業務引き継ぎ書の棚卸しテンプレ

頭の中にある仕事を周期ごとに洗い出し、次の人が確認できる順番へ整理します。

コピーして使えます

退職・異動にともなう業務引き継ぎ書を作ります。
次の業務メモだけを使い、後任者が確認しやすい形へ整理してください。
①「毎日・毎週・毎月」「季節・年次」「不定期・トラブル時」「進行中」「社外とのやりとり」に分けてください。
②各業務を「いつ」「何を」「承認済み手順の保管場所」「確認先」の順に並べてください。
③私のメモにない手順、責任者、期限、連絡先、判断を推測で足さず、分からない箇所は「要確認」としてください。
④ユーザー名、メールアドレス、パスワード、暗証番号、APIキー、秘密の質問、復旧コード、物理鍵、入退室情報は出力に含めないでください。承認された保管場所だけを書いてください。
⑤最後に「後任者との読み合わせで確認した日：＿＿」の欄を作ってください。

【業務メモ】
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使い方

上のテンプレをコピーします。
業務名、頻度、期限、保管場所、確認先を、順番を気にせず箇条書きにします。担当者名、取引先名、共有フォルダ名、内部システム名は、AIへ渡す前に「担当A」「取引先B」「フォルダC」「システムD」へ置き換えます。
ユーザー名、メールアドレス、パスワード、暗証番号、APIキー、秘密の質問、復旧コード、物理鍵、入退室情報は、値だけでなく識別情報もAIへ渡しません。引き継ぎ書にも書かず、職場で承認された保管場所と正式な移管手順だけを示します。
職場が承認しているAI環境で整理し、返ってきた文にメモにない手順、責任者、期限、連絡先、判断が足されていないか確認します。
「要確認」を元の記録と担当者へ確かめ、後任者と読み合わせます。正確な名称へ戻すのは、AIの画面ではなく、閲覧範囲が決められた正式な引き継ぎ書へ移すときだけです。

ほー先輩：引き継ぎ書は、書き終えたら完成やない。次の人と読んで、質問が出なくなるまで確かめて完成やで。

⚠️ 個人情報、顧客・契約情報、営業秘密、セキュリティ情報は、引き継ぎ書へ複製せず、承認された記録や保管場所への参照だけにします。アカウントや鍵の移管は、職場の管理者と正式な手順で行ってください。