共有メール引き継ぎテンプレ

共有メールの目的、担当、未対応の分類、期限、正式な確認場所、アクセス範囲、引き継ぎ日を整理します。

コピーして使えます

以下は架空の共有メール運用メモです。
「窓口の目的」「現在担当」「新担当」「未対応の分類」
「期限」「正式な確認場所」「アクセス範囲」「引き継ぎ日」に整理してください。

メモにない対応状況、件数、期限、担当、顧客情報を付け足さないでください。
不明な箇所は「要確認」と残してください。
メール本文、差出人、宛先、添付、パスワードの欄は作らないでください。

【運用メモ】
（個人や取引が分かる情報を除いた内容）

使い方

上のテンプレをコピーします。
共有メールの正式画面と対応ルールから、窓口の目的、現在担当、新担当、未対応の分類、期限を確認します。
差出人、宛先、本文、添付、顧客情報、認証情報はAIへ渡しません。実在のメールを練習用にも使いません。
「返信待ち」「社内確認待ち」「相手の回答待ち」「完了確認待ち」など、職場で使う分類と次に確認する人・日をそろえます。
未対応メール、下書き、迷惑メール、振り分け、転送、署名、自動返信を新担当と正式画面で確認します。
架空のテストメールで、受信、分類、返信下書き、完了への移動まで通しで確認します。
旧担当から新担当へ切り替える時刻を決め、二重返信と未返信を防ぎます。
アクセス追加・削除、転送停止、多要素認証、予備管理者は正式管理者が変更し、日時と確認者を履歴へ残します。

ほー先輩：引き継ぎ表はメールのコピーやなく、次に見る場所を渡す地図やで。

⚠️ 共有メールには契約、採用、健康、苦情、個人情報などが混ざることがあります。AIへ転送・貼り付けをせず、承認された環境と権限で扱ってください。