やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「上から回ってくる通知とか、規程の文章が、とにかく固いんです。『標記の件につきまして』『ご査収のうえ』みたいな。これをそのまま保護者の方に渡しても、たぶん伝わらへん。でも、自分でやさしく書き直そうとすると、今度は『意味を変えてしもてないかな』って不安になって。結局、固いまま渡してしまうんです」
行政や福祉、保育の現場で、本当によく聞く相談です。難しい言葉は、書いた人は分かっていても、読む人には届かない。かといって、勝手にかみくだくと、大事な意味がずれてしまうかもしれない。この「固いまま渡すか、崩して意味が変わるか」の板挟みで、手が止まってしまう。
この「意味は変えずに、やさしい日本語にする」ところを、なんとかしたい——というのが今日の相談です。
2. 大丈夫です
ほー先輩：大丈夫やで。まず言うとくわ。難しい言葉を難しいまま渡すんは、伝える役目を半分あきらめてるようなもんや。かみくだくのは、手抜きやのうて親切なんやで。ただし一個だけ約束。意味は変えたらあかん。そこだけ守ったら、あとはAIに手伝ってもろたらええ。
そうなんです。やさしい日本語にするコツは、むずかしい言葉を、かんたんな言葉に置き換える。長い文を、短く区切る。専門用語には、説明を添える。この3つです。どれも、読む人にわかりやすく届けるための工夫です。そして、いちばん大事なのは「意味を変えない」こと。
今日は、難しい文章をAIに渡して、やさしい日本語に言い換えてもらいます。そのうえで、専門用語や数字だけは、意味がずれていないか自分で確認します。ここは人の仕事。この確認さえ守れば、AIはとても頼れる言い換えの相棒になります。
3. 今日使うAI・道具
今日使うのは1つだけです。
- ChatGPT（無料で始められます） … 難しい文章を渡して、短い文・やさしい言葉に言い換えてもらいます。専門用語には、かんたんな説明を添えてもらいます。
文章をそのまま貼るだけ。むずかしい操作はありません。
4. 実際にやってみる
そのまま真似できる手順です。いきましょか。
ステップ1：言い換えたい難しい文章を、そのまま用意する
通知や規程の、分かりにくい部分をそのままコピーします。全文でなく、伝えたいところだけでも大丈夫です。
名前や、個人が分かる情報は、渡す前に「A様」などに置き換えましょう。
ステップ2：ChatGPTに、このまま頼む
次の指示文を貼り付けて、ステップ1の文章を続けて貼ります。
次の文章を、やさしい日本語に言い換えてください。 ①長い文は短く区切り、むずかしい言葉は、かんたんな言葉にしてください。 ②専門用語には、かんたんな説明を（かっこ）で添えてください。 ③意味は変えないでください。書いていないことは、足さないでください。 読む人は、その分野にくわしくない一般の方です。
（ここに、難しい文章を貼る）
コツは③「意味は変えないで」と、「読む人は一般の方」の2つです。読む相手を伝えると、AIはちょうどよいやさしさに合わせてくれます。そして「専門用語には説明を添えて」と頼むと、言葉を消さずに、分かるようにしてくれます。
ステップ3：専門用語・数字・期限を、自分で確認する
出てきた文章を読んで、特に専門用語・数字・期限が、元の意味とずれていないかを必ず自分で確認します。やさしくしようとして、AIが大事な条件を省いたり、意味を少し変えてしまうことがあります。制度や手続きの言葉は、正確さがいのち。言い換えはAI、意味が正しいかを決めるのは自分です。迷ったら、元の文と並べて見比べましょう。
ほー先輩：やさしくすることと、いいかげんにすることは、ちがうで。かんたんな言葉にしても、中身はきっちり同じ。そこだけは、あなたの目で守ったってな。
5. 完成例
実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空の通知の例です）
ビフォー（固い通知文）
標記の件につきまして、下記のとおり周知いたしますので、
ご査収のうえ、期日までにご提出賜りますようお願い申し上げます。
なお、不備がある場合は受理いたしかねます。
アフター（ChatGPTがやさしい日本語にしたもの）
このことについて、下記のとおりお知らせします。
内容をご確認のうえ、期日までにご提出ください。
（「ご査収」＝内容を確認して受け取ること）
書類に足りないところがあると、お預かりできないことがあります。
ご不明な点は、お気軽にお問い合わせください。
固い通知が、意味はそのままで、やさしい言葉になりました。「ご査収」のような言葉には、かんたんな説明も添えています。かかった時間は5分ほどです。
6. 使ってみた感想
いちばん良かったのは、難しい言葉の前で固まらずに、伝わる文章にできたことです。「これで伝わるかな」という不安が、ぐっと減りました。
うれしかったのは、専門用語に説明を添えると、ぐっと親切な文になること。言葉を消すのではなく、「これはこういう意味ですよ」と添えるだけで、読む人の安心感が変わります。
一方で、いちばん気をつけたいのは、やさしくしすぎて意味が変わること。特に、期限・金額・手続きの条件など、正確さが必要なところは、必ず元の文と見比べて確認します。やさしくするのは、いいかげんにすることではありません。中身はきっちり同じまま、入り口だけをやさしくする。この線引きを守れば、やさしい日本語は、相手を大事にする一番の方法になります。
7. 今日できたこと
今日できたことを、言葉にしておきますね。
- 難しい文章を、意味を変えずにやさしい日本語に言い換えられた。
- 「専門用語には説明を添える・意味は変えない」という言い換えの型を覚えた。
- 専門用語・数字・期限は自分で確認する、という安全確認を守れた。
これは、通知だけでなく、お知らせやマニュアルを、外の人にわかりやすく渡したいときにも、そのまま使えます。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：難しいことを、難しいまま渡すんは簡単や。でも、それをやさしい言葉に直すのは、ひと手間かかる。そのひと手間を惜しまへんことが、相手への思いやりなんやで。むずかしい言葉の裏には、いつも「伝えたい中身」がある。その中身を、まっすぐ相手に渡せたら、それでもう十分や。今日もていねいやったな。