会議で聞きたいことを、決める・確認する・共有するに分ける

1. 今日の相談

「会議で聞きたいことを集めたら20個になりました。全部質問すると、いちばん決めたいことまで届きません」

質問を今日決める、事実を確認する、情報を共有するへ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：同じ質問に見えても、決める話と確かめる話は別もんや。

分類すると、会議で扱うものと担当者が持ち帰るものを分けられます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、個人名・人事評価・機密情報を除いた架空の質問メモです。参加者の発言や意図をAIに推測させません。

4. 実際にやってみる

1. 会議の目的を書く

「来月の受付方法を決める」のように、会議終了時に何が決まればよいかを書きます。

2. 質問を一行ずつにする

一つの行に複数の質問を混ぜません。

3. AIに仮分類を頼む

次の架空の会議質問を「今日決める」「事実を確認する」「情報を共有する」に仮分類してください。
質問の意味を変えず、答えや担当者を推測しないでください。
複数にまたがる質問は分け、判断できないものは「要確認」にしてください。

4. 人が順番を決める

今日決める項目を先に置き、必要な決定者と資料がそろっているか確認します。

5. 終了時に行き先を残す

決定、担当確認、次回共有のどこへ進んだかを記録します。

5. 完成例

【今日決める】来月の受付時間を何時までにするか
【事実を確認する】現在の時間帯別件数はいくつか
【情報を共有する】新しい案内文の公開予定日
【要確認】決定できる責任者が出席するか

6. 使うときの注意

AIの分類は会議の決定ではありません。人事、法務、安全、予算、契約に関わる項目は正式な決裁者と手順を確認します。

7. 今日できたこと

• 質問を三種類へ分けられた。
• 決める項目を先に扱えた。
• 持ち帰る確認事項を記録できた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：答えを急ぐ前に、何を決める質問かをそろえよな。