やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「メール本文はなんとか書けたんです。でも最後に件名で止まってしまって。毎回『お知らせ』『ご連絡』『お願い』みたいな件名になってしまいます。用件は分かるようにしたいけれど、本文にない期限や強い言葉を足したくありません」
これ、地味ですがとても多い相談です。本文を書くことに力を使い切って、最後の件名が雑になる。すると、相手の受信箱の中で何のメールか分かりにくくなります。大事な連絡なのに、あとで探しにくい。急ぎなのか、確認だけなのかも伝わらない。
この「メールの件名を、本文と食い違わない短い案内にする」ところを、今日は整えます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：大丈夫やで。件名は、うまいコピーを書かなあかん場所やない。相手が「何のメールか」を迷わんようにする道しるべや。中身が分かる一言にしたら、それで十分ええんやで。
そうなんです。良い件名は、派手な言葉ではありません。何の用件か、相手に何をしてほしいか、正式な期限があるかを本文から確かめ、短く表すものです。
実際のメール本文、要約、添付、宛先、案件情報はAIへ渡しません。仮名へ置き換えても、用件・日付・役割の組み合わせから相手や案件が分かることがあるためです。AIを使う場合は、架空例から空の確認型を作る所まで。実際の件名は、普段のメール画面で本文と照合して人が付けます。
3. 今日使うAI・道具
使うものは二つです。
- 普段のメール画面 … 実際の本文、宛先、添付、正式な期限を確認し、件名を確定します。
- ChatGPT（任意） … 架空の用件だけを使い、件名を確認するための空の型を作ります。実際の本文やその要約は入力しません。
AIを使えない職場なら、下の確認型をそのまま使えます。本文を外へ移す必要はありません。
4. 実際にやってみる
そのまま真似できる手順です。いきましょか。
ステップ1：正式なメール画面で、四つだけ確認する
本文をコピーせず、普段のメール画面で次を確認します。
- 用件は何か
- 相手に求める行動はあるか
- 正式な期限は本文や元資料にあるか
- 文書名・会議名・案件名を件名へ出してよいか
期限がないのに日付を足したり、社外秘の案件名を件名へ出したりしません。「至急」「重要」は、職場の正式な扱いと本文に根拠がある場合だけ使います。
ステップ2：必要なら、架空例で空の確認型を作る
実在するメールや案件には使わず、メール件名を確認する空の型を作ってください。 項目は「用件」「相手に求める行動」「正式な期限の有無」「件名へ出してよい文書名・会議名」「至急・重要の正式指定」にしてください。 本文にない期限、緊急性、承認、約束を足さないための確認欄も付けてください。
【架空の例】 用件：架空の面談候補日の確認 相手に求める行動：候補を一つ選ぶ 正式な期限：なし 件名へ出してよい名称：面談 至急・重要の指定：なし
ここで作るのは型だけです。実メールの本文、抜粋、要約、ファイル名、相手の事情は追加しません。
ステップ3：人が正式な本文から件名を書く
空の型を横に置き、実際の本文から人が件名を書きます。たとえば「面談候補日のご確認」「資料Aの確認のお願い」のように、用件と行動を短くします。期限を入れるなら、本文と正式な予定表の両方に同じ日付があるか確認します。
ステップ4：件名・本文・宛先・添付を一緒に確認する
件名に「回答のお願い」と入れたなら、本文にも何を回答してほしいかが書かれているか。件名に日付を入れたなら、本文の日付と一致するか。返信・転送では過去の件名が残るため、現在の用件と合うかも見ます。最後に宛先、CC、添付、共有権限を職場の手順で確認します。
ほー先輩：件名だけ立派で、中身とズレてたらあかんで。読む人が「ああ、この件ね」と分かる。それがええ件名や。
5. 完成例
実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空の内容です）
ビフォー（本文はあるけど件名が弱い）
件名：お知らせ
A様
お世話になっております。
来週の面談について、下記の候補日でご都合のよい日時を
お知らせいただけますでしょうか。
・7月15日（火）午後
・7月17日（木）午前
・7月22日（火）午後
アフター（本文を見ながら人が確かめた件名）
件名：面談候補日のご確認
「お知らせ」だけより用件が分かります。本文には候補日を選んでほしい旨があり、正式な回答期限はないため、件名に日付や「至急」は足していません。
6. 件名を選ぶときの基準
件名は、目立たせるためのコピーではなく、受信箱で用件を見つけるための短い案内です。本文にない約束や締切を足さず、「何の連絡か」「何を確認してほしいか」が分かる案を選びます。
「至急」「重要」「確認必須」は、本当にその扱いが必要なときだけ使います。あおる言葉を増やすと、普段の連絡との区別がつきにくくなります。
空の型をAIで作った場合も、実際の件名は本文との一致、宛先、日付、機密情報の含み方を人が確認して付けます。実メールを扱うのは正式なメール環境、送る相手に誠実かを決めるのは人です。
英語の返信で件名と本文を一緒に整える場合は、英語メール返信を日本語の判断から組み立てる手順を使えます。返事がない相手へ再度送る件名なら、強い言葉を足す前に催促・リマインドメールの件名と例文で、元の連絡日と確認したいことを分けます。
7. 今日できたこと
今日できたことを、言葉にしておきますね。
- 実メールをAIへ渡さず、用件・行動・期限を正式な本文から確認できた。
- 「本文と一致させる・あおらない・機密を件名へ出さない」という型を持てた。
- 件名、本文、宛先、添付を一緒に照合できた。
件名だけを独立して考えず、本文と同じ確認工程に置くことで、食い違いや不要な情報露出を減らせます。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：件名は、読む人のための道しるべや。「開いてもらう」より、「迷わせへん」が先やで。中身が分かる一言にしておくだけで、相手の探す時間も、考える時間も減らせる。小さいけど、ちゃんと気づかいや。今日もていねいやったな。