やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「共有フォルダに『企画書_最終』『企画書_最終_修正』『これが本当の最終』が並んでいます。担当者ごとに名前が違い、探すだけで時間がかかります。ルールを決めたいけれど、細かすぎると続きません」
命名ルールは、きれいに整理するためではなく、次に探す人が迷わないために作ります。最初から全フォルダを直さず、よく使う一つの場所で試します。
2. 大丈夫です
ほー先輩：実際のファイル一覧をAIに見せんでも作れるで。「日付がばらばら」「最終版が複数」「担当名の書き方が違う」。困り方だけ教えよか。
実在のファイル名には顧客名、案件名、人名、未公開情報が含まれます。AIへ渡すのは架空例と困りごとのパターンだけです。
3. 今日使うAI・道具
- ChatGPT … 架空例から、短く続けやすい命名ルールの候補を作ります。
共有フォルダの画面、ファイル一覧、パス、社内システム名は貼りません。ルールの最終決定、周知、既存ファイルの変更範囲は職場で合意します。
4. 実際にやってみる
ステップ1：困り方を一般化する
・日付の順番が人によって違う
・「最終」「最新版」が複数ある
・同じ書類でも名前が違う
・長すぎて途中が見えない
・誰が更新した版か分からない
ステップ2：小さなルール候補を頼む
次の困りごとを減らす、ファイル名とフォルダ名のルール案を作ってください。 実在の案件名・顧客名・人名は使わず、架空例だけにしてください。 日付形式、項目の順番、版の表し方、使わない言葉・記号を示してください。 ルールは5項目以内で、PCに不慣れな人にも続けやすくしてください。 最後に、2週間試したあと確認する質問を3つ付けてください。
【困りごとのパターン】（ここに貼る）
ステップ3：一つのフォルダで試す
責任者と、ふだんフォルダを使う人がルール案を確認し、対象フォルダ、開始日、旧ファイルを変更するかを決めます。2週間後に「探しやすいか」「長すぎないか」「例外が多くないか」を見直します。
5. 完成例
【ファイル名】YYYYMMDD_書類種類_内容_版
架空例：20260712_議事メモ_定例会_v01
ルール
1. 日付は8桁で先頭に置く
2. 区切りは半角アンダーバーにそろえる
3. 「最終」「最新版」は使わず、v01・v02で表す
4. 人名・顧客名は必要性と職場ルールを確認する
5. 版が確定したら、承認済みの保管場所へ移す
見直し日：2週間後
2週間後に確認する質問
・目当てのファイルに、前より早くたどり着けているか
・ファイル名が長くなりすぎていないか
・ルールに当てはまらない例外が増えていないか
これは架空例です。職場のOS、共有サービス、保存ルールに合う文字を選びます。
6. 使う前に確認したいこと
一括変更はリンク切れ、同期エラー、監査記録の欠損につながることがあります。既存ファイルをまとめて改名せず、バックアップ、権限、文書管理ルールを責任者と確認します。AIにファイル操作や削除を任せる記事ではありません。
7. 今日できたこと
- 実在のファイル名をAIへ渡さず、命名ルールの候補を作れた。
- 「最終版」を増やさず、版番号で表す方法を決められた。
- 小さく試し、見直す日まで職場で合意できた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：名前をそろえるんは、未来の自分と次の担当者への道しるべや。まず一つのフォルダから、無理なく始めたらええで。