社内ファイルの閲覧権限を、目的・期間・範囲から申請する

1. 今日の相談

「仕事に必要な共有フォルダを開けません。『権限をください』だけでは足りないと言われました」

権限申請は、対象、利用目的、必要期間、閲覧・編集の別、承認者、見直し日を整理し、仕事に必要な最小範囲で頼みます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：何でも見られる権限より、何の仕事にいつまで要るかを書こ。

必要な範囲が分かれば、管理者も判断しやすく、仕事が終わった後の権限残りも減らせます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPT、権限申請様式、業務分担表、対象フォルダやシステムの正式名称、承認経路です。パスワード、復旧コード、APIキー、共有リンクの秘密情報はAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

1. 対象と目的を一つずつ書く

「共有フォルダ全部」ではなく、必要なフォルダ、資料、業務を特定します。

親フォルダやグループ権限から広い範囲が自動で見えることがあります。申請する場所だけでなく、上位フォルダ、所属グループ、リンク共有から継承される範囲も管理者に確認します。

2. 権限の強さと期間を分ける

閲覧だけでよいか、編集や共有が必要かを確認します。一時業務なら終了日も置きます。

閲覧、ダウンロード、印刷、編集、削除、再共有、管理は別の権限です。必要な操作を一つずつ選び、「閲覧できれば足りるのに持ち出しも可能」な状態を避けます。

3. AIへ申請文の下書きを頼む

以下は架空の閲覧権限申請メモです。
「対象」「利用目的」「必要な権限」「必要期間」
「承認者」「見直し日」の順で、短い申請文を作ってください。

メモにない権限、対象、承認者、期間、業務上の理由を付け足さないでください。
編集や管理権限が必要と決めつけず、不明な箇所は「要確認」と残してください。

【権限申請メモ】
（個人や機密情報が分かる内容を置き換えたもの）

4. 管理者とデータ所有者を確認する

申請先がシステム管理者だけでよいか、資料の所有部門の承認も必要かを正式ルールで確認します。

5. 付与後に実際の権限を照合する

申請より広い権限が付いていないか確認し、終了日や異動時に見直せる記録を残します。

代理担当や一時プロジェクトが終わったら、付与した人、終了日、解除確認を権限台帳へ戻します。個人へ直接付けるか職務グループへ付けるかは、引き継ぎと解除のしやすさも含めて正式管理者が決めます。

5. 完成例

以下は架空の例です。

対象：営業共有フォルダ内「商品資料」
利用目的：顧客向け提案書の作成
必要な権限：閲覧のみ
必要期間：7月16日から9月30日まで
承認者：営業責任者Aさん
見直し日：9月25日

管理権限を求めず、必要な範囲と終わりを明記しています。

6. 使うときの注意

権限を付ける操作はAIではなく、正式な管理者が承認記録に沿って行います。他人のアカウントや共有パスワードで代用しません。

個人情報、契約、財務、人事を含む資料は、業務上必要でも別の承認や閲覧制限が必要な場合があります。

7. 今日できたこと

• 対象と利用目的を特定できた。
• 閲覧と編集を分けられた。
• 必要期間と見直し日を置けた。
• 付与後の権限を申請内容と照合できた。

今ある権限が適切かを先に確かめたい場合は、アカウント権限を棚卸しする方法へ進めます。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：権限は「多い方が安心」やなく、「必要なだけ」が安心やで。