社内アカウントと権限を、使う人・目的・見直し日で棚卸しする

1. 今日の相談

「使っている業務ツールが増え、誰が管理者で、異動した人の権限が残っているかも分かりません」

アカウント棚卸しで整理するのは、パスワードではありません。ツール、利用目的、管理者、利用者の範囲、権限、最後の確認日を並べます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：まずは「分からない」を要確認で見えるようにしたらええで。

一度で全部を正しくする必要はありません。不明な項目を「要確認」で残し、正式な管理画面と管理者に戻って確かめます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPT、ツール契約一覧、人事異動記録、各ツールの管理画面です。パスワード、復旧コード、秘密の質問、APIキー、セッション情報はAIに貼らず、一覧にも書きません。

4. 実際にやってみる

1. 契約しているツールを集める

請求書、契約台帳、ブラウザのブックマーク、業務手順から候補を集めます。

2. 必要な列だけ決める

ツール名、目的、契約管理者、システム管理者、利用者の範囲、主な権限、最後の確認日、次の見直し日を用意します。

3. AIへ一覧の型を頼む

以下は架空の業務ツールメモです。
「ツール名」「利用目的」「契約管理者」「システム管理者」
「利用者の範囲」「主な権限」「最後の確認日」「次の見直し日」に整理してください。

メモにない利用者、権限、管理者、利用状況を推測しないでください。
不明な箇所は「要確認」と書いてください。
パスワード、復旧コード、APIキーの欄は作らないでください。

【ツールメモ】
（個人や契約が分かる情報を置き換えた内容）

4. 正式な管理画面で照合する

AIの表で権限を確定せず、各ツールの管理画面と正式な利用者リストで確かめます。

5. 変更は正式手順で人が実行する

停止、削除、管理者移管、権限縮小は、影響範囲と保存データを確認し、承認済みの手順で実行します。

5. 完成例

以下は架空の例です。

ツール名：予約管理A
利用目的：予約受付と日程確認
契約管理者：総務担当
システム管理者：要確認
利用者の範囲：受付担当と責任者
主な権限：受付担当は閲覧・登録、削除権限は要確認
最後の確認日：要確認
次の見直し日：7月31日

分からない管理者や権限をAIで埋めず、次の確認項目にしています。

6. 使うときの注意

アカウントの停止や削除は不可逆な影響があります。ファイル、メール、予約、請求、自動連携の所有者を確認し、バックアップや移管が必要か責任者が判断します。

棚卸し一覧は、必要な管理者だけが見られる場所に保管します。

7. 今日できたこと

• 利用者と管理者を分けられた。
• パスワードを一覧やAIへ渡さなかった。
• 不明な権限を要確認で残せた。
• 変更を正式手順で実行する準備ができた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：アカウントは作るときより、見直す日を決めとくと安心やで。