やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「週報の時間になると、何をしたか思い出せません。予定表の作業をそのまま並べています」
週報は、作業の全部を長く書くものではありません。完了、進行中、数字や状態の変化、次週の行動、相談に分けると、次の仕事に使えます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：忙しかった日ほど、予定表と履歴が記憶を助けてくれるで。
思い出せないことをAIに想像させる必要はありません。予定表、送信履歴、完了チェック、作業メモの事実だけを集めます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPT、予定表、タスク管理、進捗メモです。AIは実際の週間記録を含まない空の週報様式を作る用途に限り、顧客、案件、金額、売上、個人評価、完了状況、未完了理由、次週予定はAIへ渡しません。
4. 実際にやってみる
1. 一週間の記録を一か所に集める
完了タスク、進行中、数値の変化、保留、相談したいことを五つの見出しに分けます。
予定表だけでなく、送信済みメール、更新履歴、完了チェックも見ます。「予定していたこと」と「実際に終えたこと」を混ぜません。
中断、差し戻し、確認待ちも消さずに拾います。進まなかった事実を隠すより、何を待っているかと次の確認日が分かる方が、支援や判断につながります。
2. 変化の前後を確認する
「改善した」ではなく、対応件数、完了日、残件数など、元記録で確かめられる変化を使います。
数字を書くときは、いつ時点の数字かも添えます。比較する元の数字がない場合は、「増えた」「減った」と評価せず、今確認できる数字だけを書きます。
3. AIへ空の週報様式を頼む
実際の業務情報を入力せずに使える、短い週報の空の様式を作ってください。
項目は「完了」「進行中」「数字・状態の変化」「次週の行動」「相談したいこと」とします。
成果、数字、理由、評価、予定を推測せず、日付や担当が未確認なら「要確認」と残せる形にしてください。
できた空の様式を承認された週報画面へ移し、予定表・送信履歴・完了チェック・進捗メモから人が記入します。実際の業務情報をAI画面へ戻しません。
4. 次週の三つを自分で決める
AIの候補をそのまま予定にせず、優先度、使える時間、他の人への影響を見て決めます。
「続ける作業」「新しく始める作業」「相談して決めること」に分けると、全部を自分だけの予定にしなくて済みます。
未完了をすべて翌週へ移さず、目的が変わったもの、不要になったもの、他の担当へ渡すものを分けます。担当変更や中止は正式な判断を記録してから週報へ反映します。
5. 次週の最初の確認日を置く
週報を送って終わりにせず、進行中の項目を次に見る日時を予定表へ置きます。
返信や承認が必要な項目は、誰からの何を待っているかも元の管理表へ戻します。週報だけを進捗の正本にしません。
5. 完成例
以下は架空の例です。
【完了】
・商品案内の初稿を7月16日に共有
・問い合わせ5件へ返信済み
【進行中】
・価格表の更新：8項目中5項目の確認が完了
【数字・状態の変化】
・未返信の問い合わせ：4件から1件へ
【次週の行動】
・残り3項目を元資料と照合（期限：要確認）
【相談したいこと】
・価格表の承認者と確認日を決めたい
「忙しかった」を、確かめられる完了と次の相談へ置き換えています。
職種別の週報例（そのまま使えます）
[ ] の中を、自分の記録から写してください。「がんばった」ではなく「終わった／終わっていない」で書くのが基本です。
① 事務・バックオフィス
【完了】
・[書類名]を[日付]に提出
・[件数]件の[処理名]を処理
【進行中】
・[作業名]：[全体]のうち[済んだ分]まで
【数字・状態の変化】
・[項目]：[先週の値] → [今週の値]
【次週の行動】
・[やること]（期限：[日付]）
【相談したいこと】
・[判断してほしいこと／なければ「特にありません」]
② 接客・店舗
【完了】
・[日付]の[イベント・施策]を実施
・[備品・掲示]の[更新内容]
【気づいたこと（事実だけ）】
・[観察できたこと。例：夕方の待ち時間が長い日があった]
【次週の行動】
・[試すこと]（[いつ]）
【相談したいこと】
・[判断が要ること]
③ 進捗が出なかった週
【完了】
・[小さくても終わったこと／なければ「今週は完了した項目がありません」]
【進行中】
・[作業名]：[どこで止まっているか]
【止まっている理由】
・[待ちの内容。例：[部署名]の確認待ち（[日付]に依頼済み）]
【次週の行動】
・[理由を解消するための一手]
【相談したいこと】
・[誰に何を動かしてほしいか]
進まなかった週こそ、どこで止まっているかを書きます。隠すと来週も同じ場所で止まります。
④ 相談を通したいとき（相談欄の書き方）
【相談したいこと】
・[案件名]について、[選択肢A]と[選択肢B]のどちらで進めるか
現状：[確認できていること]
判断に必要で未確認：[足りない情報]
希望：[いつ]までに方針を決めたい
「相談があります」だけだと後回しにされます。選択肢と期日を書くと、その場で決めてもらえます。
⑤ 締めの一行（毎週使える）
以上です。ご不明な点や、優先順位のご指示がありましたらお知らせください。
週報に書かないほうがよいこと
- 「忙しかった」「がんばりました」— 読む人が何も判断できません
- やったことの全部— 相手が知りたいのは「終わったか」「詰まっているか」です
- 数字のない変化（「だいぶ減りました」）— 記録から数えられる範囲で数字にします
- 他人への評価や不満— 事実と、動かしてほしいことだけを書きます
- 相談を書かない— 週報は報告書であると同時に、助けを求められる場所です
日ごとに残す記録なら、日報の書き方とひな形のほうが分量に合います。
週報の「相談」欄に書ききれない案件は、別途メールで相談します。そのときは上司への相談メールを状況・困りごと・お願いで書く方法を使うと、短くまとまります。
6. 使うときの注意
週報を人事評価や個人の監視の材料に使う場合は、AIで並べる前に職場の目的、公開範囲、取り扱いルールを確認します。
「努力が足りない」「能力が高い」などの評価は、作業メモからAIに推測させません。
体調、家庭事情、個人評価など、週報の目的に不要な情報はAIへ渡しません。公開範囲が広い週報ほど、必要な事実だけに絞ります。
7. 今日できたこと
- 週間記録から完了と進行中を分けられた。
- 思い込みで成果や理由を作らなかった。
- 次週の行動を自分で決められた。
- 支援が必要なことを相談として残せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：一週間を上手に飾るより、次の一週間が進む材料を残そう。