チェックリスト・確認リストを作って、抜けもれを減らす

1. 今日の相談

「準備や確認で、いつも何か抜けていないか不安になります。頭の中では分かっているつもりなんですけど、当日になるとバタバタして、あとから『あ、あれ確認してなかった』と気づくことがあります。新人さんにも渡せるようなチェックリストや確認リストを作りたいんですが、何から書けばいいか分かりません」

抜けもれの不安は、仕事が雑だから起きるわけではありません。むしろ真面目な人ほど、頭の中で何度も確認して疲れてしまいます。

今日やるのは、作業の流れをAIに整理してもらい、準備前・当日・最後の確認に分けたチェックリストを作ることです。持ち物リストや準備物リストにも同じ型が使えます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：大丈夫やで。チェックリストは、完璧な人が使うもんやない。不安を減らすために使うもんや。頭の中で抱え続けんでええんやで。

チェックリストや確認リストを作るとき、最初からきれいに並べようとしなくて大丈夫です。まずは、自分が思いつく確認事項をざっと出します。

AIには、その材料を整理してもらいます。

• 準備前に見ること
• 作業中に見ること
• 終わる前に見ること
• 人に渡す前に見ること

このように分けるだけで、「何をいつ確認するか」が見えやすくなります。大事なのは、リストを増やしすぎないこと。長すぎるチェックリストは、結局見なくなります。

3. 今日使うAI・道具

今日使うのは1つだけです。

• ChatGPT（無料で始められます） … 作業の流れを整理し、確認しやすいチェックリストにしてもらいます。

個人名や利用者名、会社名は入れません。「Aさん」「B社」「〇〇業務」のように伏せて書きます。チェックリストは人に渡すこともあるので、余計な個人情報が混ざらないようにします。

4. 実際にやってみる

そのまま真似できる手順です。いきましょか。

ステップ1：作業の流れを、思いつくまま書く

まずは、きれいに書こうとしなくて大丈夫です。

前日に資料を印刷する
当日、受付に置く
名簿を確認する
終わったら忘れ物を確認する
担当者に報告する

このくらいのメモで十分です。抜けているかもしれない、という前提でAIに渡します。

ステップ2：ChatGPTに、確認リストへ整理してもらう

次の文をそのまま使えます。

次の作業メモを、抜けもれを減らすためのチェックリストにしてください。 「準備前」「当日」「終わる前」「報告・共有」に分けてください。 項目は多すぎないように、重要なものを中心にしてください。 抜けていそうな確認事項があれば、「追加で確認したいこと」として分けてください。 個人名や固有名詞は、Aさん・B社のように伏せたままにしてください。

【作業メモ】 （ここにメモを貼る）

コツは、抜けていそうなことを別枠で出してもらうことです。AIに勝手に決めさせず、「追加で確認したいこと」として分けると、自分で判断しやすくなります。

ステップ3：使う場面に合わせて、短くする

AIが作ったリストを、そのまま全部使う必要はありません。長いと思ったら、続けてこう頼みます。

このチェックリストを、当日見ても迷わないように10項目以内にしてください。 似ている項目はまとめてください。 ただし、安全確認と期限確認は残してください。

持ち物リストを作りたいときも、同じ型で頼めます。

この内容を、持ち物リストとして使える形にしてください。 「必ず必要なもの」「あると安心なもの」「当日確認するもの」に分けてください。 人によって違うものは、勝手に決めず「確認が必要」と書いてください。

最後に、自分の現場で本当に必要な項目だけ残します。

ほー先輩：AIが出したリストは、たたき台やで。最後に「これは要る」「これは要らん」を決めるのは、現場を知ってるあなたや。

5. 完成例

実際にやってみると、こんな感じです。（架空の内容です）

ビフォー（作業メモ）

資料を印刷する
名簿を見る
受付に置く
当日の案内を出す
終わったら忘れ物を見る
担当者に報告する

ChatGPTに整理してもらったチェックリスト

【準備前】
□ 資料を必要部数印刷した
□ 名簿と参加人数を確認した
□ 受付に置くものをまとめた

【当日】
□ 受付に資料と名簿を置いた
□ 案内文を見える場所に出した
□ 変更や欠席があればメモした

【終わる前】
□ 忘れ物がないか確認した
□ 残った資料を片づけた

【報告・共有】
□ 担当者に、変更点や気づきを共有した

【追加で確認したいこと】
・緊急時の連絡先をどこに置くか
・当日変更が出たとき、誰に伝えるか

頭の中で覚え続けるより、見ながら確認できる形になります。新人さんに渡すときも、「これを見ながら進めてね」と言いやすくなります。

6. 使ってみた感想

いちばん助かったのは、不安を頭の中から外に出せたことです。ずっと「大丈夫かな」と思い出し続けるのは、かなり疲れます。チェックリストにしておくと、確認する場所ができます。

良かったのは、AIが「抜けていそうなこと」を別に出してくれるところです。自分では当たり前すぎて書き忘れていたことに気づけます。

一方で、AIのリストをそのまま信じすぎないことも大事です。職場のルール、期限、安全確認、個人情報の扱いは、自分で必ず見ます。並べるのはAI、残すか決めるのは自分。この分担なら、確認の仕事が少し軽くなります。

7. 今日できたこと

今日できたことを、言葉にしておきますね。

• 作業メモを、チェックリストに変えられた。
• 準備前・当日・終わる前・報告に分けて確認できるようになった。
• 持ち物リストにも、同じ型を使えると分かった。
• 抜けていそうな項目を、追加確認として見つけられた。

抜けもれをゼロにしようと、全部を頭で抱えなくて大丈夫です。ひとつずつ見られる形にすれば、不安はちゃんと軽くなります。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：チェックリストは、あなたを縛る紙やない。安心して進めるための手すりやで。忘れたらあかんことを、紙にちょっと預けとこな。