ヒヤリハット・気づきの記録を、責めずに書く

1. 今日の相談

「事故にはならなかったんです。でも、ちょっと危なかった場面があって。ヒヤリハットとして残したほうがいいのは分かってるんですけど、いざ書こうとすると手が止まります。『誰が悪かった』みたいに見えたら嫌やし、書かれた人が責められてるように感じたらどうしようって。結局、うやむやにしてしまうことがあります」

福祉・保育・介護の現場、小さな会社や店舗でも、とてもよく聞く相談です。ヒヤリハットは大事。けれど、書き方を間違えると、責任追及のように見えてしまう。だから書きにくい。書きにくいから残らない。残らないから、次に同じ場面が起きたときに防ぎにくい。

この「危なかったことを、責めずに、次に防ぐための記録にする」ところを、なんとかしたい——というのが今日の相談です。

2. 大丈夫です

ほー先輩：大丈夫やで。ヒヤリハットは、誰かを責めるための紙やない。次に同じことが起きんように、みんなで見るための気づきや。だから書き方のコツは、「人」やなくて「起きたこと」に目を向けることやで。

そうなんです。ヒヤリハットの記録で大事なのは、誰が悪いかを書くことではありません。何が起きたか、なぜ起きやすかったか、次に何を見るかを書くことです。

今日は、走り書きのメモをAIに渡して、責める言い方ではなく、事実と再発防止に分けた記録に整えてもらいます。ただし、ここは少し慎重にいきます。事実と推測を分ける。名前や個人情報を伏せる。職場の記録ルールに合わせる。この3つは必ず守ります。

3. 今日使うAI・道具

今日使うのは1つだけです。

• ChatGPT（無料で始められます） … ヒヤリハットの走り書きを、「起きた事実」「背景として考えられること」「次に気をつけること」に整理してもらいます。責める言い方を避け、落ち着いた表現にしてもらいます。

これは医療判断や法的判断をAIに任せるものではありません。職場の正式な事故報告や上司への報告が必要な場合は、必ず職場のルールを優先します。

4. 実際にやってみる

そのまま真似できる手順です。いきましょか。

ステップ1：起きたことを、事実だけで書く

まず、見たこと・聞いたことを走り書きします。評価や推測はいったん横に置きます。

• いつ
• どこで
• 何が起きた
• けがや被害はあったか
• そのあと何をしたか

名前や個人が分かる情報は、渡す前に「Aさん」「職員B」のように置き換えましょう。

ステップ2：ChatGPTに、このまま頼む

次の指示文を貼り付けて、ステップ1のメモを続けて貼ります。

次のメモを、ヒヤリハットの記録として整理してください。 ①「起きた事実」「その場の対応」「背景として考えられること」「次に気をつけること」に分けてください。 ②誰かを責める表現や、断定的な表現は避けてください。 ③事実と推測を分け、分からないことは「未確認」としてください。 ④医療・法的な判断は書かず、職場で確認すべき点として残してください。 書いていないことは、付け足さないでください。

（ここに、名前を伏せたメモを貼る）

コツは「責める表現を避ける」と「事実と推測を分ける」です。「Aさんが見ていなかった」ではなく、「その時間帯、見守り位置から死角になっていた可能性がある」のように、個人の責任ではなく、状況に目を向けます。

ステップ3：職場ルールに合わせて、人の目で確認する

出てきた記録を読んで、事実が合っているかを確認します。名前・時間・場所・対応内容は、必ず自分の目で。職場に決まった様式がある場合は、その項目に合わせて写します。

そして、提出前に上司や責任者に確認が必要な職場なら、そのルールに従ってください。整えるのはAI、正式な判断と提出は職場のルールです。

ほー先輩：ヒヤリハットは、静かに書くのがええ。大げさにせん。隠さん。責めん。事実を置いて、次に見るところを決める。それがいちばん強い記録やで。

5. 完成例

実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空の内容です）

ビフォー（走り書きのメモ）

15時ごろ 廊下
Aさんが走って曲がり角で転びそうになった
職員Bが声かけ けがなし
向こうから別の子も来てた
廊下に荷物が少し出てたかも

アフター（ChatGPTが整えた記録）

【起きた事実】
15時ごろ、廊下の曲がり角付近で、Aさんが走って移動していた。
曲がり角で別の利用者と近づき、転倒しそうになる場面があった。
職員Bが声をかけ、その後けがは確認されなかった。

【その場の対応】
職員Bがその場で声をかけ、走らず歩くよう伝えた。
けがの有無を確認した。

【背景として考えられること】
曲がり角で見通しが悪く、相手の動きが見えにくかった可能性がある。
廊下に荷物が少し出ていた可能性がある（未確認）。

【次に気をつけること】
曲がり角付近では歩くよう、事前に声をかける。
廊下に荷物が出ていないか確認する。
見守り位置や声かけのタイミングを職員間で共有する。

「誰かが悪い」という書き方ではなく、次に防ぐための気づきとして残せました。責める言葉を使わなくても、必要な事実はちゃんと残っています。かかった時間は10分ほどです。

6. 使ってみた感想

いちばん助かったのは、文章の温度が落ち着いたことです。自分で書くと「ちゃんと書かなきゃ」と力が入り、つい強い言い方になりそうでした。でもAIに「責めない表現で」と頼むと、事実と背景を分けてくれました。

良かったのは、「未確認」と書けることです。分からないことを無理に埋めると、あとで誤解につながります。「廊下に荷物が出ていた可能性がある（未確認）」と残すほうが、ずっと誠実でした。

一方で、AIの文章をそのまま正式記録にするのは危険です。事故報告やヒヤリハットには、職場ごとの様式や確認ルールがあります。下書きを整えるのはAI、正式な記録として出すか決めるのは職場。この線引きは必ず守ります。

7. 今日できたこと

今日できたことを、言葉にしておきますね。

• ヒヤリハットを、誰かを責める文章ではなく、次に防ぐための記録にできた。
• 「事実・対応・背景・次に気をつけること」に分ける型を覚えた。
• 事実と推測を分け、未確認は未確認のまま残す大切さが分かった。

ヒヤリハットは、職場を責めるものではなく、職場を守るもの。そう思えるだけで、少し書きやすくなります。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：危なかったことを残すんは、勇気のいる仕事や。でもそれは、誰かを責めるためやなく、次の一回を防ぐためのやさしさでもある。事実を静かに置いて、次に見るところを決める。そこまでできたら、もう十分ええ記録やで。今日もよう向き合ったな。