やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「月末になると、どの仕事を請求したか分からなくなります。メール、予定表、メモに情報が分かれていて、漏れが心配です」
請求前には、仕事が完了したか、請求条件を満たしたか、金額の根拠があるか、発行済みかを同じ一覧で確認します。
AIは実際の仕事・請求情報を含まない空の確認一覧を作る用途に限ります。請求してよいか、いくらかを決めず、契約書、注文書、納品記録、会計記録から人が記入します。
2. 大丈夫です
ほー先輩：請求書をいきなり作らんでもええ。まず、確認済みと要確認を分ける表からや。
「未請求」と「請求してよいか未確認」は同じではありません。状態を分けると、次に見る原本が分かります。
会計処理や税務判断は職場の手順と専門窓口を優先し、この記事では確認用の下書きだけを作ります。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、契約・受注・納品・請求台帳です。AIは実際の仕事・請求情報を含まない空の一覧を作る用途に限り、顧客、案件、住所、請求先、口座、請求番号、金額、完了状況、契約内容はAIへ渡しません。
4. 実際にやってみる
1. 仕事の候補を集める
予定表、受注一覧、納品記録から、当月に動いた仕事を自分で拾います。AIにメール全件を読ませません。
2. 状態を四つに分ける
「完了確認」「請求条件確認」「請求書発行」「入金確認」を別の欄にします。不明は要確認です。
一部請求、前受金、定期請求、取消・値引きがある案件は、全額未請求と同じ欄にまとめません。今回の締めで請求する範囲と、次回以降へ残す範囲を契約と会計記録で分けます。
3. AIへ空の一覧を頼む
実際の仕事・請求情報を入力せずに使える、請求前確認一覧の空の様式を作ってください。
項目は「仕事の完了」「請求条件」「金額の根拠」「請求書発行」「入金確認」「次に見る原本」とします。
請求の可否、金額、税、支払期限を推測せず、未確認事項を「要確認」と残せる形にしてください。
できた空の一覧を承認された会計・請求管理画面へ移し、契約・受注・納品・発行済み台帳から経理担当者が記入します。実際の仕事・請求情報をAI画面へ戻しません。
4. 原本で確認する
契約書、注文書、作業報告、納品確認、過去の請求書を照らします。二重請求を防ぐため、発行済み一覧も確認します。
請求書の作成日だけでなく、送付済みか、送付先が正しいか、訂正・取消済みでないかも確認します。月をまたいで修正する場合は、元の請求書を消さず、職場の訂正手順へ戻します。
5. 承認された方法で請求する
確認が終わった案件だけ、職場の会計ソフトや正式様式へ入力します。AIの画面に実名や口座情報を戻しません。
発行後は、請求番号、発行日、送付日、確認者を一覧へ戻し、次回の漏れ確認の出発点にします。請求締め後に見つかった案件を、日付だけ変えて今月分へ入れません。
なぜ状態を四つに分けるのか：「請求していない」と「請求してよいか分からない」は、同じではありません。「完了の確認・請求の条件・請求書の発行・入金の確認」を分けると、次に何を確かめればよいかが見えます。
よくある失敗
- 仕事が終わったかを確かめずに、請求書を出してしまう
- 一部だけの請求や前払いの分を、まだの分と同じ欄にまとめてしまう
- 金額の根拠を契約や注文の記録で確かめず、記憶で書く
- 月末に一度にまとめて確かめ、漏れに気づくのが遅れる
5. 完成例
以下は架空の例です。
【月末の請求確認一覧】
案件A
仕事の完了：納品記録あり
請求条件：納品後に請求
金額の根拠：注文書を確認済み
請求書発行：未発行
入金確認：対象外
次の行動：正式な請求書を職場の様式で作る
案件B
仕事の完了：要確認
請求条件：月末締め
金額の根拠：要確認
請求書発行：要確認
入金確認：要確認
次に見る原本：担当者の完了報告、注文書、発行済み一覧
案件Bを「未請求」と決めつけず、先に確認する原本を残しています。
6. 使うときの注意
この一覧は会計帳簿や請求書の代わりではありません。金額、税区分、支払期限、請求先、売上計上時期は、最新の契約と職場の会計手順を確認してください。
請求書に添える文面は、請求書メールの書き方で整えられます。会計ソフトを見直す前は、必要な機能を整理する方法へ進んでください。
7. 今日できたこと
- 当月の仕事候補を一か所へ集められた。
- 完了、請求、発行、入金を分けられた。
- 金額や請求可否を推測せず、要確認で残せた。
- 正式な請求前に原本を見る順番を作れた。
一覧の目的は自動で請求することではなく、漏れと二重処理を人が確認しやすくすることです。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：表に丸が付いてても、契約と発行履歴を見てからやで。お金のことほど、AIの自然な補完を止めよな。
