やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「海外のお客さまから英語のメールが届きました。翻訳すると意味は何となく分かります。でも翻訳結果をそのまま信じて返信して、納期や数量を約束してしまわないか不安です」
英語メールは、翻訳と返信を一度にやろうとすると難しくなります。受信内容の確認→日本語で返す内容を決定→英文へ変換→意味をもう一度確認の4段階に分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：英語が得意やなくても、返事の中身は決められる。「受け取りました」「この点を確認します」「いつ返します」。まず日本語で三つ書こか。
3. 今日使うAI・道具
- ChatGPT … 伏せ字にした英文の要点確認と、決定済みの日本語から英文の下書きを作ります。
不審な送信元、リンク、添付ファイルがある場合は開かず、公式サイトや既知の連絡先など別経路で確認します。使うのは、職場で承認されたAI環境・アカウントだけです。未承認なら、実際のメールを渡さず、架空の短文で練習します。
社名、氏名、メールアドレス、金額、契約条件、注文番号は必要最小限の記号へ置き換えます。署名、引用された過去メール、案件名、添付内容も削除します。記号化は匿名化ではありません。文面の組み合わせから相手や取引が分かる場合は全文を貼らず、確認したい一文だけを架空化・抜粋して使います。
4. 実際にやってみる
ステップ1：受信内容の意味だけ確認する
次の英文メールを日本語で要約してください。 ①相手が求めていること、②期限、③数量・金額・条件、④こちらが確認すべきことに分けてください。 書かれていない意図や背景を推測しないでください。 曖昧な表現は「要確認」としてください。
【固有情報を置き換えた英文】（ここに貼る）
ステップ2：返す内容を日本語で決める
受信したことを伝える
在庫と納期は確認中で、明日までに返答する
現時点では数量や価格を確約しない
ステップ3：短い英文と日本語訳を作る
次の日本語だけを使い、簡潔で丁寧な英文メールを作ってください。 新しい約束、期限、金額、条件、謝罪理由を足さないでください。 件名、英文、日本語訳の順に示してください。 判断できない箇所は「要確認」としてください。
【返す内容】（ここに貼る）
英文をもう一度日本語へ訳し、最初に決めた内容とずれていないか確認します。逆翻訳は正確性の保証ではなく、ずれに気づく補助です。
5. 完成例
Subject: Re: Product availability
Thank you for your message. We are currently checking the availability and delivery schedule.
We will get back to you by tomorrow. No quantity or price has been confirmed at this time.
日本語の意味：
ご連絡ありがとうございます。在庫と納期を確認しています。
明日までに返信します。現時点で数量や価格は確定していません。
6. 使う前に確認したいこと
契約、法律、請求・価格交渉、重要な納期、権利義務に関わる英文は、AIの翻訳だけで送信しません。語学担当者、取引責任者、必要な専門家が原文と返信を確認します。AIが自然な英文を作れても、商習慣や法的意味まで保証するものではありません。
7. 今日できたこと
- 英文の意味確認と返信作成を分けられた。
- 承認された環境で、相手や取引が分かる情報を必要最小限にして相談できた。
- 逆翻訳の限界と、人による確認が必要な境目が分かった。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：英語のうまさより、約束してええことを自分で決めたんが大事や。短くても、意味を確かめた返事はちゃんと届くで。