やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「企画書の下書きができたので、上司に確認をお願いしたいです。でも『ご確認ください』だけだと丸投げに見えそうで、説明を足すと長くなります。締切もあるので、いつまでにお願いしたいか書くのも気が重いです」
自分で作った資料を誰かに見てもらうときは、少し緊張します。忙しい相手へ時間をもらう申し訳なさもあるし、「こんな所も分からないのか」と思われないか心配になることもあります。あなたが送りにくく感じるのは、相手の負担まで考えているからです。
確認依頼は、完成度を謝るメールではありません。相手が、何を、どの視点で、いつ頃までに、どう返せばよいかをつかむための案内です。すべてを説明しなくても、見てほしい点を二つほど置けば、ぐっと伝わりやすくなります。
今日は、資料の中身そのものをAIへ渡さず、依頼に必要な外枠だけで短いメールを作ります。指摘を採用するか、資料を最終版にするかは、担当者と責任者が確認します。
2. 大丈夫です
ほー先輩：頼む前に全部直し切らんでも大丈夫やで。「ここまでは確認済み」「ここを見てほしい」を分けたら、十分ていねいな依頼になるで。
大丈夫です。確認をお願いすることは、仕事を相手へ押しつけることではありません。自分で確認した範囲と、ほかの人の目が必要な範囲を分けるのは、資料を安全に仕上げるための大切な工程です。
「全体を見てください」しか思いつかないときも、まず一つ選べます。数字が元資料と合っているか、説明の順番が分かりやすいか、社内ルールに沿っているか。確認の視点が一つあるだけで、相手は読み始めやすくなります。
希望日も、命令のように書く必要はありません。理由を短く添え、「難しい場合はご相談ください」とすれば、日程調整の入口になります。AIに相手の空きや了承を決めさせず、実際の予定は人同士で確かめます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTです。資料の内容ではなく、確認依頼メールの型を整えてもらいます。
AIへ渡すのは、「資料A」「確認してほしい点は数字と説明順」「希望は○営業日後」のように匿名化したメモだけです。顧客名、従業員名、売上、契約条件、未公開の企画、資料ファイルそのものは渡しません。下書きができてから、普段のメール画面で必要な名称を戻します。
添付ファイルや共有リンクは、職場で認められた方法で送ります。閲覧権限、編集権限、期限、送信先を人が確認します。AIにリンクを作らせたり、架空の保存場所を本文へ入れさせたりしません。
4. 実際にやってみる
1. 確認してほしい資料を一つにする
ファイル名、版、日付をメモします。「企画書」だけでなく、「企画書案_○月○日版」のように、相手が別の版と迷わない情報を付けます。正式な命名ルールがある職場では、そのルールを優先します。
複数ファイルがある場合は、本文に一覧を置きます。参考資料と確認対象を分け、「確認対象はA、Bは参考」と書くと、相手が全部を直す必要があるのか迷いません。
2. 見てほしい点を二つまで選ぶ
「誤字」「数字」「説明の順番」「規程との一致」「判断が必要な箇所」などから、今回とくに必要なものを選びます。全体確認が必要でも、優先してほしい点を先に書きます。
すでに自分で確認したことも一言添えます。「日付とリンクは確認済みです」と書けば、相手へ任せたい範囲が見えます。ただし、確認していないことを「確認済み」にしません。
3. 希望日と、その理由を短く書く
提出や会議の予定から、いつまでに返事が必要かを考えます。「○日の提出準備のため、○日までに」のように、相手が背景を分かる程度で十分です。
希望日は、相手の予定を見ずにAIへ決めさせません。急ぎの場合は先に口頭やチャットで相談し、難しいときは資料の範囲、確認者、提出日を責任者と調整します。
4. 返してほしい方法を決める
ファイルへコメント、メールで回答、短い打ち合わせなど、相手が返しやすい方法を示します。「どの方法でも大丈夫」とする場合も、編集権限や版の管理方法は決めておきます。
コメントを直接入れてもらうなら、元ファイルの控えを残します。複数人が同時に直す場合は、誰が最終版へ反映するかも人が決めます。
5. AIへ依頼文の下書きを頼む
次の架空のメモから、社内向けの資料確認依頼メールを作ってください。
「依頼の目的」「確認対象」「確認してほしい点」「自分で確認済みの点」「希望日」「返答方法」「難しい場合の相談」の順に、短く整えてください。
メモにない期限、確認結果、相手の了承、資料の内容は足さないでください。強く催促する表現は避け、判断が必要な所は人へ確認する文にしてください。
【架空のメモ】 資料：資料Aの○月○日版 見てほしい点：数字の根拠、説明の順番 確認済み：日付とリンク 希望日：○月○日、相手と未調整 返答：ファイルへコメント希望
6. 添付・権限・宛先を人が確認して送る
AIの下書きとメモを照らし、希望日が確定事項のように変わっていないかを見ます。実際の資料名と版、添付ファイル、共有リンクの権限、宛先、CCを確認します。
最後に、「お忙しいところ恐れ入りますが」など、普段の関係に合う一文を自分で選びます。AIの出力をそのまま送信せず、資料の責任者であるあなたが、確認範囲と送信先を見直してから送ります。
5. 完成例
以下は架空の確認依頼メールです。実在する資料、部署、日付、人物とは関係ありません。
件名：資料Aの確認のお願い（○月○日まで・ご相談）
Bさん
お疲れさまです。
○月○日の社内説明に向けて、資料Aの下書きを作成しました。
【確認対象】
資料A_○月○日版
【見ていただきたい点】
・2ページ目の数字が、元資料の読み取りとして合っているか
・3～4ページ目の説明の順番が分かりやすいか
日付とリンク先は確認済みです。
可能でしたら、○月○日までにファイルへコメントをいただけると助かります。
ご都合が難しい場合は、確認範囲や日程を相談させてください。
よろしくお願いいたします。
この文では、「全部直してください」と頼んでいません。確認対象と視点が見えるので、相手は必要な場所から読めます。また、希望日は相談できる書き方にし、相手が了承したことにはしていません。
6. 使うときの注意
確認を依頼した相手のコメントは、大切な材料ですが、自動的な決定ではありません。指摘が元資料や別の方針と食い違う場合は、理由を確認し、最終責任者へ相談します。AIに複数のコメントを採点させて採用案を決めるのではなく、人が目的と根拠を見て反映します。
共有リンクは、送信前に別の権限で開けるかを確認します。社外秘資料を「リンクを知っている全員」に公開しないよう、閲覧者と編集者を必要な範囲に絞ります。メールの誤送信を防ぐため、本文より先に宛先と添付を確認する職場の手順があれば従います。
資料内の個人情報や機密情報をAIへ貼って、依頼文の要約を作る必要はありません。「数字の確認」「表現の確認」という外枠だけで十分です。日付、ファイル名、版、確認箇所は、送信者が実物と照らします。
希望日を過ぎても返事がないときは、最初の依頼を責める材料にせず、状況を確認します。その段階では返事がこないときの催促・リマインドメールを使うと、元の依頼日と必要な時期を短く伝えられます。
7. 今日できたこと
- 確認対象の資料と版を一つにできた。
- 見てほしい点と、自分で確認済みの点を分けられた。
- 希望日を相手の了承なしに確定せず、相談できる書き方にした。
- 資料の中身をAIへ渡さず、人が権限と送信先を確認できた。
確認を頼むことは、「自分では分かりません」と投げることではありません。自分の確認に、別の視点を一つ借りることです。見てほしい点を言葉にできた時点で、あなた自身も資料の不安な場所をつかめています。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：見てほしい所をちゃんと絞れたな。返ってきた意見はありがたく受け取って、最後にどう直すかは資料と目的を見ながら人が決めたらええで。