月末の請求漏れを、仕事一覧から確認するメモを作る

1. 今日の相談

「月末になると、どの仕事を請求したか分からなくなります。メール、予定表、メモに情報が分かれていて、漏れが心配です」

請求前には、仕事が完了したか、請求条件を満たしたか、金額の根拠があるか、発行済みかを同じ一覧で確認します。

AIは仕事メモの分類に使えますが、請求してよいか、いくらかを決めるものではありません。契約書、注文書、納品記録、会計記録を人が確認します。

2. 大丈夫です

ほー先輩：請求書をいきなり作らんでもええ。まず、確認済みと要確認を分ける表からや。

「未請求」と「請求してよいか未確認」は同じではありません。状態を分けると、次に見る原本が分かります。

会計処理や税務判断は職場の手順と専門窓口を優先し、この記事では確認用の下書きだけを作ります。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、自分で作った仕事一覧です。顧客名、住所、請求先メール、口座、請求番号、契約書そのものはAIへ渡しません。

案件A・顧客Bのように置き換え、金額が必要なら架空数字で表の形だけ作る方法が安全です。

4. 実際にやってみる

1. 仕事の候補を集める

予定表、受注一覧、納品記録から、当月に動いた仕事を自分で拾います。AIにメール全件を読ませません。

2. 状態を四つに分ける

「完了確認」「請求条件確認」「請求書発行」「入金確認」を別の欄にします。不明は要確認です。

3. AIへ一覧の形を頼む

以下は架空の仕事状況メモです。
請求前の確認一覧として、案件ごとに
「仕事の完了」「請求条件」「金額の根拠」
「請求書発行」「入金確認」「次に見る原本」を整理してください。

請求の可否、金額、税、支払期限を推測しないでください。
確認できない項目は「要確認」としてください。
正式な請求書は作らず、確認用の下書きだけにしてください。

【仕事状況メモ】
（顧客や案件が分かる情報を置き換えたメモ）

4. 原本で確認する

契約書、注文書、作業報告、納品確認、過去の請求書を照らします。二重請求を防ぐため、発行済み一覧も確認します。

5. 承認された方法で請求する

確認が終わった案件だけ、職場の会計ソフトや正式様式へ入力します。AIの画面に実名や口座情報を戻しません。

5. 完成例

以下は架空の例です。

【月末の請求確認一覧】

案件A
仕事の完了：納品記録あり
請求条件：納品後に請求
金額の根拠：注文書を確認済み
請求書発行：未発行
入金確認：対象外
次の行動：正式な請求書を職場の様式で作る

案件B
仕事の完了：要確認
請求条件：月末締め
金額の根拠：要確認
請求書発行：要確認
入金確認：要確認
次に見る原本：担当者の完了報告、注文書、発行済み一覧

案件Bを「未請求」と決めつけず、先に確認する原本を残しています。

6. 使うときの注意

この一覧は会計帳簿や請求書の代わりではありません。金額、税区分、支払期限、請求先、売上計上時期は、最新の契約と職場の会計手順を確認してください。

請求書に添える文面は、請求書メールの書き方で整えられます。会計ソフトを見直す前は、必要な機能を整理する方法へ進んでください。

7. 今日できたこと

• 当月の仕事候補を一か所へ集められた。
• 完了、請求、発行、入金を分けられた。
• 金額や請求可否を推測せず、要確認で残せた。
• 正式な請求前に原本を見る順番を作れた。

一覧の目的は自動で請求することではなく、漏れと二重処理を人が確認しやすくすることです。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：表に丸が付いてても、契約と発行履歴を見てからやで。お金のことほど、AIの自然な補完を止めよな。