やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「仕事で使う備品を買い替えたいのですが、申請書の『購入理由』で手が止まります。古くなったから必要なのは確かです。でも、それだけでは弱い気がして、何を書けばよいか分かりません」
申請したい物やサービスは決まっているのに、理由を文章にしようとした途端、急に難しく感じることがあります。「必要です」だけでは足りない気がする。でも、強く書こうとして効果を大きく見せるのも違う。あなたが慎重になるのは、仕事のお金を使う話だからこそです。
稟議書や購入申請は、文章のうまさを競うものではありません。承認する人が、今の困りごと、希望する対応、費用、確かめた根拠を同じ順番で追えることが大切です。
今日は、手元の事実を四つに分け、社内の様式へ移しやすい下書きを作ります。AIに「通りやすい理由」を考えさせるのではなく、あなたが確認した材料を読みやすく並べてもらいましょう。
2. 大丈夫です
ほー先輩：最初から完璧な申請書にせんでええで。分かってることと、これから確かめることを分けられたら、もう相談を始められるで。
大丈夫です。あなたの手元には、すでに申請の種があります。「作業中に止まる回数が増えた」「修理の受付期間が終わっている」「今の契約では必要な人数が使えない」。こうした小さな事実が、理由欄の中身になります。
効果を大きく見せたり、専門用語を増やしたりしなくても構いません。確認できた現状を一つ、希望する対応を一つ、数字の出所を一つ置けば、承認する人は何を見ればよいか分かります。分からない条件は「要確認」と残して大丈夫です。
申請を通すか、予算を使うか、どの候補を採用するかは、AIが決めることではありません。AIは材料の整理まで。社内規程と元資料を見て、権限のある人が判断します。この役割分担ができていれば、安心して下書きに使えます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTです。走り書きした現状と、公開しても問題のない架空の条件を、申請書の順番へ整えてもらいます。
実際の見積書、取引先名、担当者名、社内だけの価格、契約番号、口座情報、未公開の予算表はAIへ貼りません。「候補A」「担当部署」「約○万円」のように置き換え、文章の形を作った後で手元の申請書へ戻します。
数字を使うときは、出所も一緒にメモします。たとえば「故障回数：点検記録から」「費用：○月○日付の見積書から」と書けば、AIが作った数字と混ざりません。見積もりの有効期限や税込・税別も、人が元資料で確認します。
職場指定の様式がある場合は、その項目名を優先します。AIの文章に合わせて正式な様式を変える必要はありません。
4. 実際にやってみる
1. 「困っていること」を観察できる事実で書く
「古くて使いにくい」ではなく、「起動に約10分かかる日が週に2回ある」「同じ入力を二つの表へ転記している」のように、見たり数えたりできる形へ近づけます。正確な回数が分からないときは、無理に数字を作らず「回数は要確認」とします。
ここでは原因まで決めつけません。「機器が古いから必ず遅い」ではなく、「作業の開始が遅れることがある」と現象を書きます。原因の確認が必要なら、保守担当や責任者への確認項目に残します。
2. 希望する対応と目的を分ける
対応は「備品Aを1台購入したい」、目的は「受付作業の停止時間を減らしたい」のように書きます。同じ目的に別の方法があるかもしれないので、物の名前だけで理由を終わらせないのがコツです。
候補が一つしかない場合も、その理由を確認します。既存機器との互換性、保守窓口、納期など、選定条件が分かれば書きます。ブランドの人気やAIのおすすめだけを根拠にはしません。
3. 費用と比較条件を元資料からメモする
本体価格だけでなく、送料、初期設定、月額費用、更新、解約、処分など、今回の申請に関係する範囲を確認します。すべて分からなくても、確認済みと未確認を分ければ十分です。
比較するときは条件をそろえます。「候補Aは本体のみ、候補Bは保守込み」のまま金額だけ比べると、判断を誤りやすくなります。比較の時点、見積もりの有効期限、含まれるものを人が確かめます。
4. 実施後に何を確認するかを一つ決める
申請前に、導入後の確認方法も書きます。「1か月後に停止回数を確認する」「担当者3人へ使いにくい点を聞く」など、小さく確かめられる方法で構いません。必ず改善すると約束するのではなく、改善したかを確かめる予定にします。
5. AIに下書きを整えてもらう
次の架空のメモを、稟議書・社内申請の下書きにしてください。
「申請の目的」「現在の状況」「希望する対応」「費用と根拠」「比較した条件」「実施後の確認」「要確認」に分けてください。
メモにない数字、効果、規程、承認結果は足さないでください。分からない所は「要確認」と書いてください。強く売り込む表現ではなく、承認者が事実を確認しやすい文章にしてください。
【架空のメモ】 （実名・機密情報を除いたメモを書く）
6. 元資料と照らして、自分の申請に戻す
返ってきた下書きの見出しを、職場の正式な様式へ合わせます。金額、数量、日付、候補名、規程の名称は、見積書や社内資料と一つずつ照らします。AIが自然な文にする途中で、断定が強くなっていないかも見ます。
最後に「承認してほしいこと」を自分で一文にします。「候補Aの購入可否をご確認ください」のように、相手にお願いする判断を明確にします。AIの出力だけで提出せず、申請者が内容を確認してから、決められた経路で提出します。
5. 完成例
以下は架空の申請下書きです。実在する会社、製品、金額、社内規程とは関係ありません。
【申請の目的】
受付作業で使う端末の停止時間を減らし、開店前の準備を安定させるため
【現在の状況】
端末Aは起動に時間がかかる日がある
発生回数：点検記録を確認中
保守受付の終了時期：担当部署へ確認中
【希望する対応】
受付用端末1台の買い替えについて承認をお願いしたい
【費用と根拠】
本体：約○万円（○月○日付の見積書）
初期設定費：見積書に含まれるか要確認
現在の端末の処分費：要確認
【比較した条件】
現在使っている周辺機器に接続できること
保守窓口と保証期間が確認できること
希望時期までに納品できること
【実施後の確認】
導入1か月後に、起動待ちで受付準備が遅れた回数を確認する
【要確認】
予算区分、発注手続、情報管理の設定、旧端末のデータ消去方法
【承認をお願いしたいこと】
上記条件を満たす候補の購入可否をご確認ください
文章を大きく見せる言葉は使っていません。その代わり、何が確認済みで、何がこれからなのかが見えます。承認する人から質問が来ても、元資料へ戻りやすい下書きです。
6. 使うときの注意
AIが書いた「効率が上がります」「費用対効果が高いです」という文は、そのまま根拠にはできません。実測や見積もりがない効果は断定せず、「確認する」「見込む場合は根拠を添える」とします。予算の有無、勘定科目、契約・発注の手続は、社内規程と担当部署へ確認します。
複数候補を比べるときも、AIに採用先を決めてもらいません。条件の抜けを見つける補助に使い、価格、保守、情報管理、契約条件を人が公式資料で読みます。利害関係や指定業者がある場合は、職場のルールに沿って申告します。
個人名や未公開情報は置き換えたまま下書きを作り、正式な申請書へ移す段階で必要な情報だけを戻します。完成後は、添付した見積書と本文の金額・数量・日付が一致するか、別の人にも確認してもらうと安心です。
申請の背景が業務の改善提案から始まっているなら、先に現状・案・期待する変化で提案を整理する方法を使うと、購入ありきではない目的を言葉にできます。
7. 今日できたこと
- 申請理由を、観察できる事実から書けた。
- 目的、希望する対応、費用、比較条件を分けられた。
- 実名や見積書をAIへ渡さず、架空情報で下書きを作れた。
- AIに承認を決めさせず、権限のある人が確認する流れを残せた。
申請書は、一度で「通る文章」を当てるものではありません。判断に必要な材料をそろえ、不足を質問してもらえる状態にするものです。要確認が見つかったことも、立派な前進です。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：ええ申請書は、勢いで押し切る紙やないで。分かってることを正直に並べて、最後は人に確かめてもらう紙や。今日そこまで整えられたら上等やで。