新しいツール導入の社内案内を、押しつけずに書く

1. 今日の相談

「職場で新しいツールを使うことになり、案内文を任されました。機能を説明すると長くなるし、『とにかく使ってください』では押しつけに見えそうです。何を最初に伝えればよいでしょうか」

新しい道具の案内で知りたいのは、機能の数よりも「自分が対象か」「何が変わるか」「最初に何をすればよいか」です。

今日は、確定している情報だけを使って、対象者・変わること・最初の一歩・確認先が見える社内案内を作ります。

2. 大丈夫です

ほー先輩：全部を一回で覚えてもらわんでええんやで。最初にすることが一つ分かったら、そこから試せるで。

導入案内は、ツールの宣伝文ではありません。使う人が準備できるように、決まったことと未決定のことを分けて伝える文です。

AIには説明の順番を整えてもらいますが、導入日・対象者・利用ルール・費用・問い合わせ先を勝手に作らせません。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTです。

導入前の資料には、社内URL・アカウント情報・契約内容・未公開の運用ルールが含まれることがあります。職場で承認されたAI環境がある場合だけ使い、案内に必要な確定情報を自分のメモへ移してから渡します。

パスワード、招待コード、個別のログインURL、社員名簿はAIへ入力しません。

4. 実際にやってみる

ステップ1：確定した情報と未決定を分ける

開始日、対象者、使う場面、最初の操作、確認先を書きます。決まっていないものは「調整中」「要確認」とします。

ステップ2：使う人にとって変わることを書く

「申請方法が紙からWebへ変わる」「最初の1週間は練習期間」のように、日々の仕事で変わる点を一つずつ書きます。

ステップ3：最初の一歩を一つに絞る

「案内日にログインを確認する」「説明会に参加する」など、最初にしてほしいことを一つ書きます。手順が多い場合は、詳しいマニュアルを別にします。

ステップ4：次の指示文と一緒にAIへ渡す

次のメモを、新しい業務ツールの社内案内文にしてください。 「何が始まるか」「対象者」「変わること」「最初にすること」「困ったときの確認先」の順で、短く整理してください。 機能を大げさにほめたり、利用を強制するような表現は避けてください。 メモにない開始日、対象者、費用、機能、安全性、利用ルール、問い合わせ先は推測して付け足さないでください。 未決定の内容は「要確認」と残してください。

【確定しているメモ】 （機密情報を除いて貼る）

5. 完成例

以下は架空の職場の例です。

AIへ渡すメモ

来月1日から申請ツールAを試験導入する。
対象はチームX。
備品申請が紙からWeb入力に変わる。
最初の2週間は試行期間。
初日に案内ページからログイン確認をしてほしい。
質問先は総務担当。受付時間は要確認。

AIが整えた下書き

件名：申請ツールAの試験導入について

来月1日から、チームXを対象に申請ツールAを試験導入します。
これまで紙で行っていた備品申請が、Web入力に変わります。
最初の2週間は試行期間です。初日に案内ページからログインできるかをご確認ください。
ご不明な点は総務担当へお知らせください。受付時間は要確認です。

入力にない機能や安全性は説明していません。未確定の受付時間も、勝手に埋めず「要確認」のまま残しています。

6. 使うときの注意

社内案内を公開する前に、導入責任者・情報システム担当・総務など、職場で決められた確認先に見てもらいます。AIの下書きだけで利用ルールや安全性を確定しません。

また、使いにくさや不安を伝える窓口も案内します。「分からない人は自己責任」にせず、試行期間や問い合わせ方法を示すと、押しつけ感を減らせます。

詳しい操作を手順書にしたい場合は、作業のやり方を手順書にまとめる方法へ進めます。

7. 今日できたこと

• 機能一覧ではなく、使う人に必要な情報を先に書けた。
• 未決定の内容をAIに作らせず、「要確認」で残せた。
• 最初の一歩と、困ったときの確認先を案内できた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：新しい道具は、分からんことがあって当たり前や。最初の一歩と質問先が見えたら、みんなで試しやすうなるで。