電話や口頭のメモを、伝わる申し送りにする

1. 今日の相談

「電話とか、口頭で受けた連絡を、あとで他の人に伝えるのが苦手で。受けたときは急いで走り書きするんですけど、あとで見返すと、自分でも『これ何やっけ』ってなって。それを申し送りに書こうとすると、誰から・何の話・で結局どうするんやったか、が抜けてしまって。伝えたつもりが伝わってなくて、あとでバタバタしたこともあります」

福祉や保育の現場、事務や店舗でも、本当によく聞く相談です。電話や口頭の連絡・伝言は、その場では分かっていても、走り書きのままだと、あとで自分にも他人にも伝わらない。急いで書いた電話メモほど、あとで読み返すと意味が取りにくいものです。忙しいときほど急いでメモするので、余計にそうなります。そして申し送りは、次の人が「読んで動ける」形になっていないと意味がない。

この「走り書きのメモを、伝わる申し送りにする」ところを、なんとかしたい——というのが今日の相談です。

2. 大丈夫です

ほー先輩：大丈夫やで。まず言うとくわ。あなたのメモが分かりにくいんは、あなたの書き方が悪いからやない。急いで受けた連絡は、誰が書いても走り書きになるんや。大事なんは、それを「あとで整える」やり方を持っとくことやで。

そうなんです。電話を受けながら、きれいな申し送りを書くのは、そもそも無理。受けるときは走り書きでいい。あとで、その走り書きを申し送りの形に整える——その整えるところを、今日はAIに手伝ってもらいます。受けた連絡を、正しく次の人へ送り届ける。それが申し送りの役目です。

申し送りに必要なのは、だいたい決まっています。「誰から」「いつ」「内容」「で、誰が何をするか」。AIは、走り書きをこの形に並べ直して、足りないところを質問で教えてくれます。今日は録音も文字起こしもいりません。手元の走り書きメモ、それだけでできます。

3. 今日使うAI・道具

今日使うのは1つだけです。

• ChatGPT（無料で始められます） … 電話や口頭で受けた走り書きのメモ（電話メモ）を、「誰から・内容・対応」が分かる申し送りの形に整えてもらいます。抜けていそうな点は、質問で拾ってもらいます。

音声を録る必要はありません。いつもの走り書きメモを、そのまま渡すだけです。

4. 実際にやってみる

そのまま真似できる手順です。いきましょか。

ステップ1：受けたときの走り書きを、そのまま用意する

電話や口頭で受けたときのメモを、そのままコピーします。きれいに書き直さなくて大丈夫。単語の羅列でも、矢印だらけでも構いません。受けたままの状態がいちばんです。

名前や、その人だと分かる情報は、渡す前に「A様」「B社」に置き換えましょう。

ステップ2：ChatGPTに、このまま頼む

次の指示文を貼り付けて、ステップ1の走り書きを続けて貼ります。

次は、電話（または口頭）で受けた連絡の走り書きメモです。 ①「誰から」「内容」「対応・お願いすること」に分けて、申し送りの形に整えてください。 ②抜けていそうな点（日時、担当、期限など）があれば、決めつけずに私に質問してください。 ③はっきりしない点は「未確認」として残してください。 書いていないことは、勝手に付け足さないでください。

（ここに、走り書きのメモを貼る）

コツは②「抜けは質問して」と、③「はっきりしない点は”未確認”に」です。AIが「お迎えの時間は何時ですか？」と聞いてくれるので、答えているうちに抜けが埋まります。分からないところを無理に埋めず「未確認」と残すのも、申し送りの誠実さです。

ステップ3：名前と事実を確認して、渡す

出てきた申し送りを読んで、名前・日時・数字などの事実だけは、自分の記憶やメモと照らして確認します。「未確認」に残った点は、可能なら折り返し確認を。整ったら、いつもの申し送りの場所（ノート、共有アプリなど）に。言葉の形はAI、中身が正しいかを決めるのは、電話を受けたあなたです。

ほー先輩：申し送りでいちばん怖いんは、間違いを自信満々に伝えることや。「ここは未確認」と正直に書けるほうが、よっぽど信頼される。分からんことは、分からんまま渡してええねんで。

5. 完成例

実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空の内容です）

ビフォー（電話を受けたときの走り書き）

14時ごろ Aさんのお母さんから電話
今日 お迎え 祖父に変更 いつもの車ちがう
薬 持って帰るの忘れずに
あと来週の面談 水曜がいいって

アフター（ChatGPTが整えた申し送り）

【申し送り】〇月〇日 14:00ごろ 電話受け

■ 誰から
A様の保護者（お母様）

■ 内容
1. 本日のお迎えが、いつもと違い「祖父の方」に変更。車もいつもと異なる。
2. お薬を持ち帰るのを忘れないように、とのこと。
3. 来週の面談は「水曜日」を希望。

■ 対応・お願い
・本日のお迎え時、祖父の方であることを確認（お迎え担当へ）。
・降所前に、お薬の持ち帰りを確認。
・面談日程（水曜）を来週の予定に反映。

■ 未確認
・祖父の方のお名前／お迎えの時間 → 確認できるとより安心。

走り書き4行が、次の人がそのまま動ける申し送りになりました。AIが「お迎えの時間は？」「祖父の方のお名前は？」と聞いてくれたおかげで、抜けが「未確認」として見えるようになっています。かかった時間は5分ほどです。

6. 使ってみた感想

いちばん助かったのは、「誰から・内容・対応」の形に自動で並んでくれることです。走り書きのときはバラバラだった情報が、次の人が読む順番に整いました。

良かったのは、AIが抜けを質問してくれること。「お迎えの時間は？」と聞かれて初めて、自分がそこを聞きそびれていたと気づけました。そして「未確認」という欄があるだけで、無理に埋めずに正直に渡せる。これは申し送りの安心につながりました。

一方で、名前や日時などの事実は、必ず自分で確認します。AIは走り書きを整えるだけで、中身が合っているかは知りません。整えるのはAI、事実の責任は受けた自分。この分担を守れば、電話のメモが、そのままチームの力になります。

7. 今日できたこと

今日できたことを、言葉にしておきますね。

• 電話・口頭の走り書きを、「誰から・内容・対応」の申し送りに整えられた。
• 「抜けは質問して・はっきりしない点は”未確認”に」という、正直な申し送りの型を覚えた。
• 名前と事実を自分で確認してから渡す、を守れた。

急な電話のあとも、同じやり方で落ち着いて申し送りにできます。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：電話を受けるんは、けっこう気をつかう仕事や。それをちゃんと次の人に渡せたら、もう立派なチームプレーやで。走り書きのままにせんと、五分だけかけて申し送りにする。その一手間が、誰かのバタバタを一つ減らすんや。今日もよう受けてくれたな。