やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「来週の会議で説明する資料、私がまとめることになったんです。話したいことは頭にあるんですけど、いざパソコンの前に座ると、何から書いたらいいか分からなくなって……」
白紙の資料を前に固まってしまう。これも本当によく聞く相談です。伝えたいことは、実はたくさんある。現状こうで、こういう提案があって、ここは皆に相談したくて。でも、それをどの順番で並べたら伝わるのかが分からない。書いては消し、消しては書いて、1時間たってもタイトルしかできていない——。
この「白紙のしんどさ」をなんとかしたい、というのが今日の相談です。
2. 大丈夫です
ほー先輩：大丈夫やで。ただし、頭の中の記憶や提案をそのまま事実にせんとこな。会議の目的と正本を先に確かめて、確認済み・提案・未確認を分けるんや。
会議資料では、事実、推測、提案、決めたいことを混ぜないことが大切です。今日やるのは、会議の目的・決定権・配布範囲・正本を確認し、見出しごとに根拠を置くことです。
AIを使うなら、実際の会議・案件・顧客・職員・数字を入れず、架空例で空の骨組みだけを作ります。
3. 今日使うAI・道具
今日使うのは1つだけです。
- ChatGPT … 実際の会議内容と関係のない架空例から、目的・確認済み事実・提案・論点・決定事項・未確認の空の型を作る場合に使います。
実際の資料は職場で承認されたPowerPoint、Word等で作り、出典・更新日・配布範囲・版番号を残します。
4. 実際にやってみる
順番にいきましょか。
ステップ1：目的・決定権・正本を確認する
何を決める会議か、誰に決定権があるか、誰まで配布するか、どの資料・記録・集計を正本にするか確認します。数字には基準日と出典を付けます。
ステップ2：架空例で空の骨組みを作る
次の指示文へ、実務と無関係な架空の材料を続けて貼ります。
次の架空のメモから、会議で使う1枚資料の空の型を作ってください。 「目的」「確認済みの事実」「提案」「論点」「決めたいこと」「未確認」に分けてください。 メモにない情報は付け足さないでください。 各事実に「出典」「基準日」「確認者」の欄を付けてください。
（ここに、実務と無関係な架空の材料を貼る）
「目的・現状・提案・相談したいこと」の4つは、たいていの会議資料に効く並び方です。テーマが違うときは、この4つの名前を差し替えるだけで使い回せます。
ステップ3：承認された資料で内容を配置する
空の骨組みを承認された資料へ移し、確認済み事実は正本から、提案は提案者から、決めたいことは会議責任者から人が記入します。数字・日付・原因・効果・担当・期限をAIに補わせません。
ほー先輩：骨組みができても勝負はついてへんで。参加者が判断できる根拠と、未確認の印がそろってるかを確かめよな。
5. 完成例
実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空の事業所・架空の内容です）
ビフォー（順番を気にせず書き出したネタ）
送迎の出発が最近ぎりぎり 準備に時間かかってる
チェックリスト作ったらどうか
先月ヒヤッとしたこと1件あった
誰がリスト作るか決めたい
出発10分前集合にしたい あと車の鍵の置き場所
アフター（ChatGPTが立てた骨組み）
【目的】
・送迎の出発準備を見直し、時間に余裕を持てるようにする
【現状】
・出発準備に時間がかかり、出発がぎりぎりになっている
・先月、ヒヤッとする事例が1件あった
【提案】
・準備のチェックリストを作る
・出発10分前集合にする
・車の鍵の置き場所を決める
【相談したいこと】
・チェックリストの作成を誰が担当するか
これは架空例の骨組みです。実務では、送迎・安全・事故等の内容をAIへ渡さず、正式記録・安全担当・責任者の確認を先に行います。
6. 資料にする前後の確認
会議資料は、背景・確認済み事実・提案・論点・決めたいこと・未確認に分けると、参加者が根拠へ戻りやすくなります。実際の材料はAIへ渡さず、承認された資料上で人が配置します。
架空例で作った骨組みも、参加者が判断するための欄が足りているか、話す順番が会議の目的に合うかを人が確認します。AIが作った順番をそのまま採用せず、「何を決める会議か」に戻って整えてください。
7. 今日できたこと
今日できたことを、言葉にしておきますね。
- 会議の目的・決定権・配布範囲・正本を確認できた。
- 架空例で、事実・提案・論点・決定・未確認を分ける空の型を作れた。
- 実際の内容を承認された資料へ人が配置し、出典・基準日・確認者を残せた。
次に資料を頼まれたときも、まず書き出すところから始めれば大丈夫です。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：白紙を埋めることより、事実・提案・未確認を混ぜへんことが大事やで。根拠へ戻れる資料を、確認者と一緒に作ろな。