やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「開業後も表計算で売上と経費を管理しています。会計ソフトに変えたいのですが、プランも機能も多く、どこから比べればよいですか。今までのデータをうまく移せるかも不安です」
会計ソフトを調べ始めると、銀行連携、請求書、経費、申告、権限管理など、聞き慣れない機能が一度に並びます。あなたが迷うのは、経理が苦手だからではありません。比べる材料が多いのに、自分に必要な順番へまだ並んでいないだけです。
今日は、今の作業・必要な機能・確認する条件を一枚にします。
2. 大丈夫です
ほー先輩：有名かどうかより、毎月の手作業を一つ減らせるかから見たらええで。
大丈夫です。最初から会計の仕組みを全部変えたり、すべてを自動化したりする必要はありません。
たとえば「通帳からの転記に時間がかかる」「領収書を月末に探している」など、今つらい作業を一つ見つければ、比較の入口になります。あなたの毎月の流れに合うかを確かめる方が、機能数の多さより大切です。
乗り換えが不安なときも、すぐ本番データを移さなくて大丈夫です。公開情報で候補を比べ、架空の取引で試し、バックアップと移行方法を確認してから進められます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTです。候補サービスの公開情報を、自分用の確認表に整えます。
実際の売上、取引先、口座、カード番号、領収書画像はAIへ渡しません。税務・会計処理の正しさは、公式情報と税理士・経理担当者などに確認します。
4. 実際にやってみる
1. 今の作業を架空例で書く
毎月の回数、手入力している作業、誰が確認するかを、金額や実名なしで書きます。「月末にまとめて入力」「請求書は別の表で作成」のように、今の順番が分かれば十分です。
見るポイントは、同じ内容を二度入力している所、探す時間がかかる所、確認が一人に偏っている所です。このどれかを減らせる機能なら、あなたにとって優先度が高いと判断できます。
2. 絶対に必要な機能を3つまで選ぶ
銀行連携、請求書、複数人利用など、無いと困るものに絞ります。
「あると便利」と「無いと仕事が止まる」を分けます。たとえば、担当者と確認者が別なら権限設定は必須候補です。一人で使うなら、最初から複雑な権限機能を優先しなくても構いません。
良い候補は、必須の3つが必要なプランで使えることを公式情報から確認できるものです。機能名はあるのに、対象プランや追加料金が分からない場合は「要確認」に残します。
3. 移行と解約も確認する
過去データの取り込み、出力形式、保存期間、解約後の取得方法を見ます。
乗り換え前には、今の表や帳簿をどの形式で取り込めるか、何年分を移す必要があるかを確認します。うまく読み込めない場合に手入力へ戻せるか、サポートへ相談できるかも判断材料です。
解約後も帳簿を保存する必要があります。「画面で見られなくなっても、必要な形式で手元へ出せるか」が明記されている候補は安心材料になります。記載が見つからない候補は、申し込み前に問い合わせます。
4. 無料体験で確かめる仕事を一つ決める
無料体験では、画面を眺めるだけでなく、架空の売上を一件入力し、修正し、CSVなどで取り出す所まで試します。請求書が必要なら、架空の宛名で作成から保存まで確かめます。
使いやすさは人によって違います。「迷わずできた」「説明を見ればできた」「担当者の助けが必要だった」の3段階でメモすると、感覚だけで決めずに済みます。
5. AIで比較メモにする
次の公開情報を、会計ソフトの購入前確認メモにしてください。 「今の作業」「必須機能」「連携」「複数人利用」「データ移行・出力」「プラン・解約」「無料体験で試すこと」「人に確認すること」「判断の目安」に分けてください。 書かれていない機能、税務上の正しさ、料金を推測しないでください。不明点は「要確認」と書いてください。
【今の作業（架空情報）】 （書く）
【候補の公開情報】 （貼る）
6. 自分で候補に残す理由を一文にする
AIの比較メモを元の公開情報と照らし、必須機能、料金、移行・出力の記載に付け足しがないかを確認します。最後に「必須3機能が確認でき、架空データで出力まで試せるので候補に残す」のように、自分の判断を一文で書きます。
5. 完成例
以下は架空の比較メモです。
【今の作業】
通帳の内容を月末に手入力
領収書は月別フォルダに保存
【必須機能】
銀行連携、請求書、CSV出力
【連携】
銀行連携：候補の公開情報に記載あり
対象の金融機関：要確認
【複数人利用】
担当者と確認者で権限を分けられるか：要確認
【データ移行・出力】
過去データの取り込み方法
解約後のデータ取得期間
【プラン・解約】
必要なプランと年間費用
解約後にデータを取得できる期間
【無料体験で試すこと】
架空の売上を一件入力して修正する
CSVで手元へ出力できるか確認する
【判断の目安】
必須機能3つが対象プランで使える：候補に残す
移行・出力・解約後の取得が不明：問い合わせ後に判断
税務処理の判断が必要：経理担当者へ相談
【人に確認すること】
現在の処理が正しいか
移行前に残す帳簿とデータ
6. 使うときの注意
候補を決めるときは、最新の料金、対応機能、税制変更への対応を公式ページで確認します。比較記事やAIのまとめは、確認する項目を見つける補助にとどめます。
無料体験では架空または安全なテストデータを使い、本番データの移行はバックアップと職場の承認を済ませてから行います。移行の前後で残高や取引件数が一致するかは、人が元の帳簿と照らします。
7. 今日できたこと
- 今の経理作業を先に整理できた。
- 必須機能と、後で確認する機能を分けられた。
- 税務判断と比較メモの役割を分けられた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：最後に大事なんは、帳簿の正しさと後から取り出せることやで。比較表はその相談の準備に使おな。