正式な作業を確認して、手順書・マニュアルにまとめる

1. 今日の相談

「この作業、結局わたししかできないんです。毎月やってるから体で覚えてるんですけど、いざ人に教えようとすると、どう説明したらいいかわからへんくて。わたしが休んだ日に仕事が止まってしまったこともあります。手順書を作っておいたほうがいいのは分かってるんです。でも、いざ書こうとすると、どこから書けばいいのか……細かすぎても読まれへんし、ざっくりすぎても伝わらへんし」

これ、本当に多い相談です。できる人ほど、手順が頭と手の中にあって、言葉になっていない。毎日やっていることほど「当たり前すぎて」書き出しにくい。そして手順書がないと、その仕事はずっとあなたにくっついて回ります。休みにくい、任せられない、教えるたびに一から。

この「自分の中にしかないやり方」を、誰が読んでもできる手順書・マニュアルにしたい——というのが今日の相談です。

2. 大丈夫です

ほー先輩：大丈夫やで。まず言うとくけど、手順書が書けへんのは、あなたの説明が下手やからやない。その作業が上手すぎて、体が勝手に動くくらい身についてるからや。頭は「やる」と「説明する」を同時にはできへんねん。

慣れている作業でも、自己流、古い決まり、権限のない操作、安全上の例外が混じることがあります。今日やるのは、正式な手順・機器の取扱説明・責任者・承認経路を確認し、検証できる手順書へ整えることです。

AIを使うなら、実際の設備・鍵・認証・顧客・利用者・内部配置・緊急手順を入れず、架空例から章立てと確認欄の型だけを作ります。AIの質問は抜けの候補であって、正しい追加手順ではありません。

3. 今日使うAI・道具

今日使うのは1つだけです。

• ChatGPT … 実際の作業と関係のない架空例から、目的・前提・手順・確認・例外・中止条件・確認先の空の型を作る場合に使います。

できた手順書は、職場のルールに沿って、必要な人だけが見られる共有フォルダやノートに置きましょう。

4. 実際にやってみる

そのまま真似できる手順です。いきましょか。

ステップ1：正本と確認者を決める

現行の規程、機器の取扱説明、法定手順、メーカー情報、契約、過去の承認済み手順を集め、誰が内容と安全を承認するか決めます。慣習や記憶だけを正本にしません。

ステップ2：架空例で空の型を作る

次の指示文へ、実務と無関係な架空の手順を続けて貼ります。

次は、手順書の型を作るための架空の作業です。 ①番号つきの手順書（マニュアル）に整えてください。 ②各手順は「何をするか」が一目でわかる、短い文にしてください。 ③抜けていそうな項目は手順を作らず、「要確認：確認する質問」としてください。 ④「目的」「開始前の条件」「中止条件」「例外」「完了確認」「確認先」の欄を付けてください。 書いていないことは、勝手に付け足さないでください。

（ここに、実務と無関係な架空の手順を貼る）

AIが挙げる質問は、確認項目の候補です。「換気する」「防犯を解除する」等を作業へ自動追加しません。実際の答えは正本と担当者から得ます。

ステップ3：正式な情報をAIの外で記入し、安全に試験する

空の型を承認された文書へ移し、実際の内容は正本から人が記入します。試験は、責任者が許可した範囲・環境・停止条件で行います。医療・介護、電気、火気、薬品、機械、運転、食品、個人情報、防犯、避難等は、有資格者・専門担当・メーカー等の確認を優先します。

ほー先輩：いきなり本番で試さんといてな。責任者が許可した環境と停止条件で確かめて、問題があれば手順を止めて正本へ戻ろな。

5. 完成例

実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空の作業の例です）

ビフォー（いつもの手順を、書き出したまま）

朝いちばんに鍵を開ける
電気とエアコンをつける
昨日の連絡ノートを確認する
お茶と湯呑みの準備
今日の予定をホワイトボードに書く
体温計と消毒液の残りを見る

アフター（ChatGPTと整えたあと）

【朝の開所準備 手順書】

1. 玄関と事務所の鍵を開ける（鍵の場所は別紙）
2. 電気・空調の操作条件を、正式手順で確認する
3. 前日の連絡事項の確認方法を、正式手順で確認する
4. お茶と湯呑みを準備する
5. 当日の予定を、公開範囲を確認した場所へ記載する
6. 体温計・消毒液の残りを確認し、少なければ補充する
7. 要確認：防犯設備の操作は誰が、どの正式手順で行うか
8. 要確認：換気が必要か。必要な場合は設備・安全条件をどこで確認するか

この例でも、AIの質問を新しい手順として採用していません。「要確認」のまま責任者と正式資料へ戻し、操作権限・機種・安全条件を確認できたものだけを手順にします。

近い場面の記事として、レジ締めの手順書の作り方もあります。

6. 使うときに大事なこと

AIの質問は、書き忘れを探すためのきっかけとして使えます。ただし、AIが挙げた手順が職場の決まりや実際の機器に合っているとは限りません。メモにない操作を、もっともらしく足すこともあります。

下書きができたら、実際の作業を知る担当者と一緒に、最初から最後まで一度たどります。危険を伴う操作、鍵・認証情報、緊急時の対応は、承認された手順と責任者の確認を優先します。

並べ方と確認質問を作るのはAI、正しい手順として承認するのは職場の人。確認できない箇所は埋めずに「要確認」と残すほうが、安全な手順書になります。

7. 今日できたこと

今日できたことを、言葉にしておきますね。

• 正式な手順・確認者・承認経路を先に決められた。
• 架空例で、目的・前提・手順・例外・中止条件・確認先の空の型を作れた。
• 許可された環境と停止条件で試験し、版管理した手順書へできた。

一つできれば、次の作業も同じやり方で手順書にしていけます。少しずつ、あなたの仕事を「引き継げる形」にしていきましょう。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：手順書は、個人の記憶をそのまま正解にするもんやないで。正本・確認者・試験条件・版番号までそろえて、次の人が迷ったら戻れる場所を残そな。