送信前の文章をAIで校正する前に、入力可否・変更箇所・原文を確認する

1. 今日の相談

「メール自体は書けるんです。でも、送る前が怖くて。誤字脱字はないか、敬語は失礼になってへんか。何回も読み返すんですけど、自分で書いた文って、間違ってても正しく見えてしまうんですよね。この前は、送ったあとで誤字に気づいて、ずっと気になってました。かというて、毎回まわりの人に見てもらうのも申し訳なくて」

これ、とてもよく聞く相談です。特に、保護者の方や取引先など、ちゃんとした相手に送る文ほど、送信ボタンの前で手が止まる。自分の文章の誤字は、自分ではいちばん見つけにくいんです。書いた本人は「言いたいこと」を知っているので、脳が勝手に正しく読んでしまうから。

AIは誤字や読みにくい箇所の候補を出せます。ただし、送信直前の文章をそのまま外部AIへ貼ることはしません。まず職場で認められたAI環境か、入力してよい内容かを確認し、校正後は変更箇所を原文へ戻して確かめます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：別の目を借りる前に、その文を外へ渡してええか確かめよ。AIの指摘も候補やから、最後は元の文と見比べるんやで。

大事なのは、入力可否の確認、指摘候補の取得、原文との照合を分けることです。丸ごと書き直させず、「どこが・なぜ気になるか」を候補として出してもらいます。

3. 今日使うAI・道具

使うのは、職場が利用を認め、入力情報の取扱条件を確認したAI環境です。承認状況、利用規約、保存・学習利用、管理者設定が分からない場合は、実際の仕事文を入力せず、架空文で校正の型だけ作ります。

4. 実際にやってみる

そのまま真似できる手順です。いきましょか。

ステップ1：入力してよい文章か確認する

顧客、採用、人事、医療・福祉、契約、会計、事故、未公開情報等を含む文書は、氏名を置き換えただけでは入力しません。社名、部署、連絡先、案件名、金額、日付、珍しい事情、添付内容の組合せでも相手や案件を特定できます。

情報を外すと校正の意味がなくなる場合は、AIを使わず職場の校正担当・承認済みツール・ローカルの機能等へ戻します。

ステップ2：入力可能なコピーへ分ける

元の文書を正本として残し、入力可能なコピーだけを作ります。「A様」「B社」への置換だけで終わらず、特定・推測につながる情報と、外部へ出せない条件を除きます。

ステップ3：AIへ指摘候補だけを頼む

次の指示文へ、ステップ2で作った入力可能なコピーだけを続けます。

次の文章を、送る前にチェックしてください。 ①誤字・脱字、②敬語やていねい語の間違い、③意味が伝わりにくい言い回し、を見つけてください。 全部を書き直すのではなく、「どこが・なぜ気になるか」を箇条書きで教えてください。 私の言葉づかいや内容は、なるべく変えないでください。 数字、日付、固有名詞、宛先、約束、期限、添付は推測せず「原文と要確認」としてください。 事実や条件を足さないでください。

（ここに、送る前の文章を貼る）

コツは「全部を書き直すのではなく、どこが・なぜ、を箇条書きで」の一文です。丸ごと書き換えてもらうと、直った文はきれいでも、あなたの言葉が消えてしまいます。指摘の形にしてもらえば、自分で選んで直せて、しかも次から間違えにくくなります。

ステップ4：変更箇所を原文と照合する

返ってきた指摘を、上から1つずつ見ます。AIの指摘が、全部正しいとは限りません。宛先、固有名詞、数字、日付、金額、期限、否定、例外、約束、添付を元資料と送信画面で確認します。声に出して読むことは補助になりますが、正式条件との照合の代わりにはなりません。

ほー先輩：AIの言うことを全部聞かんでええ。変えた所を元の文と並べて、意味や約束が動いてへんか確かめよな。

5. 完成例

実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空のお知らせの例です）

ビフォー（送る前の文章）

保護者各位

いつもお世話になっております。
来月の運動会につきまして、下記の通りご連絡させていただきます。
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡して下さい。
よろしくお願い致します。

AIの指摘（箇条書き）

・「ご連絡して下さい」→「ご連絡ください」
　（"して"は不要です。「下さい」はひらがな「ください」がやわらかい印象です）
・「お願い致します」→「お願いいたします」
　（この「いたす」は、ひらがなが読みやすいとされています）
・「下記の通り」→「下記のとおり」
　（この「とおり」も、ひらがなが一般的で読みやすいです）
・「ご連絡させていただきます」→「ご案内します」でも十分伝わります
　（「させていただく」は続くと少しくどくなりがちです）

アフター（直したあと）

保護者各位

いつもお世話になっております。
来月の運動会について、下記のとおりご案内します。
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
よろしくお願いいたします。

修正候補は4か所です。一般的な表記には複数の選択肢があり、組織の表記規程や文脈が優先されます。丸ごと書き換えず、必要な箇所だけを人が選び、固有名詞、数字、相手との関係に合う敬語は元の文と照合します。

6. 使うときの注意

個人情報保護委員会は、生成AIサービスへ個人データ等を入力する場合、学習利用の有無や利用規約・プライバシーポリシーを確認し、入力内容を踏まえて適切に判断するよう注意喚起しています。氏名の置換だけを安全確認にしません。

• 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」

AIの指摘をうのみにしません。意図した表現や職場の表記を一般形へ変えたり、元にない意味を足したりすることがあります。元の依頼、正式資料、原文、送信画面と照らして仕上げます。

誤字や敬語だけでなく、宛先、約束、機密情報、添付まで見る場合は、AIで作った社外向け文章の送信前チェックへ進めます。

7. 今日できたこと

今日できたことを、言葉にしておきますね。

• AIへ入力してよい内容と環境を先に確認できた。
• 丸ごと書き直さず、変更候補と理由だけを受け取れた。
• 変更箇所を原文・元資料・送信画面と照合できた。

この型は、メールだけでなく、お便りや掲示、報告書の見直しにも、そのまま使えます。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：AIへ見せてええ文かを確かめる。直した所を元へ戻って確かめる。校正は、その二つまでが一組やで。