業務改善の提案を、現状・案・期待する変化で伝える

1. 今日の相談

「毎週同じ内容を別々の表へ入力していて、少しやりにくいと感じています。まとめる方法を提案したいのですが、今のやり方を批判しているように見えそうで、言い出せません」

業務改善という言葉は大きく聞こえますが、始まりは「ここで一度手が止まる」「同じ確認を何回もしている」という小さな気づきです。

今日は、現状・小さな案・期待する変化の3つに分けて、話し合いのための提案文を作ります。

2. 大丈夫です

ほー先輩：今のやり方を否定せんでも、気づいたことは伝えられるで。まず一回、小さく試せる形にしたらええんや。

提案は「この方法が正しい」と証明する文章ではありません。今の作業で確認できていることと、試してみたい案を共有し、職場で判断するための材料です。

AIには文章を整えてもらいますが、改善効果の数字や原因を作らせません。採用するか、誰が試すか、ルールを変えるかは職場で決めます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTです。

業務の手順には、社内システム名・顧客情報・売上・契約条件などが含まれることがあります。職場で承認された環境だけを使い、固有名詞や具体的な数字は必要に応じて「システムA」「月に数回」のように置き換えます。

画面のスクリーンショットや社内資料を丸ごと渡さず、提案に必要な事実だけを自分の言葉でメモします。

4. 実際にやってみる

ステップ1：いま起きていることを書く

「同じ内容を2つの表に入力している」「確認のたびに別のフォルダを開く」など、目で確認できる事実を書きます。誰のせいか、なぜそうなったかは書きません。

ステップ2：小さく試せる案を一つ書く

いきなり全体のルールを変えず、「1週間だけ一つの表にまとめる」「一つのチームで試す」のように、戻せる範囲にします。

ステップ3：期待する変化を、断定せずに書く

「入力回数を減らせるか確かめたい」「確認場所を分かりやすくできるか試したい」と書きます。根拠のない時間削減率や売上効果は入れません。

ステップ4：次の指示文と一緒にAIへ渡す

次のメモを、職場で相談する業務改善案の下書きにしてください。 「現在の状況」「小さく試したい案」「期待する変化」「確認したいこと」の順で整理してください。 今の方法や担当者を責める表現は避けてください。 メモにない原因、効果、費用、時間、責任者は推測して付け足さないでください。 効果は断定せず、「確かめたい」「可能性がある」という表現にしてください。

【メモ】 （固有名詞や機密情報を置き換えて貼る）

5. 完成例

以下は架空の職場の例です。

AIへ渡すメモ

毎週、同じ予定を表Aと表Bへ入力している。
片方だけ更新され、確認に時間がかかることがある。
まず1週間、チームXだけ表Aにまとめて試したい。
入力回数と確認場所を減らせるか見たい。
表Bが必要な場面がないか確認したい。

AIが整えた下書き

【現在の状況】
毎週、同じ予定を表Aと表Bへ入力しています。片方だけが更新され、確認に時間がかかることがあります。

【小さく試したい案】
まず1週間、チームXの予定を表Aにまとめて運用してみたいです。

【期待する変化】
入力回数と確認場所を減らせるか、試行の中で確かめたいです。

【確認したいこと】
表Bが必要になる場面がないか、事前に確認したいです。

入力にない削減時間や費用は作っていません。いまの方法を否定せず、小さく試して確認する提案になっています。

6. 使うときの注意

業務改善案は、AIの提案だけで実施しません。情報セキュリティ、労務、安全、契約、会計などに関わる変更は、担当部署や責任者の確認が必要です。

また、試す前に「戻す条件」「確認する人」「試行後に見ること」を職場で決めておくと、効果だけでなく困った点も公平に振り返れます。

提案を口頭で発表する順番を整えたい場合は、発表・プレゼンの話す順番を作る方法も参考になります。

7. 今日できたこと

• 不満ではなく、確認できた現状から書けた。
• 大きな変更ではなく、小さく試せる案にできた。
• AIに効果や責任者を作らせず、職場で判断する下書きを作れた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：小さく試して、合わんかったら戻したらええ。気づきを話せる形にした時点で、もう改善の一歩は始まってるで。