やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「生成AIを仕事で使えば、メールや資料作りが少し楽になりそうです。でも、勝手に使うのは不安です。上司や担当者へ、何を整理して相談すればよいでしょうか」
職場への導入相談は、AIの便利さを説明するプレゼンではありません。何を助けてほしいか、何を入力しないか、どこまで小さく試すかを話し合う入口です。
今日は、導入を決定する資料ではなく、職場で判断するための相談メモを作ります。
2. 大丈夫です
ほー先輩：最初から職場全部に広げんでええんやで。一つの仕事を、架空の材料で試せるかから相談しよな。
生成AIを使うかどうかは、一人で決めなくて大丈夫です。契約、情報管理、費用、確認責任は、立場の違う人が一緒に見る必要があります。
「要確認」や「見送り」も含めたメモなら、賛成を迫らずに相談できます。
3. 今日使うAI・道具
相談メモの整理にはChatGPTを使えます。ただし、職場で承認されていない段階では、実際の顧客情報、社内資料、契約情報、アカウント、業務データを入力しません。
架空の業務例と、公開されているサービス情報だけで下書きを作ります。特定サービスの安全性や法令適合をAIに判定させません。
まず自分で確認したい場合は、職場でAIを使う前の10項目チェックも使えます。
4. 実際にやってみる
1. 目的を一業務に絞る
「AIを導入したい」ではなく、「公開済みの商品説明からSNS下書きを作る」「架空のメールで文章練習をする」のように書きます。
2. 入力する情報・入力しない情報を分ける
公開情報、架空情報、一般的な作業手順など、試行に使う材料を決めます。個人情報、要配慮情報、会社の秘密、認証情報、未公開資料は入力しない候補として先に書きます。
3. 試行の範囲を決める
期間、人数、利用サービス、確認者、費用上限、記録方法、終了条件を書きます。利用開始を確定せず、すべて職場での判断候補とします。
「便利だった」だけで終わらないよう、作業時間、修正回数、見逃し、確認にかかった時間など、試行前後で比べる項目を一つか二つ決めます。誤入力、機密情報の混入、確認負担の増加が起きた場合は止める条件も書きます。
4. 人が確認する所を書く
AIの出力を誰が元資料と照合するか、外部公開・顧客送信・正式記録に使う前に誰が承認するかを決めます。
5. 管理と終了の担当を書く
契約するアカウントの名義、管理者、利用者の追加・削除、利用履歴の確認、問い合わせ先を候補として書きます。試行を終えるときは、入力履歴、共有リンク、作成物、アカウントを誰が確認・削除するかも残します。
6. AIに一枚へ整えてもらう
次のメモを、職場で生成AIの試行を相談するための一枚に整理してください。 「目的」「対象業務」「使う材料」「入力しない情報」「試行期間・人数・費用」「測る項目・停止条件」「人による確認」「管理者・問い合わせ先」「終了・見直し条件」「要確認」に分けてください。 導入を勧める宣伝文にはせず、サービスの安全性、効果、費用、法令適合を断定しないでください。 メモにない運用ルールや承認者を推測して付け足さず、未決定は「要確認」としてください。
【相談材料】 （架空・公開情報だけで書く）
5. 完成例
以下は架空の職場の相談メモです。導入決定書ではありません。
【目的】
公開済みのお知らせ文を、SNS用に短くする練習
【対象業務】
外部公開前の下書き作り
【使う材料】
架空のお知らせ文、公開済みの文章
【入力しない情報】
顧客名、連絡先、未公開情報、パスワード、契約内容
【試行案】
期間：2週間
人数：担当者2名
費用上限：要確認
利用サービス：要確認
【人による確認】
公開前に元の文章と照合し、担当者が承認する
【終了・見直し条件】
入力してよい情報を判断できない場合は中止して相談する
【測る項目・停止条件】
下書きと確認にかかった時間を記録する
入力してはいけない情報が混ざった場合は、その場で止めて報告する
【管理者・問い合わせ先】
アカウント管理者：要確認
不具合・事故時の連絡先：要確認
【要確認】
職場の承認者、サービス契約、保存・削除、AI学習、人手確認
便利さだけでなく、止める条件も一緒に書いています。
6. 使うときの注意
このメモだけで導入を決定しません。職場の契約、規程、情報セキュリティ、業界ルール、各サービスの最新規約を確認します。
無料プランや個人アカウントで試せることと、仕事の情報を入力してよいことは別です。承認前は架空の材料で練習し、見送りも選択肢に残します。
正式導入を検討するときは、保存・削除だけでなく、障害や誤入力が起きたときの連絡経路、利用記録を確認できる人、契約終了時のデータ取得・削除も確かめます。試行結果は、普段使っている正式な記録や業務システムへ人が戻し、AIの画面だけを正本にしません。
このメモを上司へ送って相談する場合は、全項目を本文へ詰め込まず、上司への相談メールを三点に分ける方法で「何を判断してほしいか」を先に示します。
職場全体の利用ルールを話し合う材料が必要な場合は、やさしい職場AIルールづくりキットで、入力情報の分類や確認表を使えます。
7. 今日できたこと
- 生成AI導入の目的を、一業務・一作業に絞れた。
- 入力しない情報と、人が確認する所を先に書けた。
- 導入を押しつけず、試行・見直し・見送りを含めて相談できた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：大きな導入計画より、まず安心して試せる小さな条件や。使う人みんなで決められる一枚にしよな。