納品物の破損一次連絡テンプレ

原因や費用負担を決めつけず、受領日時、梱包、現物、影響、保管状況から一次連絡を作ります。

コピーして使えます

以下は架空の納品物破損メモです。
「注文・納品の識別情報」「受領日時」「梱包の状態」
「現物の状態」「現在確認できている影響」「保管状況」
「確認してほしいこと」の順で、短い一次連絡を作ってください。

メモにない破損原因、責任、損害、交換・返金条件、費用負担を付け足さないでください。
未確認の箇所は「要確認」と残してください。

【破損メモ】
（住所、連絡先、追跡番号などを置き換えた内容）

使い方

上のテンプレをコピーします。
現物と梱包を勝手に廃棄・修理・再梱包せず、職場の受領手順に沿って保全します。
注文書、納品書、受領記録から、受領日時、数量、外箱、緩衝材、現物、付属品の状態を確認します。
住所、電話番号、追跡番号、個人情報が写った写真や送り状はAIへ渡さず、必要な事実だけを置き換えます。
AIから返った文面を現物と記録に照らし、作っていない原因、責任、損害、交換・返金条件、費用負担があれば削除します。
写真は取引先指定のフォームや承認済みメールで共有し、回答後の保管・返送・廃棄は契約と職場の承認に沿って記録します。

ほー先輩：誰のせいかより先に、届いた時の状態をそのまま残そ。

⚠️ 危険物、液漏れ、発熱、けがの恐れがある場合は、このテンプレより安全確保と正式報告を優先してください。補償や責任の判断はAIへ任せません。