英語メールは、原文を正式な環境で確認してから返信する

1. 今日の相談

「海外のお客さまから英語のメールが届きました。翻訳すると意味は何となく分かります。でも翻訳結果をそのまま信じて返信して、納期や数量を約束してしまわないか不安です」

英語メールは、翻訳と返信を一度にやろうとすると難しくなります。受信内容の確認→日本語で返す内容を決定→英文へ変換→意味をもう一度確認の4段階に分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：英語が得意やなくても、返事の中身は決められる。「受け取りました」「この点を確認します」「いつ返します」。まず日本語で三つ書こか。

3. 今日使うAI・道具

• 正式なメール・翻訳環境 … 実際の受信英文、送信元、過去のやり取り、添付、契約、納期を確認します。
• ChatGPT（任意） … 実務と無関係な架空英文から、返信時の空の確認型と一般的な言い回しを作ります。

不審な送信元、リンク、添付ファイルがある場合は開かず、公式サイトや既知の連絡先など別経路で確認します。使うのは、職場で承認されたAI環境・アカウントだけです。未承認なら、実際のメールを渡さず、架空の短文で練習します。

社名、氏名、メールアドレス、金額、契約条件、注文番号を記号へ置き換えても、文面の組み合わせから相手や取引が分かることがあります。記号化は匿名化でも入力許可でもありません。実際の英文、抜粋、要約、署名、引用された過去メール、案件名、添付内容はAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

ステップ1：実際の受信内容を正式な環境で確認する

送信元、相手が求めていること、期限、数量、金額、条件、添付、過去の合意を、正式なメール・契約・注文記録で人が確認します。意味が曖昧なら語学担当者、取引責任者、必要な専門家へ原文のまま正式経路で確認します。

ステップ2：返す内容を日本語で決める

受信したことを伝える
在庫と納期は確認中で、明日までに返答する
現時点では数量や価格を確約しない

ステップ3：架空例の空の型を使い、正式な画面で英文を書く

実在する取引には使わず、英文返信の空の型を作ってください。 「受領」「相手の質問の復唱」「確認済みの回答」「未確認事項」 「人が承認した次の行動・期限」「結び」をすべて（　　）の空欄にしてください。 新しい約束、期限、金額、条件、謝罪理由を足さない注意欄も付けてください。

【完全な架空例】架空商品の在庫確認に対する返信

AIで作るのは空の型だけです。実際に返す日本語、英文、数量、日付、条件は正式なメール画面で人が入れます。英文を別の承認済み手段で日本語へ戻し、決めた内容とずれていないか確認します。逆翻訳は正確性の保証ではありません。

ステップ4：宛先・日付・時差を送信画面で確認する

返信先、CC、引用された過去メール、添付ファイルを確認します。07/08のように国で読み方が変わる日付は月名を書き、締切時刻には必要に応じてタイムゾーンを添えます。人が決めていない約束が空の型、署名、定型文から混ざっていないかも見直します。

5. 完成例

Subject: Re: Product availability

Thank you for your message. We are currently checking the availability and delivery schedule.
We will get back to you by tomorrow. No quantity or price has been confirmed at this time.

日本語の意味：
ご連絡ありがとうございます。在庫と納期を確認しています。
明日までに返信します。現時点で数量や価格は確定していません。

場面別の返信例（そのまま使えます）

① 受け取ったことだけ先に伝える

Subject: Re: [元の件名]

Thank you for your email. I have received it and am checking the details.
I will reply by [曜日/日付].

ご連絡ありがとうございます。受け取りました。内容を確認しています。
[曜日/日付]までにご返信します。

② すぐ答えられないと伝える

Thank you for your message. I need to confirm this with the person in charge.
I will get back to you once I have the details. I am sorry for the wait.

ご連絡ありがとうございます。担当者に確認が必要です。
分かりしだいご返信します。お待たせして申し訳ありません。

③ 資料や情報を送る

Please find the [資料名] attached. Let me know if anything is unclear.

[資料名]を添付しました。ご不明な点があればお知らせください。

④ お願いする

Could you please send us [必要なもの] by [期限]?
This is to [理由]. Thank you for your help.

[期限]までに[必要なもの]をお送りいただけますでしょうか。
[理由]のためです。ご協力ありがとうございます。

⑤ 断る・できないと伝える

Thank you for asking. Unfortunately, we are not able to [できないこと] at this time.
[代替案があれば] Would [代替案] work for you?

お問い合わせありがとうございます。申し訳ありませんが、現時点では[できないこと]は難しい状況です。
[代替案]でしたらいかがでしょうか。

⑥ お詫びする（原因が分かる前）

I am sorry for the trouble this has caused. We are checking what happened
and will update you by [日時]. 

ご迷惑をおかけして申し訳ありません。状況を確認しており、
[日時]までにご連絡します。

角括弧の部分は、必ず元のメールや正式な資料を見ながら自分で埋めてください。ここをAIに埋めさせないことが、この記事でいちばん大事な線です。

日本語のていねいさを、そのまま英語にしない

「お世話になっております」「よろしくお願いいたします」は、英語のビジネスメールに対応する定型がありません。無理に訳すと不自然になります。

• 書き出しは Thank you for your email. や I hope you are well. で十分
• 結びは Thank you. Best regards, で十分
• 過度な謝罪（I am terribly sorry for bothering you）は、かえって不安を与えます

短いほうが読みやすく、誤解も少なくなります。

日本語の問い合わせ返信を型にしておくなら、問い合わせ返信の例文とテンプレも合わせて使えます。

受領・確認中・資料送付など、場面ごとの型をまとめて手元に置きたい場合は、やさしいAI文例・プロンプト100にも収録しています（PDF・無料サンプルあり）。

6. 使う前に確認したいこと

契約、法律、請求・価格交渉、重要な納期、権利義務に関わる英文は、AIの翻訳だけで送信しません。語学担当者、取引責任者、必要な専門家が原文と返信を確認します。AIが自然な英文を作れても、商習慣や法的意味まで保証するものではありません。

送信元の表示名だけで相手を判断せず、メールアドレスのドメインと過去の連絡先を確認します。支払い先や口座変更の依頼はメールだけで処理せず、職場で定めた別経路の確認を優先します。

7. 今日できたこと

• 英文の意味確認と返信作成を分けられた。
• 実際の英文、抜粋、要約をAIへ渡さず、正式な環境で相手や取引を確認できた。
• 逆翻訳の限界と、人による確認が必要な境目が分かった。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：英語のうまさより、約束してええことを自分で決めたんが大事や。短くても、意味を確かめた返事はちゃんと届くで。