やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「面談とか打ち合わせの日程を決めるとき、こちらから候補日を出して、都合を聞くじゃないですか。あのメールが、毎回しんどくて。『ご多忙のところ恐れ入りますが』から始めて、候補日を並べて、返信もお願いして……。ていねいに書こうとすると時間がかかるし、かというて簡単すぎると失礼な気もして。同じような連絡なのに、毎回ゼロから書いてるんです」
これ、とてもよく聞く相談です。日程調整（予定調整）の連絡は、内容はほぼ同じなのに、毎回書き起こすのが地味に大変。相手の時間をもらう相談だから、失礼のないように気をつかう。でも気をつかうほど、書き出しで止まってしまう。
この「候補日を挙げて都合を聞く連絡を、感じよく、さっと送る」ところを、なんとかしたい——というのが今日の相談です。
2. 大丈夫です
ほー先輩：大丈夫やで。日程調整のメールは、毎回ゼロから考えるもんやない。要るもんは、たった3つや。「何の用件か」「候補日はいつか」「いつまでに返事がほしいか」。この3つさえあったら、あとは型にはめるだけやねん。
日程調整の連絡では、用件・候補日・返信のお願いをそろえます。ただし、実際の予定、参加者、会議名、場所はAIへ渡しません。候補日の組み合わせだけでも、人や案件を推測できることがあるためです。
コツは2つ。候補日は複数出すこと。1つだけだと相手は「その日は無理」で終わってしまいますが、いくつかあれば選べます。もう1つは、返信希望日を相談として添えることです。今日は架空例で空の型を作り、実際の予定は正式な画面だけで扱います。
3. 今日使うAI・道具
使うものは二つです。
- 正式な予定表・カレンダー … 参加者、候補日、時間帯、会議形式、移動時間、返信希望日を確認します。
- ChatGPT（任意） … 完全な架空例から、日程調整の空の文型を作ります。実際の予定は入力しません。
AIを使わなくても、下の空の型をそのまま正式なメール画面で使えます。
4. 実際にやってみる
そのまま真似できる手順です。いきましょか。
ステップ1：用件と候補日を、3つメモする
次の3つを、走り書きで用意します。
- 用件… 例：来月の面談の日程を決めたい
- 候補日… 例：15日(火)午後／17日(木)午前／20日(日)は不可
- 返信のお願い… 例：今週中にご都合を教えてほしい
このメモは正式な予定表または承認された連絡画面の中だけで扱います。参加者名・会社名・会議名・連絡先・候補日・非公開の予定は、置き換えた後もAIへ入力しません。前後の予定、移動時間、休憩、必要な参加者、祝日、タイムゾーンも人が確認します。
ステップ2：必要なら、架空例で空の型を作る
次の指示文を貼り付けて、ステップ1のメモを続けて貼ります。
実在する予定には使わず、日程調整メールの空の型を作ってください。 「用件」「候補日と時間帯」「会議形式・場所」「所要時間」 「返信希望日」「どれも難しい場合の相談」をすべて（ ）の空欄にしてください。 日付、曜日、空き、相手の了承、場所、オンラインURLを推測しない注意欄も付けてください。
【完全な架空例】架空の面談の日程調整
コツは、候補日を複数、選びやすく並べてもらうこと。そして「〇日ごろまでにご返信いただけますと助かります」のように、返信期限をやわらかく入れてもらうと、相手も動きやすくなります。
ステップ3：正式な連絡画面で空欄を埋め、照合する
空の型をメール画面へ移し、用件と候補日を正式な予定表から人が入れます。日付と曜日、午前・午後、所要時間、オンライン・対面、場所、タイムゾーンを一件ずつ照合します。返信希望日は既存の合意や提出日から逆算し、相手の了承済み期限のように書きません。
ほー先輩：候補日を出すときは、相手が「選ぶだけ」で済むようにしたるんがコツや。こっちが少し手間をかけとくと、相手の返事がぐっと早うなるで。
5. 完成例
実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空の内容です）
ビフォー（用件と候補日のメモ）
・来月の面談の日程を決めたい（A様）
・候補：15日(火)午後、17日(木)午前、22日(火)午後
・今週中に都合を聞きたい
アフター（空の型へ正式情報から人が入れる架空例）
A様
お世話になっております。
来月の面談の日程について、ご相談させてください。
下記の候補日で、ご都合のよい日時はございますでしょうか。
・15日（火）午後
・17日（木）午前
・22日（火）午後
ご多用のところ恐れ入りますが、今週中にご返信いただけますと助かります。
どうぞよろしくお願いいたします。
メモ3行が、候補日と返信期限の見える打診文になりました。これは架空の下書きなので、実際に送る前に日付・曜日・時間帯を元の予定表と照合します。
相手が英語の場合は、候補日と所要時間を日本語で確定してから英文にします。英語メールの返信を組み立てる手順で、日時の書き方を人が確認してください。
6. 送信前に確認するところ
候補日は、AIに考えさせず、自分の予定表から選んだものだけを使います。日付と曜日、午前・午後、オンライン・対面の区別を元の予定表と照合します。
返信期限や「別の日も相談できます」という一言は、実際に対応できる場合だけ残します。相手に選択を急がせる強い表現が加わっていないかも確認します。
参加者名、会社名、会議名、候補日を置き換えてAIへ渡す方法は使いません。AIは架空例の空の型まで、実際の予定と送信判断は正式な予定表・連絡手段の中で人が扱うと分けます。
7. 今日できたこと
今日できたことを、言葉にしておきますね。
- 用件と候補日から、感じのよい日程調整の打診メールを作れた。
- 「候補日は複数・返信期限はやわらかく」という調整のコツを覚えた。
- 日付と曜日は自分で確認する、という大事な確認を守れた。
この型は、面談だけでなく、打ち合わせ・訪問・下見など、日程を決めるいろいろな連絡にそのまま使えます。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：日程調整は、相手の大事な時間をもらう相談や。候補日をいくつか出して、選ぶだけにしてあげる。返事の期限も、やわらかく。その小さな気づかいが、「この人とはやりとりしやすいな」につながるんやで。今日もていねいやったな。