上司への相談メールを、状況・困りごと・お願いの3点で書く

1. 今日の相談

「仕事で判断に迷うことがあり、上司へ相談したいです。でも、事情を全部説明しようとするとメールが長くなります。結局、何を聞きたいのか自分でも分からなくなって、送れないまま時間が過ぎてしまいます」

相談メールでは、最初から正しい答えを書く必要はありません。相手が判断するために必要な材料と、こちらが何をお願いしたいのかが見えれば十分です。

今日は、手元のメモを状況・困りごと・お願いの3点に分けて、短い相談メールの下書きにします。

2. 大丈夫です

ほー先輩：相談は、きれいな答えを見せる場やないで。今分かってることと、迷ってるところを分けたら、相手も判断しやすうなるで。

相談が長くなるのは、状況説明と自分の考えとお願いが、一つの段落に混ざっているからかもしれません。

AIには、その3つを仮に並べ直してもらいます。どの案を選ぶか、誰に相談するか、いつまでに対応するかを決めるのは、上司や職場の役目です。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTです。

社内の相談には、顧客名・社員名・案件名・金額・取引条件などが含まれることがあります。職場で承認されたAI環境がある場合だけ使い、必要な情報だけを選びます。名前は「Aさん」、会社名は「B社」、案件名は「案件X」のように置き換えます。

承認された環境がない場合は、実際の相談内容を入力せず、架空の例で文章の型だけ練習します。

4. 実際にやってみる

ステップ1：いま確認できている状況を書く

「見積書を受け取った」「締切は金曜日」など、確認できている事実だけを書きます。相手の意図や原因は推測しません。

ステップ2：どこで困っているかを書く

「2案のどちらを選ぶか判断できない」「社内ルールの確認先が分からない」のように、自分が止まっている場所を一つに絞ります。

ステップ3：何をお願いしたいかを書く

「どちらの案で進めるか判断してほしい」「確認先を教えてほしい」など、相手にお願いしたいことを一文にします。

ステップ4：次の指示文と一緒にAIへ渡す

次のメモを、上司へ送る相談メールの下書きにしてください。 「状況」「困っていること」「お願い」の順で、短く読みやすくしてください。 メモにない原因、事情、相手の意図、期限、約束は推測して付け足さないでください。 判断できない内容は「要確認」と残してください。 件名案も1つ付けてください。

【メモ】 （個人や会社が分かる情報を置き換えて貼る）

5. 完成例

以下は架空の相談です。

AIへ渡すメモ

B社から備品の見積書が届いた。
プランAは予算内、プランBは予算を少し超える。
必要な機能の確認はまだできていない。
金曜日までに返事が必要。
どちらで進めるか相談したい。

AIが整えた下書き

件名：備品の見積もりプランについてのご相談

お疲れさまです。
B社から備品の見積書が届きました。プランAは予算内、プランBは予算を少し超えています。
必要な機能の確認がまだできておらず、どちらを選ぶか判断に迷っています。
金曜日までに返事が必要なため、進めるプランについてご相談できますでしょうか。

入力にない機能や判断理由は増えていません。上司に決めてほしい内容も、一文で見える形になりました。

6. 使うときの注意

相談メールは、AIが作った文章だけを見て送りません。元の見積書や職場の記録と照らし、金額・期限・宛先が正しいかを確認します。

事故・けが・情報漏えい・重大な顧客対応など、急いで報告すべき内容はメール作りより先に、職場で決められた連絡経路を使ってください。

電話で相談する前のメモを作りたい場合は、電話をかける前の話すことメモも使えます。

7. 今日できたこと

• 状況・困りごと・お願いを分けられた。
• AIに対応や結論を決めさせず、相談メールの下書きを作れた。
• 送る前に、人が確認するポイントを残せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：相談できるのも、仕事を前に進める力やで。全部を抱え込まず、今分かってる3点から渡してみよな。