当日の話す言葉に不安がある人安心できた文章・5分 着任・自己紹介のあいさつ文を、感じよく整える 異動・着任・入職のあいさつ。何を書けばいいか分からず、堅すぎたり、逆に軽すぎたりして悩んでしまうこんな人へ異動・着任・入職・担当変更のあいさつ文や自己紹介を、感じよく短く整えたい人安心できた整理・5分 会議後の決定事項・ToDo（宿題）を抜き出す 会議の記録はある。でも結局、何が決まって、誰が何をするのか、どんな宿題が残ったのかが埋もれてしまうこんな人へ会議後に、決定事項・担当・期限・次にやることや宿題を整理したい事務担当・進行役・現場リーダー安心できたはじめて・5分 AIの答えが変なとき、まず確認すること ChatGPTの答えがそれっぽいけれど、どこか違う気がする。信じていいのか、直したほうがいいのか分からないこんな人へAIの答えを見て、正しいか不安になる人・それっぽい文章をそのまま使ってよいか迷う人安心やってみようはじめて・5分 スマホの音声入力で、AIに相談するメモを作る 文字を打つのがしんどい。頭では言えるのに、AIに何と入力すればいいか分からないときは、スマホに話して相談メモを作るこんな人へ文字入力が苦手な人・スマホなら話せるけれど、AIへの相談文を書くところで止まってしまう人安心やってみようアイデア・5分 レクネタや行事アイデアを、条件から5分で出してもらう レクリエーションや小さな行事アイデアが浮かばないとき、人数・時間・場所・季節を伝えて、無理のない案を出してもらうこんな人へレク担当や行事担当になった人・毎月の企画ネタに困っている人・安全で無理のないアイデアから選びたい人安心やってみようできた業務・5分 チェックリスト・確認リストを作って、抜けもれを減らす 準備や確認で抜けもれが不安なとき、AIに作業の流れを整理してもらい、持ち物リストにも使える確認リストにするこんな人へ準備物や確認事項を毎回思い出すのが不安な人・新人に渡せる確認リストや持ち物リストを作りたい人・抜けもれを減らしたい人安心やってみようできた文章・5分 欠席・遅刻・お休みの連絡を、短く失礼なく送る 急な欠席や遅刻、お休みの連絡で焦ったとき、理由・到着予定・お詫びを短く整えて、相手に必要なことだけ伝えるこんな人へ欠席や遅刻の連絡をどう書けばいいか迷う人・休みの連絡で理由をどこまで書くか悩む人・急いでいるほど言葉が出なくなる人安心やってみよう文章・5分 お礼のひとことを5分で気持ちよく書く お世話になったから何か一言送りたい。でも「ありがとうございました」だけやと素っ気ない気がして、書き出しで止まってしまうこんな人へ行事やお世話になった相手へのお礼メッセージ・礼状の書き出しに悩む人・気持ちはあるのに言葉が出てこない人ホッとしたできた文章・5分 気まずいお断りの連絡を5分でやわらかく書く 誘いや依頼を断りたい。でも角が立たへんかな、感じ悪くないかな、と考えて、連絡できずに一日ひっぱってしまうこんな人へ誘い・依頼・お願いを断るのが苦手な人・断り方の言葉に悩んで連絡が遅れてしまう人安心ホッとした文章・5分 掲示・貼り紙の文を5分で分かりやすく作る 「工事中」「この日はお休み」――ちょっとした貼り紙。書くたびに、どう書けばぱっと伝わるか迷って手が止まるこんな人へ施設・お店・職場で、掲示や貼り紙・注意書きを作ることがある人・短く分かりやすく書くのが苦手な人安心できた整理・10分 頭のもやもやを書き出して整理する 気になることがあるのに、それが何なのかはっきりしない。考えようとしても、頭の中でもやもやが渦を巻くだけで、考えがまとまらないこんな人へ気がかりや不安が漠然としていてつかめない人・頭の中がとっちらかって考えがまとまらない人・動き出す前に一度気持ちを落ち着けたい人ホッとした安心業務・15分 作業のやり方を手順書・マニュアルにまとめる 自分のやり方が頭の中にしかなくて、休むと仕事が止まる。新しい人に教えるたびに一から説明していて、手順書を作りたいけれど、どこから書けばいいかわからないこんな人へ自分にしかできない作業を抱えている人・新人への引き継ぎや教え直しに毎回困っている人・手順書やマニュアルを作りたいのに書き出せない人できた自信がついた文章・5分 送る前に、誤字・敬語をAIにチェックしてもらう 大事なメールや文書は書けた。でも送る前に、誤字脱字や敬語の間違いがないか不安で、自分で読み返しても見落としてしまうこんな人へ大事なメール・文書を送る前に、誤字脱字や敬語の間違いが不安な人・自分の文章を自分で見直すと、どうしても見落としてしまう人ホッとした自信がついた文章・5分 お詫びの一文を、こじらせずに書く 自分のミスで謝らないといけない。でも、軽すぎると誠意がないようで、重すぎると大げさで、書き出しで固まってしまうこんな人へ自分のミスや遅れをお詫びしたい人・謝罪の言葉が重すぎ／軽すぎで迷ってしまう人・つい言い訳を長く書いてしまう人ホッとしたできた整理・15分 アンケートの自由記述を、テーマ別にまとめる 行事や研修のあと、たくさん集まった自由記述。どうまとめて報告すればいいか分からず、全部読み返しては手が止まるこんな人へ行事・研修・面談などで集まった自由記述（アンケートの声）のまとめ方に困っている人・たくさんの声をどう報告すればいいか迷う人できたホッとした業務・5分 電話や口頭のメモを、伝わる申し送りにする 電話や口頭で受けた連絡を走り書きしたけれど、あとで見ると自分でも分かりにくい。ほかの人に伝わる申し送りにしたいのに、うまく書けないこんな人へ電話や口頭で受けた連絡・伝言を、チームに伝わる申し送りに整えたい人・走り書きのメモが、あとで自分でも読み返しにくくなる人できたホッとした現場・5分 連絡帳の「良いところ」を、事実からやさしい言葉にする 連絡帳や所見で、その子の良い様子を伝えたいのに、「元気でした」「楽しそうでした」しか出てこないこんな人へ連絡帳・個別支援の所見で、子どもや利用者の良いところ・成長を言葉にしたい人・毎日同じ表現になってしまう人できた安心文章・5分 難しい文章・専門用語を、やさしい日本語に言い換える 通知や規程の文章が固くて、保護者や利用者に伝わるか不安。かといって、かみくだくと意味が変わってしまわないか心配こんな人へ行政・福祉・保育などで、固い通知や専門用語を、保護者・利用者にわかりやすく伝えたい人・むずかしい文章の言い換えに悩む人できた安心整理・5分 ばらばらの情報を、表・箇条書きに整理する だらだら続く文章や、あちこちに散らばった情報が読みにくい。表や箇条書きにして、ひと目で分かる形にしたいこんな人へ長い説明文やメモを、表・箇条書き・一覧にして見やすくしたい人・情報が散らばって頭に入りにくいと感じる人できた安心業務・10分 Excelの数式をAIに聞いて入れる 集計したいことは決まっているのに、どの数式を使えばいいのか分からないこんな人へ事務職・PCが苦手で、Excelの数式が呪文にしか見えない人できた自信がついた整理・5分 長い文章を短くわかりやすくする 書いた文章が長くて回りくどい。自分でも何が言いたいのか分からなくなってきたこんな人へ文章を書くと長くなりがちで、要点が伝わっているか不安な事務職・現場リーダーできた安心はじめて・10分 はじめてChatGPTを使ってみる みんな使っているらしいけれど、何から始めればいいのか分からないまま今日まで来たこんな人へAIがまったく初めての人・「今さら聞けない」と感じている人安心やってみようはじめて・10分 AIへの頼み方のコツをつかむ AIを使ってはみたものの、返ってくる答えがなんだか的外れ。頼み方が悪いんだろうかこんな人へAI初心者で、うまく頼めず欲しい答えが出ないと感じている人やってみよう自信がついた現場・10分 イベントや行事の案内文をやさしく作る 行事の案内を毎回ゼロから書いている。日時や持ち物の抜けも心配で、見直しに時間がかかるこんな人へ自治会・小さな団体・福祉や保育の現場で、行事やイベントの案内・連絡を任されている人できたまた来たい整理・10分 やることを整理して順番を決める やることが多すぎて、何から手をつければいいか分からないまま時間だけが過ぎていくこんな人へ忙しい現場リーダー・事務職で、頭の中がやることでいっぱいになっている人ホッとしたできた業務・7分 日報・報告書の下書きをさっと作る 一日の最後に残る日報がとにかく負担。やったことは覚えているのに、文章にするのが億劫こんな人へ現場スタッフ・事務職で、毎日の日報や報告書を書くのが負担になっている人ホッとしたできた業務・10分 会議のアジェンダを5分で作る 会議を任されたけれど、どう進めればいいか分からない。気づくと雑談で時間が終わっているこんな人へ会議やミーティングの進行役を任された中小企業のリーダー・店長・現場責任者できた自信がついた現場・15分 現場のよくある質問に、もう毎回悩まない 保護者やお客様から来る「いつもの質問」に、毎回ゼロから答えを考えているこんな人へ福祉・保育・店舗の現場担当で、同じ問い合わせに何度も答えている人できたまた来たい業務・15分 シフト表のたたき台をAIに作ってもらう 毎月のシフトの初稿づくりに半日。休み希望とにらめっこする時間が憂鬱で仕方ないこんな人へ介護・保育・店舗などの現場リーダーで、毎月のシフト作成を任されている人ホッとしたできた文章・5分 気が重いメール返信を5分で書く 返さなあかんのは分かってる。でも書き出しから手が止まって、下書きのまま一日たってしまうこんな人へ取引先や関係機関へのメール返信に時間がかかる・敬語の加減に自信がない人ホッとしたできた整理・5分 白紙の会議資料に5分で背骨を通す 話したいことは頭にある。でも資料にしようとすると、何から並べたらいいか分からなくなるこんな人へ会議で説明する資料づくりが苦手・白紙を前にすると固まってしまう人やってみようできた現場・5分 一日の終わりの支援記録を5分で整える 子どもたちを見送ったあと、記録を書く力がもう残っていない。走り書きのメモはあるのにこんな人へ放課後等デイサービスなど福祉の現場で、毎日の支援記録に時間がかかっている人安心ホッとした文章・5分 保護者へのお知らせ文を5分でやわらかく 用件は決まっているのに、文にすると硬すぎたり、逆に馴れ馴れしくないか不安になるこんな人へ保護者向けのお知らせやお願いの文章を書くたびに、トーンで悩んでしまう人安心自信がついた文章・5分 補助金申請の文章を5分で書き出す 申請書の「事業の概要」欄を前に、一文字も進まない。やってきたことはあるのにこんな人へ中小企業の総務・個人事業主で、補助金や助成金の申請書の文章が書き出せない人安心ホッとした文章・5分 クレーム返信の下書きを5分で落ち着いて作る お叱りの連絡に、早く返事をしなきゃと焦るほど、言葉が見つからなくなるこんな人へ店舗や現場でクレーム対応の返信を任されて、動揺しながら書いている人安心できた整理・5分 長い研修資料を5分で要点だけにする 30ページの研修資料を今日中に読んで、明日にはみんなに伝えないといけないこんな人へ現場リーダー・教育担当で、長い資料を読む時間が取れない人できた自信がついた文章・5分 請求書に添えるひとこと文を5分で 請求書はできているのに、添えるメールの一言が毎回同じで、味気ない気がしているこんな人へ個人事業主・フリーランスで、請求書を送るたびに文面で手が止まる人できたまた来たいアイデア・5分 企画のアイデアを5分で10個ならべる 新しい企画を考えてと言われたけど、白い企画書とにらめっこしたまま何も浮かばないこんな人へ小さな会社の企画担当・店主で、アイデアを出す役目に気が重くなっている人やってみようできた文章・5分 苦手な議事録を5分で整える 会議のメモはあるのに、議事録の形にまとめるのが毎回つらいこんな人へ福祉・保育の現場で会議の記録を任されている事務担当・PCが苦手な人安心できたまた来たい