日程調整の連絡を、感じよく送る

1. 今日の相談

「面談とか打ち合わせの日程を決めるとき、こちらから候補日を出して、都合を聞くじゃないですか。あのメールが、毎回しんどくて。『ご多忙のところ恐れ入りますが』から始めて、候補日を並べて、返信もお願いして……。ていねいに書こうとすると時間がかかるし、かというて簡単すぎると失礼な気もして。同じような連絡なのに、毎回ゼロから書いてるんです」

これ、とてもよく聞く相談です。日程調整（予定調整）の連絡は、内容はほぼ同じなのに、毎回書き起こすのが地味に大変。相手の時間をもらう相談だから、失礼のないように気をつかう。でも気をつかうほど、書き出しで止まってしまう。

この「候補日を挙げて都合を聞く連絡を、感じよく、さっと送る」ところを、なんとかしたい——というのが今日の相談です。

2. 大丈夫です

ほー先輩：大丈夫やで。日程調整のメールは、毎回ゼロから考えるもんやない。要るもんは、たった3つや。「何の用件か」「候補日はいつか」「いつまでに返事がほしいか」。この3つさえあったら、あとは型にはめるだけやねん。

そうなんです。日程調整の連絡に必要なのは、用件・候補日・返信のお願いの3つだけ。これをAIに渡せば、感じのよい打診の文にしてくれます。

コツは2つ。候補日は複数出すこと。1つだけだと相手は「その日は無理」で終わってしまいますが、いくつかあれば選べます。もう1つは、返信期限をやわらかく添えること。「〇日ごろまでに」とあるだけで、相手も返事しやすくなります。今日は、この型をAIと一緒に作ります。

3. 今日使うAI・道具

今日使うのは1つだけです。

• ChatGPT（無料で始められます） … 用件と候補日を渡して、感じのよい日程調整の打診メールにしてもらいます。ていねいで、でも堅すぎない文面に整えてもらいます。

3つのメモを渡すだけ。むずかしい操作はありません。

4. 実際にやってみる

そのまま真似できる手順です。いきましょか。

ステップ1：用件と候補日を、3つメモする

次の3つを、走り書きで用意します。

• 用件… 例：来月の面談の日程を決めたい
• 候補日… 例：15日(火)午後／17日(木)午前／20日(日)は不可
• 返信のお願い… 例：今週中にご都合を教えてほしい

相手の名前は、渡す前に「A様」に置き換えましょう。

ステップ2：ChatGPTに、このまま頼む

次の指示文を貼り付けて、ステップ1のメモを続けて貼ります。

次の内容で、日程調整のお願いのメッセージを書いてください。 ていねいで、でも堅すぎない文章にしてください。 候補日を挙げて、都合のよい日を選んでもらう形にしてください。 書いていないことは、付け足さないでください。

【用件】 【候補日】 【返信のお願い】

コツは、候補日を複数、選びやすく並べてもらうこと。そして「〇日ごろまでにご返信いただけますと助かります」のように、返信期限をやわらかく入れてもらうと、相手も動きやすくなります。

ステップ3：日付と曜日を確認して、一言そえる

出てきた文で、日付と曜日がずれていないかを、必ず自分で確認します（「15日（火）」が本当に火曜か、など。ここは間違えると信用に関わります）。そのうえで、最後に自分の言葉を一行——「お忙しいところ恐れ入りますが」でも「よろしくお願いします」でも。文面はAI、日付の正しさと最後の一言は自分です。

ほー先輩：候補日を出すときは、相手が「選ぶだけ」で済むようにしたるんがコツや。こっちが少し手間をかけとくと、相手の返事がぐっと早うなるで。

5. 完成例

実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空の内容です）

ビフォー（用件と候補日のメモ）

・来月の面談の日程を決めたい（A様）
・候補：15日(火)午後、17日(木)午前、22日(火)午後
・今週中に都合を聞きたい

アフター（ChatGPTが整えた日程調整メール）

A様

お世話になっております。
来月の面談の日程について、ご相談させてください。

下記の候補日で、ご都合のよい日時はございますでしょうか。

・15日（火）午後
・17日（木）午前
・22日（火）午後

ご多用のところ恐れ入りますが、今週中にご返信いただけますと助かります。
どうぞよろしくお願いいたします。

メモ3行が、そのまま送れる感じのよい打診文になりました。候補日が複数あって、返信期限もやわらかい。相手は選ぶだけです。かかった時間は5分ほどです。

6. 使ってみた感想

いちばん助かったのは、「ご多忙のところ」からの書き出しに、毎回悩まなくなったことです。用件と候補日を渡すだけで、ちょうどよいていねいさに整えてくれます。

良かったのは、候補日の見せ方。箇条書きで並ぶだけで、相手が返事しやすくなります。「どれも都合が悪ければ、別の日をご提案します」の一言を足してもらうと、さらにやわらかくなりました。

一方で、日付と曜日だけは、必ず自分で確認します。AIは「15日（火）」のような曜日を、実際のカレンダーとは照らさずに書くことがあります。ここがずれると、相手を混乱させてしまう。便利なところはAIに任せて、日付の確認だけは自分でしっかり。これで、日程調整はぐっと楽になります。

7. 今日できたこと

今日できたことを、言葉にしておきますね。

• 用件と候補日から、感じのよい日程調整の打診メールを作れた。
• 「候補日は複数・返信期限はやわらかく」という調整のコツを覚えた。
• 日付と曜日は自分で確認する、という大事な確認を守れた。

この型は、面談だけでなく、打ち合わせ・訪問・下見など、日程を決めるいろいろな連絡にそのまま使えます。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：日程調整は、相手の大事な時間をもらう相談や。候補日をいくつか出して、選ぶだけにしてあげる。返事の期限も、やわらかく。その小さな気づかいが、「この人とはやりとりしやすいな」につながるんやで。今日もていねいやったな。