やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「お願いしていた書類の返事が、まだ来ていないんです。締切も近いから確認したい。でも、催促のメールを送ると『急かしている』『責めている』みたいに見えへんかなと思って、書いては消してを繰り返しています」
返事がこないときの催促やリマインドは、短い文章なのにとても気をつかいます。相手が忘れているのか、忙しいのか、こちらのメールが届いていないのかは分かりません。分からないまま理由を想像すると、文章が強くなったり、逆に遠慮しすぎて用件が伝わらなかったりします。
今日やるのは、相手の事情を決めつけず、分かっている事実だけで確認する文を作ることです。
2. 大丈夫です
ほー先輩：催促は「なんでまだなんですか」と責めるためやないで。「届いてますか」「今どんな具合ですか」と、行き違いを確かめる連絡や。用件と期限を短く置くだけでええんや。
催促が言いにくいのは、相手を大切にしたい気持ちがあるからです。その気持ちは、長い前置きや何度ものお詫びにしなくても大丈夫。
必要なのは、次の4つだけです。
- 何をお願いしているか
- いつ連絡したか
- いつまでに確認したいか
- 難しい場合はどうしてほしいか
この材料があれば、AIは角が立たない短いリマインド文に整えられます。
3. 今日使うAI・道具
今日使うのは1つだけです。
- ChatGPT（無料で始められます） … 催促したい事実を、責めない確認文に整えてもらいます。
相手の名前、団体名、案件名、メールアドレスなどは、貼る前に「A様」「B社」「確認書類」のように置き換えます。AIに渡すのは、文章を整えるために必要な情報だけにしましょう。
4. 実際にやってみる
ステップ1：分かっている事実を4つ書く
きれいな文章にしなくて大丈夫です。
お願いしていること：確認書類への返信
前回連絡した日：7月8日
確認したい期限：7月15日
難しい場合：いつ頃になりそうか教えてほしい
「忙しくて忘れているはず」「後回しにされている」のような推測は入れません。
ステップ2：ChatGPTに、このまま頼む
次の内容で、催促・リマインドの連絡文を書いてください。 相手を責めず、行き違いがないかを確認する、短く丁寧な文章にしてください。 書いていない事情や緊急性は付け足さないでください。 期限を事実として伝え、難しい場合は予定を相談できる一文を添えてください。
【お願いしていること】 （ここに書く）
【前回連絡した日】 （ここに書く）
【確認したい期限】 （ここに書く）
【難しい場合】 （例：いつ頃になりそうか教えてほしい）
ステップ3：事実と強さを、自分の目で確認する
送る前に、用件・日付・期限が正しいかを元のメールや予定表で確認します。「至急」「必ず」「まだですか」のような強い言葉が、実際には必要でないのに加わっていれば削ります。
本当に緊急なら、メールだけで済ませず、職場の連絡ルールに沿って電話や担当者への共有も使いましょう。
5. 完成例
架空の内容で見てみましょう。
ビフォー（事実のメモ）
確認書類の返事がまだ
7月8日に送った
7月15日までにほしい
難しければ予定を教えてほしい
アフター（ChatGPTが整えたリマインド）
件名：確認書類についてのご確認
A様
お世話になっております。
7月8日にお送りした確認書類について、
行き違いがないか確認のためご連絡いたしました。
恐れ入りますが、7月15日までにご確認いただけますと助かります。
ご対応が難しい場合は、いつ頃になりそうかお知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
相手を責めずに、必要な期限はきちんと伝わっています。「急いでください」ではなく、状況を一緒に確認する文章になりました。
6. 使ってみた感想
いちばん楽になったのは、相手が返事をしない理由を想像しなくてよくなったことです。AIに渡すのは事実だけ。理由を決めつけないので、文章も自然にやわらかくなります。
ただし、AIが作った日付や期限をそのまま信じてはいけません。元の連絡と見比べて、自分で確認します。また、同じ相手へ短期間に何度も送る前に、職場のルールや別の連絡手段も確認しましょう。
催促は、強く押すことではありません。必要な仕事が止まらないように、そっと状況を確かめることです。
7. 今日できたこと
- 用件・前回連絡・期限・難しい場合、の4つを整理できた。
- 相手の事情を決めつけず、事実だけで催促できた。
- 強い言葉を使わず、相談できる余白を残せた。
- 相手の情報を置き換えてからAIへ渡せた。
返事を待ちながら一人で抱え込む時間を、少し短くできました。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：やさしく確認することは、相手を責めることやない。届いてへんかったり、行き違ってたりすることもあるからな。事実を短く伝えて、あとは落ち着いて待ったらええんやで。