やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「電話とか、口頭で受けた連絡を、あとで他の人に伝えるのが苦手で。受けたときは急いで走り書きするんですけど、あとで見返すと、自分でも『これ何やっけ』ってなって。それを申し送りに書こうとすると、誰から・何の話・で結局どうするんやったか、が抜けてしまって。伝えたつもりが伝わってなくて、あとでバタバタしたこともあります」
福祉や保育の現場、事務や店舗でも、本当によく聞く相談です。電話や口頭の連絡・伝言は、その場では分かっていても、走り書きのままだと、あとで自分にも他人にも伝わらない。急いで書いた電話メモほど、あとで読み返すと意味が取りにくいものです。忙しいときほど急いでメモするので、余計にそうなります。そして申し送りは、次の人が「読んで動ける」形になっていないと意味がない。
この「走り書きのメモを、伝わる申し送りにする」ところを、なんとかしたい——というのが今日の相談です。
2. 大丈夫です
ほー先輩：大丈夫やで。まず言うとくわ。あなたのメモが分かりにくいんは、あなたの書き方が悪いからやない。急いで受けた連絡は、誰が書いても走り書きになるんや。大事なんは、それを「あとで整える」やり方を持っとくことやで。
電話を受けながらきれいな文章を書く必要はありません。ただし、走り書きを外部AIへ渡す前に、職場の正式な受付・申し送り場所へ、受けた時刻、相手、連絡内容、折り返し先、緊急性を残します。
迎え変更、本人確認、服薬、健康、安全、金銭、契約、苦情等は、文章整理を待たずに正式手順へつなぎます。AIへ担当・期限・本人確認方法・対応を決めさせません。
3. 今日使うAI・道具
今日使うのは1つだけです。
- 職場が承認したAI（利用する場合） … 実際の連絡ではなく、顧客・職場・個人を特定できない架空の申し送りから、確認済み・未確認・次の行動・期限・確認先の文型を作ります。
録音、実際の電話メモ、連絡先、迎え変更、服薬・健康情報等をAIへ渡しません。
4. 実際にやってみる
そのまま真似できる手順です。いきましょか。
ステップ1：正式受付と緊急対応を先にする
受けた時刻、相手、内容、折り返し先、緊急性を職場の正式な受付・申し送り場所へ残します。迎え変更の本人確認、服薬、安全、健康、事故等は、担当者と正式手順へ直ちにつなぎます。
ステップ2：AIへ入力できる範囲を確認する
AI環境の利用承認と、この種類の連絡内容をこの目的で入力できるかは別です。名前をA様へ変えても、日時、場所、関係、迎え、薬、珍しい事情の組合せで本人が分かる場合があります。不明なら実メモをAIへ渡しません。
ステップ3：固定の練習例で申し送りの文型を作る
固定の練習例「公民館の鍵の返却がまだ確認できていない」を見本に、申し送りメモを「確認済みの事実」「未確認」「次の行動」「期限」「確認先」に整理してください。 書かれていない完了、担当、期限、本人確認、相手の意図を補わないでください。 各欄は空欄にし、実際の申し送り内容、担当者名、個人情報、連絡先、迎え、服薬・健康、安全、認証情報は入力しないでください。 各欄の末尾に「正式な業務記録・次の担当者へ戻る」と添えてください。
コツは②「抜けは質問して」と、③「はっきりしない点は”要確認”に」です。AIが確認候補を挙げても、個人情報や未確認の答えをAI画面へ追加入力しません。元メモ・承認された記録・連絡を受けた職員に確かめ、分からないところは「要確認」と残します。
ステップ4：正式記録と読み合わせる
AIが作った文型を正式記録の正本にしません。次の担当者と、正式受付にある確認済みの事実、未確認、次の行動、期限、確認先を読み合わせます。迎え・服薬・安全等は専用手順の完了確認を別に残します。
ほー先輩：申し送りでいちばん怖いんは、間違いを自信満々に伝えることや。「ここは要確認」と正直に書けるほうが、よっぽど信頼される。分からんことは、分からんまま渡してええねんで。
5. 完成例
架空メモで文型を確認すると、こんなふうに分けられます。実際の電話・本人・迎え・薬の記録ではありません。
ビフォー（電話を受けたときの走り書き）
14時ごろ Aさんのお母さんから電話
今日 お迎え 祖父に変更 いつもの車ちがう
薬 持って帰るの忘れずに
あと来週の面談 水曜がいいって
アフター（ChatGPTが整えた申し送り）
【申し送り】〇月〇日 14:00ごろ 電話受け
■ 誰から
A様の保護者（お母様）
■ 内容
1. 本日のお迎えが、いつもと違い「祖父の方」に変更。車もいつもと異なる。
2. お薬を持ち帰るのを忘れないように、とのこと。
3. 来週の面談は「水曜日」を希望。
■ 対応・お願い
・要確認：変更内容を誰へ申し送るか
・要確認：薬の持ち帰りを誰が確認するか
・要確認：面談希望を誰が日程調整するか
■ 要確認
・お迎えの方の確認方法／お迎えの時間
架空の4行が、「確認済み・未確認・次の行動・確認先」に分かれました。実際の迎え変更や服薬連絡では、この文型だけで受け付けを完了せず、職場の本人確認・伝達・記録手順を使います。
場面別の申し送り例（そのまま使えます）
[ ] の中を入れ替えてください。申し送りは「誰が次に何をするか」が決まっていないと、伝えたつもりで終わります。
① 電話を受けたときの基本の形
【申し送り】[日付] [時刻] 電話受け／受けた人：[氏名]
■ 誰から
[相手・続柄など、職場の記載ルールに沿って]
■ 内容
1. [事実]
2. [事実]
■ 次にすること
・[やること]：[担当者]（[いつまでに]）
■ 要確認
・[確認できていないこと]
「受けた人」を必ず書きます。あとで詳細を聞ける相手が分かります。
② 迎え・引き渡しの変更（特に慎重に）
【申し送り】[日付] [時刻] 電話受け／受けた人：[氏名]
■ 内容
本日の迎えが[いつもと違う点]に変更との連絡。
■ 要確認（引き渡し前に必ず）
・職場の本人確認手順で確認したか
・変更の連絡が正規の方法・相手からか
・当日の担当者へ伝わったか
■ 次にすること
・[誰]が[引き渡し担当]へ直接伝える（[時刻]までに）
引き渡しの変更は、メモを回すだけで完了にしません。職場の本人確認手順を必ず通します。
③ 薬・体調に関する連絡
【申し送り】[日付] [時刻]／受けた人：[氏名]
■ 内容
[相手]より、[薬・体調について言われたこと]。
■ 要確認
・職場の服薬・体調管理の手順に沿って処理したか
・[管理者・看護職など]へ伝えたか
■ 次にすること
・[誰]が[何]を（[いつまでに]）
薬に関することは、申し送りメモの前に職場の手順です。口頭の伝言だけで扱いを変えません。
④ 苦情・強い口調の連絡
【申し送り】[日付] [時刻]／受けた人：[氏名]
■ 相手が言われたこと（そのまま・要約せず）
・[発言内容]
■ こちらが答えたこと
・[答えた内容]／[答えられず持ち帰った]
■ 次にすること
・[管理者]へ報告（[時刻]に実施済み／これから）
・折り返しの約束：[日時]／[していない]
要約せず、言われたことをそのまま残します。あとで対応を検討するときの一次資料になります。
⑤ 折り返しが必要なとき
■ 折り返しのお約束
・相手：[誰]
・約束した時期：[いつまでに]
・伝える内容：[何を]
・担当：[誰]
※[時刻]までに折り返せない場合は、[誰]が中間連絡を入れる
⑥ 口頭で受けた依頼（廊下で言われた等）
【申し送り】[日付] [時刻]／[場所]で[誰]から口頭
■ 内容
[言われたこと]
■ 要確認
・正式な依頼として受けてよいか（[誰]に確認）
・記録に残す様式が必要か
※立ち話で受けた内容のため、認識違いの可能性があります
「立ち話で受けた」と明記します。正式な依頼と同じ扱いにしないためです。
申し送りで気をつけたいこと
- 誰が受けたか書かない— あとで詳細を確認できません
- 時刻を書かない— 前後関係が分からず、行き違いの原因になります
- 要約しすぎる— 特に苦情は、言われた言葉のまま残します
- 次にすることを書かない— 「伝えました」で終わると、誰も動きません
- 未確認を確認済みのように書く— 「〜とのことです」と「〜を確認しました」を分けます
- 口頭で回すだけ— 交代のたびに内容が変わります。書いて残します
- AIへ実際の連絡内容を渡す— 氏名・家庭の事情・服薬情報は、承認された環境の外へ出しません
6. 申し送る前に確認するところ
AIが整理した「対応・お願い」に、元メモにない担当者、期限、行動が加わっていないかを確認します。追加されていたら削り、「要確認」に戻します。
日時・数字・変更内容は、元メモや承認された記録と照合します。確認できないことは、分からないまま正式な申し送り場所へ残します。
言葉の形はAI、事実の確認と対応判断は人です。緊急性や安全上の懸念がある連絡は、この手順より先に職場の報告経路へつなぎます。
個人情報保護委員会は、生成AIへ個人情報を入力する際、利用目的の範囲、提供者による取扱い、利用規約・プライバシーポリシー等を確認するよう注意喚起しています。仮名へ変えただけの実電話メモを入力可と判断しません。
7. 今日できたこと
今日できたことを、言葉にしておきますね。
- 正式受付を先にし、確認済み・未確認・次の行動・確認先を分けられた。
- 「抜けは質問して・はっきりしない点は”要確認”に」という、正直な申し送りの型を覚えた。
- 迎え・服薬・安全を文章整理から分け、専用手順へ戻せた。
急な電話のあとも、同じやり方で落ち着いて申し送りにできます。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：電話を受けるんは、けっこう気をつかう仕事や。それをちゃんと次の人に渡せたら、もう立派なチームプレーやで。走り書きのままにせんと、五分だけかけて申し送りにする。その一手間が、誰かのバタバタを一つ減らすんや。今日もよう受けてくれたな。