やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「長い資料をAIに要約してもらいたいのですが、一度に貼り付けられません。分けて渡すと内容が混ざりそうで不安です」
分けて渡すときは、区切りの単位、通し番号、渡し終わりの合図、まとめの頼み方を先に決めます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：切り方に迷ったら「章ごと」か「見出しごと」。番号さえ振っとけば、順番は崩れへん。
AIに渡すのは、渡してよいと確認できた文章だけです。分ければ渡してよくなるわけではないので、機密や個人情報の扱いは分割前に確認します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、渡してよいと確認済みの文章です。社外秘の文書、顧客名簿、個人情報を含む部分は、分割してもAIへ渡しません。
まだ渡していない部分の内容を、AIに推測させません。
4. 実際にやってみる
1. 渡してよい文章か先に確認する
職場のルールで、その文章をAIに渡してよいか確認します。個人名や取引先名が入る場合は、架空の名前に置き換えます。
2. 区切りの単位を決める
章、見出し、ページのどれで区切るか決めます。文の途中で切らないようにします。
3. 最初に全体の予告を渡す
これから長い文章を3回に分けて渡します。
各回は【1/3】のような番号を付けます。
全部渡し終わるまで、要約や結論は書かないでください。
受け取ったら「【1/3】受け取りました」とだけ返してください。
最後に【ここまでで全部です】と書いたら、全体を「目的」「決まっていること」「未確定のこと」に分けて要約してください。
書かれていない内容は推測せず、足りない部分は「記載なし」としてください。
4. 番号を付けて順番に渡す
【1/3】【2/3】【3/3】の形で、決めた区切りどおりに渡します。
5. 合図を出してからまとめてもらう
【ここまでで全部です】と伝えてから、要約を受け取ります。番号の抜けがないかを自分でも確認します。
5. 完成例
【1/3】（第1章の本文）
→ AI:【1/3】受け取りました
【2/3】（第2章の本文）
→ AI:【2/3】受け取りました
【3/3】（第3章の本文）
→ AI:【3/3】受け取りました
【ここまでで全部です】
→ AI: 全体の要約（目的／決まっていること／未確定のこと）
6. 使うときの注意
長い契約書や規程は、分けて渡しても法的な確認の代わりになりません。要約は下書きとして扱い、重要な判断は原文と担当者の確認を通します。渡し忘れた部分があるまま要約させると、その部分は「なかったこと」になりやすい点に注意します。
7. 今日できたこと
- 渡してよい文章かを先に確認できた。
- 番号と合図で順番を管理できた。
- 全部渡してから要約を頼めた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：AIとの受け渡しも、仕事の受け渡しと同じ。「以上です」まで言うのが丁寧やな。