更新版ファイルを送る前に、版・変更点・旧版の扱いを確認する

1. 今日の相談

「資料を修正して送り直します。ファイル名に『最新版』と付けていますが、前の版も共有フォルダに残っています」

版、更新日、変更点、正本、旧版の扱い、送信先を送る前に確認します。

2. 大丈夫です

ほー先輩：最新版という名前は日がたつと古くなる。版と日付で残そな。

新しいファイルを送るだけでなく、受け手が何を使い、前の版をどう扱うかまで伝えます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと架空のファイル情報です。実ファイル、共有URL、顧客名、個人情報、未公開内容、パスワード、認証コードはAIへ渡しません。

保存期間、削除、承認、共有権限は職場の文書管理ルールを優先します。

4. 実際にやってみる

1. 正本を一つ決める

承認済みの保存場所、版番号、更新日、作成者、承認者を記録で確認します。

2. 変更点を短く書く

受け手が確認すべき変更を三点までに絞り、変えていない範囲も必要なら示します。

3. 旧版の扱いを決める

削除、保管、参照不可、差し替えなど、文書管理ルールで承認された扱いを確認します。

4. AIに送信前メモを頼む

次の架空の版情報から、更新版ファイルの送信前確認メモを作ってください。
「正本」「版・更新日」「変更点」「変えていない点」「旧版の扱い」
「送信先」「閲覧権限」「受け手にしてほしいこと」に分けてください。
書かれていない承認、削除、権限を推測しないでください。

5. 受け手側の見え方を確認する

送信先、リンク権限、添付、ファイル名を確認し、正本の場所を一つだけ案内します。

5. 完成例

【正本】承認済みフォルダ内の版2（架空）
【版・更新日】v2／7月17日
【変更点】手順2の表現を修正
【変えていない点】提出期限
【旧版の扱い】要確認：文書管理ルールに従う
【受け手にしてほしいこと】今後はv2を参照

6. 使うときの注意

監査、契約、法令、事故、安全に関わる旧版を勝手に削除しません。共有リンクの公開範囲、外部共有、ダウンロード権限、期限は正式画面で人が確認します。

7. 今日できたこと

• 正本と版を一つに決められた。
• 変更点を短く案内できた。
• 旧版の扱いと閲覧権限を確認できた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：更新した日と、これから使う版を一緒に伝えたら迷いにくいで。