たまった名刺を整理する前に、残す基準・記録する項目・破棄の仕方を決める

1. 今日の相談

「引き出しに名刺がたまっています。整理したいのですが、個人情報なのでどう扱えばいいか迷います」

整理の前に、残す基準、記録する項目、保管場所、破棄の仕方、迷ったときの置き場を決めます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：名刺整理で一番やったらあかんのは「とりあえず捨てる」と「とりあえず全部写真に撮る」。どっちも扱いを決めてないやつや。

AIに頼むのは整理ルールの型づくりだけです。名刺に書かれた氏名・会社名・連絡先は、AIへ渡しません。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、名刺の「種類」だけのメモです（取引先・仕入先・あいさつのみ、など）。実在の氏名、会社名、電話番号、メールアドレスはAIへ渡しません。

会社に名刺管理の規程やツールがある場合は、そちらを優先します。

4. 実際にやってみる

1. 残す基準を決める

「この1年で連絡した」「今の業務に関わる」など、事実で判断できる基準にします。

2. AIへ整理ルールの型を頼む

たまった名刺を整理するときのルールの型を作ってください。
「残す基準」「記録する項目」「保管場所」「破棄の仕方」「迷ったときの扱い」に分けてください。
名刺は個人情報として扱い、破棄は復元できない方法を前提にしてください。
実在の人名や会社名は使わず、一般的な型だけを示してください。

3. 記録する項目を最小にする

業務で使う項目だけ（会社名、氏名、直近の用件など）に絞ります。何でも記録しないことが、後の管理を軽くします。

4. 破棄は復元できない方法で

不要な名刺はそのままゴミ箱に入れず、シュレッダーなど職場で決められた方法で破棄します。

5. 迷った名刺は「保留箱」へ

判断に迷うものは保留箱に入れ、次回の整理日（例：3か月後）に再判断します。

5. 完成例

【架空の名刺整理ルール】
残す基準：この1年で連絡した相手／進行中の業務の相手
記録する項目：会社名・氏名・直近の用件（最小限）
保管場所：施錠できる引き出しの名刺ホルダー1冊
破棄：シュレッダーで復元不可の状態にする
迷ったら：保留箱へ入れ、3か月後に再判断

6. 使うときの注意

名刺は営業秘密や個人情報を含みます。私物のスマホで撮影して個人アカウントのアプリに保存する運用は、職場の許可がない限り行いません。名刺管理アプリを導入する場合は、会社の承認とサービスの利用条件を確認します。

7. 今日できたこと

• 残す基準を事実で決められた。
• 記録項目を最小限に絞れた。
• 破棄と保留の道も用意できた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：整理のゴールは「引き出しが軽い」やのうて「預かった情報に責任が持てる」やで。