欠品・入荷遅れのお知らせを、次の選択肢まで分かる文章にする

1. 今日の相談

「注文を受けた商品が欠品しました。入荷日はまだ確定していません。お詫びだけでは足りない気がしますが、何を書けばよいでしょうか」

欠品のお知らせは、謝罪の長さよりも、何が用意できないか、今どこまで分かっているか、どんな選択肢があるか、次はいつ連絡するかが大切です。

AIは情報を読みやすい順へ整えられます。ただし、入荷日、代替商品、返金可否を推測させません。

2. 大丈夫です

ほー先輩：未定を無理に埋めんでええで。「分かったら連絡」やなく、次に確認する日を決めよ。

入荷日が未定でも、案内はできます。「現在確認中」「次回は○日に状況をお知らせします」と、確定情報と次の確認を分けます。

待つ、別商品を検討する、注文を取り消すなどの対応は、実際に提供できるものだけを示します。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、在庫表、仕入先からの連絡、注文条件、返金・変更ルールです。顧客名、注文番号、住所、連絡先はAIへ渡しません。

商品名も未公開情報を含む場合は「商品A」へ置き換えます。正確な名称は、AI画面ではなく承認された送信画面で人が入れます。

4. 実際にやってみる

1. 五つの事実を集める

対象商品、欠品の状態、現在の見込み、提供できる対応、次の連絡日を元資料から拾います。

2. 確定と未確定を分ける

「来週入荷予定」と「仕入先へ確認中」を混ぜません。日付に根拠がなければ要確認にします。

3. AIへ下書きを頼む

以下は架空の欠品対応メモです。
「お詫び」「対象商品」「現在分かっていること」「選べる対応」
「次の連絡日」の順で、短いお知らせを作ってください。

メモにない入荷日、原因、代替品、返金条件を付け足さないでください。
未確定の内容は「要確認」と残してください。

【対応メモ】
（注文や顧客が分かる情報を除いたメモ）

4. 注文ごとの条件を確認する

支払済みか、発送前か、セット商品の一部かで対応が変わります。AIの共通文をそのまま全員へ送りません。

5. 掲載先と在庫表示をそろえる

メールだけでなく、商品ページ、店頭表示、予約・注文画面の在庫表示も更新します。

5. 完成例

以下は架空の例です。

件名：商品Aの欠品について

このたびは商品Aをご注文いただき、ありがとうございます。
現在、商品Aは欠品しており、入荷日を仕入先へ確認しています。

現時点でご案内できる対応は次のとおりです。
・入荷まで待つ
・代替商品を検討する（候補は要確認）
・注文の取り消しを相談する

7月20日までに、入荷状況をあらためてご連絡します。
ご迷惑をおかけし、申し訳ありません。

入荷日を作らず、次に状況を知らせる日だけを明確にしています。

6. 使うときの注意

返金、キャンセル、代替品、分割発送は、利用規約と注文条件を責任者が確認します。安全性や品質に関わる回収・販売停止は、通常の欠品案内ではなく職場の正式手順を優先します。

案内後は、連絡済みの注文と未対応の注文を分け、必要な担当者だけが見られる場所で管理します。

7. 今日できたこと

• 欠品の確定情報と未確定情報を分けられた。
• 入荷日を推測せず、次の連絡日を示せた。
• 実際に提供できる選択肢だけを書けた。
• 在庫表示と個別連絡をそろえられた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：言いにくい知らせほど、次にどうできるかが見えたら安心につながるで。