電話をかける前の「話すことメモ」を5分でつくる

1. 今日の相談

「電話が、ほんとうに苦手なんです。かける前は『あれとこれを聞こう』と思ってるのに、相手が出た瞬間に頭が真っ白。とりあえず一つ目の用件だけ話して切って、『あっ、納期のこと聞くの忘れた…』って気づくのは、いつも切ったあとなんです。かけ直すのも気まずくて」

電話の苦手は、とてもよく聞く相談です。メールと違って、電話は待ったなし。考えながら書き直すことができないから、頭の中だけで組み立てようとすると、緊張で飛んでしまう。それは能力の問題ではなく、準備の道具がないだけです。

今日やるのは、かける前の5分で「話すことメモ」を作っておくこと。それだけです。

2. 大丈夫です

ほー先輩：電話が苦手なんは、恥ずかしいことやないで。プロのオペレーターさんかて、手元に台本があるんや。あなたも、かける前に3つだけメモしとく。見ながら話してええんやから。

話すことメモは、長い台本ではありません。必要なのは、たった3つです。

1. 目的——何のためにかけるか（ひとこと）
2. 確認したいこと——聞きたいこと・伝えたいこと（箇条書き）
3. 次の行動——電話のあと、どちらが何をするか

この3つが手元にあれば、頭が真っ白になっても、メモに目を落とせば戻ってこられます。言い忘れも、切る前にメモを見て「確認したいことは全部聞けたか」をチェックすれば防げます。

3. 今日使うAI・道具

今日使うのは1つだけです。

• ChatGPT（無料で始められます） … 用件の走り書きを、「目的・確認したいこと・次の行動」の3つに整理してもらいます。

相手の名前・会社名は、貼る前に「A様」「B社」に置き換えます。電話番号はAIに渡す必要がないので、削除するか伏せ字に。メモが完成したら、AIの画面には実名を戻さず、必要なときだけ電話の直前に、紙のメモや職場で承認された記録のほうへ書き足します。

4. 実際にやってみる

ステップ1：用件を、思いつくまま走り書きする

順番も文章も気にしなくて大丈夫。頭にあるものを全部出します。

B社に電話
頼んでた備品まだ届かない いつ届くか
数が変わるかも 10個→12個にできるか
請求書の宛名の話もあったような…

「あったような…」レベルの曖昧なものも、そのまま書いてOKです。

ステップ2：ChatGPTに、このまま頼む

次は、これから電話で話したい用件の走り書きです。 「目的」「確認したいこと」「次の行動」の3つに整理して、話すことメモを作ってください。 確認したいことは、聞きやすい順番の箇条書きにしてください。 走り書きにない用件は、付け足さないでください。 曖昧なメモ（「〜だったような」）は、「確認したいこと」に質問の形で入れてください。

（ここに、置き換えを済ませた走り書きを貼る）

ステップ3：メモを手元に置いて、かける

できたメモを、紙に書くか画面に出して、見ながら話します。見ながら話すのは、ずるではありません。ていねいな準備です。

切る前にひと呼吸——「確認したいこと」に全部チェックがついたか、メモを見てから「では、失礼します」。電話のあとは、決まったこと（次の行動）をメモの下に1行足しておくと、そのまま申し送りや自分の控えになります。

ほー先輩：切る前の「ひと呼吸」がええ仕事するんや。メモをちらっと見て、聞き忘れゼロを確かめてから切る。これで、かけ直しの気まずさとはお別れやで。

5. 完成例

架空の内容で見てみましょう。

ビフォー（走り書き）

B社に電話
頼んでた備品まだ届かない いつ届くか
数が変わるかも 10個→12個にできるか
請求書の宛名の話もあったような…

アフター（ChatGPTが整理した話すことメモ）

【目的】
注文した備品の納期確認と、数量変更の相談

【確認したいこと】
□ 備品はいつ届く予定か
□ 数量を10個から12個に変更できるか（できる場合、納期は変わるか）
□ 請求書の宛名について、こちらから伝えることがあったか

【次の行動】
要確認：電話のあと、誰が何をするかを、通話の中で確認する

走り書きが、上から順に話すだけのメモになりました。曖昧だった請求書の件も、「あったか？」と聞く形で残っています。「次の行動」は走り書きに書いていなかったので、AIが勝手に決めずに「通話中に確認する」と残してくれました。電話の途中で頭が飛んでも、ここに戻ればだいじょうぶです。

6. 使ってみた感想

いちばん変わるのは、電話をかける前の気持ちです。「ちゃんと全部言えるかな」という不安が、「メモがあるから大丈夫」に変わります。緊張しても、メモに目を落とせば続きから話せるので、安心しやすくなります。

意外と効くのは、曖昧な用件を質問の形にしてくれること。「あったような…」のまま電話すると結局聞けませんが、「伝えることがあったか？」という質問になっていれば、口に出せます。

ひとつだけ注意を。メモの内容が正しいかは、かける前に自分の目で確認してください。特に数量や日付は、元の注文書やメールと照らして。メモの形はAI、中身の事実は自分。ここはいつもの分担です。

7. 今日できたこと

• 電話の用件を「目的・確認したいこと・次の行動」の3つに整理できた。
• メモを見ながら話す・切る前にチェックする、という電話の型を覚えた。
• 相手の名前や会社名を置き換えてからAIに渡せた。

次の電話も、かける前の5分から。だんだん、電話の前の深呼吸が短くなっていきます。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：電話が苦手な人は、たいてい「ちゃんと話さなあかん」と思いすぎてるんや。ちゃんと話すんやなくて、ちゃんと準備する。3つのメモを作って、見ながら話して、切る前にひと呼吸。それができたら、電話はただの道具に戻るで。今日もようかけたな。