共有メールボックスの引き継ぎを、担当・未対応・閲覧範囲から整理する

1. 今日の相談

「代表メールの担当が変わります。未返信が何件あるか、前の担当者しか分かりません」

共有メールの引き継ぎは、利用目的、現在担当、新担当、未対応の分類、期限、確認場所、アクセス範囲、引き継ぎ日に分けます。メール本文をAIへ貼りません。

2. 大丈夫です

ほー先輩：全部のメールを要約せんでええ。どの箱を、誰が、いつ見るかを決めよ。

個別内容は正式なメール画面で確認し、AIには匿名の分類と運用メモだけを渡せます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPT、共有メールの正式画面、対応ルール、担当表、アクセス管理画面です。差出人、宛先、本文、添付、顧客情報、認証情報はAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

1. 共有メールの役割を確認する

問い合わせ、注文、採用、請求など、何を受ける窓口かを確認します。個人メールと混ぜません。

2. 未対応を分類する

「返信待ち」「社内確認待ち」「相手の回答待ち」「完了確認待ち」など、職場で使う分類を決めます。件数や期限は正式画面で確かめます。

分類には、次に誰が何を確かめるかも添えます。「社内確認待ち」だけでは止まりやすいため、確認先と次回確認日を正式画面のメモや職場の台帳へ残します。重要度はAIに推測させず、契約上の期限、予約日、支払日、職場の対応基準から人が決めます。

3. AIへ引き継ぎ表の型を頼む

以下は架空の共有メール運用メモです。
「窓口の目的」「現在担当」「新担当」「未対応の分類」
「期限」「正式な確認場所」「アクセス範囲」「引き継ぎ日」に整理してください。

メモにない対応状況、件数、期限、担当、顧客情報を付け足さないでください。
不明な箇所は「要確認」と残してください。
メール本文、差出人、宛先、添付、パスワードの欄は作らないでください。

【運用メモ】
（個人や取引が分かる情報を除いた内容）

4. 新担当と一緒に正式画面を確認する

未対応メール、下書き、迷惑メール、振り分け、転送、署名、自動返信を一つずつ確認します。AIの表だけで対応済みと決めません。

テスト用の架空メールを一通受け取り、新担当が受信、分類、返信下書き、完了への移動までできるか確かめます。自動振り分けや転送がある場合は、どこにも残らず消える経路や、個人メールへ複製される経路がないかも確認します。実在の顧客メールをテスト材料には使いません。

5. 権限と履歴を更新する

アクセス追加・削除、転送停止、多要素認証、予備管理者は正式管理者が変更します。変更日時と確認者を履歴へ残します。

5. 完成例

以下は架空の例です。

窓口の目的：一般問い合わせ
現在担当：担当A
新担当：担当B
未対応の分類：社内確認待ち／相手の回答待ち／完了確認待ち
期限：各メールの正式画面で要確認
確認場所：共有メール「対応中」フォルダ
アクセス範囲：担当者と責任者
引き継ぎ日：7月19日

個別メールの内容や相手の情報を複製せず、確認する場所だけを渡しています。

6. 使うときの注意

共有メールには、契約、採用、健康、苦情、個人情報など機微な内容が混ざることがあります。AIへの転送や貼り付けをせず、承認された環境と権限で扱います。

旧担当者の権限削除で履歴や自動処理が止まる場合があります。所有者、転送、連携、保存義務を確認してから変更します。

引き継ぎ日には、旧担当が対応を続ける時刻と新担当が受け持つ時刻を決めます。境目が曖昧だと、二重返信と未返信の両方が起きます。切替後の最初の営業日は責任者も件数と未対応分類を確認し、運用の抜けを早めに直します。

7. 今日できたこと

• 共有メールの目的と担当を整理できた。
• 個別メールをAIへ渡さずに済んだ。
• 未対応と確認場所を分けられた。
• アクセス変更を正式管理者へ戻せた。

問い合わせごとの経緯を短く残す場合は、対応履歴を次の担当へ渡すメモの作り方も使えます。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：引き継ぎは、メールを抱えて渡すことやない。次の人が迷わん見方を渡すことやで。