やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「引き出しに名刺がたまっています。整理したいのですが、個人情報なのでどう扱えばいいか迷います」
整理の前に、残す基準、記録する項目、保管場所、破棄の仕方、迷ったときの置き場を決めます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：名刺整理で一番やったらあかんのは「とりあえず捨てる」と「とりあえず全部写真に撮る」。どっちも扱いを決めてないやつや。
AIに頼むのは整理ルールの型づくりだけです。名刺に書かれた氏名・会社名・連絡先は、AIへ渡しません。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、名刺の「種類」だけのメモです（取引先・仕入先・あいさつのみ、など）。実在の氏名、会社名、電話番号、メールアドレスはAIへ渡しません。
会社に名刺管理の規程やツールがある場合は、そちらを優先します。
4. 実際にやってみる
1. 職場の規程と担当者を確認する
名刺管理の規程、利用目的、保管場所、閲覧できる人、保管期間、廃棄方法が決まっているかを確認します。自分だけで保存・廃棄を決められない職場では、先に責任者へ相談します。
2. AIへ整理ルールの型を頼む
たまった名刺を整理するときのルールの型を作ってください。
「残す基準」「記録する項目」「保管場所」「破棄の仕方」「迷ったときの扱い」に分けてください。
氏名・所属・連絡先を含む名刺として、安全に扱うための確認項目を示してください。
保存期間や廃棄方法を一律に決めず、職場の規程と責任者へ確認する欄を残してください。
実在の人名や会社名は使わず、一般的な型だけを示してください。
3. 記録する項目を最小にする
決められた利用目的に必要な項目だけに絞ります。個人の判断で「念のため」の情報を足さず、名刺管理サービスへ登録するときも職場の承認・閲覧権限・保存先を確認します。
4. 破棄方法を確認する
不要と判断できた名刺は、シュレッダーなど職場で決められた方法で、内容を読み取れない状態にして廃棄します。廃棄記録や立ち会いが必要な職場では、その手順にも従います。
5. 迷った名刺は責任者へ確認する
判断に迷うものは勝手に捨てず、決められた保管場所へ分け、責任者と確認日を決めます。個人の机へ期限なく置き続ける運用にはしません。
なぜ残す基準と記録の項目を先に決めるのか：名刺には、個人の名前や連絡先が書かれています。何を残し、何を記録し、どう処分するかを職場の決まりで先に確かめておくと、必要以上の情報を残したり、雑に処分したりすることを防げます。
よくある失敗
- 職場の決まりを確かめずに、自分の判断で整理する
- 記録の項目を増やしすぎて、必要以上の個人情報を残す
- 処分するとき、そのままごみに出してしまう
- 迷った名刺を、確かめずに処分する
5. 完成例
【架空の名刺整理ルール】
確認する規程：職場の個人情報取扱規程／名刺管理手順
残す基準：決められた利用目的に、現在も必要か
記録する項目：職場で承認された必要最小限の項目
保管場所・閲覧者：指定された保管場所／担当者だけ
破棄：責任者の確認後、職場で決められた方法で処理
迷ったら：指定場所へ分け、責任者と確認日を決める
近い場面の記事として、取扱説明書の整理方法と保管もあります。
近い場面として、頭のもやもやを書き出して整理するもあります。
6. 使うときの注意
氏名・所属・連絡先などで個人を識別できる名刺は、個人情報に当たり得ます。名刺を検索できるよう整理したデータは「個人データ」に当たる場合があるため、私物のスマホで撮影したり、個人アカウントのアプリへ保存したりせず、職場の規程・利用目的・閲覧権限・保存期間・廃棄方法を確認します。詳しい考え方は、個人情報保護委員会「個人情報保護法ガイドライン（通則編）」と個人情報保護法相談ダイヤルの資料で確認できます。
7. 今日できたこと
- 職場の規程と確認する責任者を確かめられた。
- 記録項目を最小限に絞れた。
- 保管・閲覧・破棄の方法を自分だけで決めずに済んだ。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：整理のゴールは「引き出しが軽い」やのうて「預かった情報に責任が持てる」やで。