会計ソフトへ部門・タグを追加する前に、目的・既存分類・集計先を確認する

1. 今日の相談

「会計ソフトに新しい部門やタグを追加したいです。似た名前の分類が既にあり、月次集計が分かれないか心配です」

追加前に、目的、既存分類、対象取引、集計先、命名、入力担当、開始日、見直し日へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：追加ボタンを押す前に、今ある分類と何が違うかを確かめよな。

AIには比較表の型だけを頼み、実際の仕訳や分類判断は正式資料と会計担当者へ戻します。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと架空の分類候補です。実際の仕訳、金額、取引先、口座、請求書、会計画面、認証情報はAIへ渡しません。

AIに税務上の区分、既存分類との統合、対象取引、集計の正しさ、追加可否を判断させません。

4. 実際にやってみる

1. 追加目的を一行にする

何を分けて見たいのか、どの報告や集計に使うのかを書きます。

2. 既存分類と重複しないか確認する

表記違い、旧名称、部門とタグの使い分けを正式な運用表で照合します。

3. 入力する人と見直す日を決める

誰がどの取引へ付けるか、開始日以前のデータへ適用するか、見直し日はいつかを確認します。

4. AIへ確認表の型を頼む

次の架空の候補を、会計ソフトの部門・タグ追加前確認表にしてください。
「追加目的」「既存分類」「違い」「対象取引」「集計先」「命名」「入力担当」「開始日」「見直し日」「要確認」に分けてください。
税務上の区分、統合可否、対象取引、集計の正しさ、追加可否を推測しないでください。
実際の仕訳、金額、取引先、口座を入力する欄は作らないでください。

5. 正式な会計環境で担当者が判断する

最新の公式仕様と職場の運用表を照合し、権限のある担当者が追加・統合・見送りを決めます。

5. 完成例

【追加目的】架空集計Aを分けて見る
【既存分類】似た名称を運用表で確認
【違い】要確認
【対象取引】会計担当者が定義
【集計先】正式な月次資料と照合
【入力担当】権限一覧で確認
【開始日・見直し日】職場で決定

6. 使うときの注意

分類を増やすと過去との比較や入力ルールが変わることがあります。名称だけで新設せず、既存データ、集計先、担当者、開始日を一緒に確認します。

7. 今日できたこと

• 追加目的と既存分類を照合できた。
• 対象取引と集計先を分けられた。
• 入力担当と見直し日を残せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：分類を増やすなら、後から誰が同じ基準で付けられるかまで考えよな。

自動ルールの登録前は対象・例外・試し方・戻し方を確認する、月次締め前は未処理・担当・期限・締め可否を整理するへ進めます。