やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「貼り紙、作らなあかんのです。『来週の火曜はお休みです』とか『こちらは順番にお呼びします』とか。言いたいことは決まってるんですよ。でも、いざ紙に書こうとすると、どう書けばぱっと伝わるか分からなくて。長くなったり、逆に素っ気なくなったり……気づいたら、また手が止まってました」
これ、施設やお店、職場でよく聞く相談です。掲示や貼り紙、ちょっとした注意書き。用件は頭にある。なのに、いざ短くまとめようとすると「これで分かるかな」「冷たく見えへんかな」と迷う。読む人は立ち止まって数秒しか見てくれない、と思うと、よけいに難しく感じます。
この「短く、ぱっと分かる」を、確認を省かずに作れへんかな、というのが今日の相談です。
2. 大丈夫です
ほー先輩：大丈夫やで。貼り紙は、長い文章を書く力より「何を伝えるか」を絞る力のほうが大事なんや。あなたはもう用件を持ってる。あとは、それを短く読みやすい形に整えるだけ。そこはAIの得意分野や。
そうなんです。貼り紙・掲示で大事なのは、上手な文章より「ひと目で分かること」。あなたが持っているのは伝えたい用件で、残っているのは、それを短く読みやすい形に整える作業だけです。
今日やるのは、掲示してよい用件を責任者と正式資料で確認し、AIには架空例で短い文型だけを作ってもらうことです。実際の日付・場所・連絡先・安全情報はAIの外で記入します。
3. 今日使うAI・道具
今日使うのは1つだけです。
- ChatGPT … 実在の施設・日時・場所・連絡先・内部情報を含まない架空例から、短い掲示文の型を作る場合に使います。
新しく覚える操作はありません。書いて、貼り付けるだけです。
4. 実際にやってみる
そのまま真似できる手順です。いきましょか。
ステップ1：掲示してよい確定事項を確認する
承認済みの予定表・運用表・掲示原稿から、対象、日付、時間、場所、変更内容、問い合わせ方法を確認します。防犯設備、避難経路の非公開情報、個人情報、内部連絡先等はAIへ入力しません。緊急・安全・医療の掲示は正式様式と担当手順を優先します。
ステップ2：架空例でChatGPTに頼む
次の指示文を貼り付けて、ステップ1の箇条書きを続けて貼ります。
次の架空の確定事項で、掲示・貼り紙用の短い文の型を作ってください。 遠くからでもぱっと読めるよう、短く・やさしい言葉にしてください。 タイトル（見出し）を1行、本文を2〜3行くらいにしてください。 書いていない日付や連絡先は付け足さないでください。
【架空の用件】 （実在の施設・日時・場所・連絡先・内部情報を含めずに書く）
実際の用件を記号へ置き換えて入力するのではなく、文型のために作った架空条件だけを使います。
ステップ3：実際の内容をAIの外で記入する
AIが作った型を承認済みの掲示原稿へ移し、実際の対象・日付・曜日・時間・場所・変更内容・問い合わせ方法は元資料から人が記入します。印刷後は実際の掲示場所で、文字サイズ、色の差、読む距離、照明、隠れやすさを確認します。
ほー先輩：貼り紙は、削るほど強うなる。「これも書いとこ」を1個がまんするだけで、ぐっと読みやすうなるで。
5. 完成例
実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空の施設・架空の内容です）
ビフォー（用件の走り書き）
・来週の火曜は休み
・水曜からいつもどおり
・急ぎはA施設の受付へ
アフター（ChatGPTが整えてくれた貼り紙）
【休館のお知らせ】
来週の火曜日は、お休みをいただきます。
水曜日からは、通常どおり開いています。
お急ぎの方は、受付までお声かけください。
ご不便をおかけしますが、よろしくお願いします。
走り書き3行から、貼り紙の下書きができました。掲示する前に、日時、場所、対象者、問い合わせ先が正しいかを確認します。
休業を知らせる掲示を作る場合は、夏季休業のお知らせの文例に日付の書き方をまとめています。
6. 使うときの注意
見出しを一行にすると、何の案内かを先に示せます。ただし、文字を短くしただけで必ず伝わるとは限りません。掲示場所、文字サイズ、色の差、読む距離も実物で確認します。
日付、曜日、場所、対象、問い合わせ方法は元の予定と照らします。実際の施設名・場所・連絡先・内部情報はAIへ貼らず、承認された掲示原稿で人が正確な表記を入れます。AIは架空例の文型、事実と見え方の確認は人と分けます。
7. 今日できたこと
今日できたことを、言葉にしておきますね。
- 手が止まっていた貼り紙を、ひと目で確認できる形に整えた。
- 「用件は箇条書き→AIが短く整える→日時と場所を確認」という掲示の型が身についた。
- 実際の施設・日時・場所・連絡先をAIへ渡さず、架空例で文型を作れた。
この型は、注意書きにも、順番のご案内にも、そのまま使えます。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：ええ貼り紙は、読む人を立ち止まらせへん。ぱっと分かって、すっと動ける。それがいちばんのやさしさや。今日ひとつ「ひと目で伝わる」が作れたんやから、上等やで。また困ったら寄ってな。