複数の見積書を、同じ条件で比べるメモに整理する

1. 今日の相談

「複数の見積書をもらいましたが、会社ごとに書き方が違います。合計金額だけを見て決めてよいのか不安です」

見積書は、同じ名前の仕事でも含まれる範囲が違うことがあります。金額の列だけを作るのではなく、作業範囲、納期、追加費用、修正回数、支払条件を同じ項目へ並べ直すと、確認すべき違いが見えます。

AIは記載内容の整理を助けられますが、空欄の条件や相手の意図を推測させてはいけません。書かれていないことは「要確認」のまま残します。

2. 大丈夫です

ほー先輩：いちばん安いところを探す前に、何が含まれてる金額かをそろえて見よ。

最初から優劣を決める必要はありません。まずは各見積書に書かれている事実を、同じ見出しの下へ移すだけです。

比較メモは決裁書ではありません。選定基準、予算、契約権限は職場のルールを優先します。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、複数の見積書です。会社名、担当者名、住所、振込先、見積番号、未公開の案件名は、A社・B社・案件Xなどへ置き換えます。

金額や条件を含むため、職場で承認されたAI環境だけを使います。承認されていない場合は、見積書を貼らずに比較項目だけ作ってください。

4. 実際にやってみる

1. 共通の確認項目を作る

合計金額、作業範囲、含まれない作業、納期、修正回数、追加費用、支払時期、有効期限を用意します。

2. 原本に書かれた事実だけを抜く

「通常は含まれるはず」と考えず、明記された内容だけを移します。見つからない項目は空欄にせず「要確認」とします。

3. AIへ並べ直しを頼む

以下は、個人や会社が分かる情報を置き換えた架空の見積メモです。
会社ごとに、次の項目で比較できる表へ整理してください。

合計金額／作業範囲／含まれない作業／納期／修正回数／
追加費用が発生する条件／支払時期／見積有効期限

書かれていない条件を推測しないでください。
確認できない項目は「要確認」と書いてください。
どの会社を選ぶべきかは判断しないでください。

【見積メモ】
（置き換えた内容）

4. 原本と一項目ずつ照らす

数字、税の扱い、日付、作業範囲を見積書原本で確認します。AIが似た言葉をまとめて意味を変えていないかも見ます。

5. 質問してから決める

「要確認」を相手への質問に直します。回答は口頭だけで終えず、必要に応じて書面や正式な見積書へ反映してもらいます。

5. 完成例

以下は架空の例です。

【見積比較メモ】

項目             A社                 B社
合計金額         110,000円           96,000円
作業範囲         原稿整理・制作       制作
含まれない作業   写真撮影             要確認
納期             8月20日             契約後3週間
修正回数         2回まで              要確認
追加費用         3回目以降に発生      特急対応時に発生
支払時期         納品月の翌月末       着手前50％・納品後50％
有効期限         7月31日              要確認

【先に確認すること】
・B社の作業範囲に原稿整理が含まれるか
・B社の修正回数と見積有効期限

金額の低さだけで結論を出さず、条件の違いと質問事項を分けています。

6. 使うときの注意

AIが作った比較表は下書きです。税、納期、契約条件、知的財産、キャンセル、個人情報の取扱いは原本や規約を確認し、権限のある人が判断します。

見積もりを依頼する前なら、条件をそろえた見積もり依頼メールが使えます。項目を自由に比較したい場合は、複数案を比較表にする方法も確認してください。

7. 今日できたこと

• 見積書を同じ項目で並べ直せた。
• 書かれていない条件を推測せず、要確認で残せた。
• 金額以外の違いを質問に変えられた。
• 原本と照らしてから判断する準備ができた。

比較メモの目的は、AIに一番を決めてもらうことではありません。判断前に、条件の抜けと違いを見つけることです。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：表がきれいでも、原本と違ったらあかんで。最後は見積書と回答を並べて、人が決めよな。