やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「保護者の皆さんへのお知らせ文がずっと苦手で……。用件は決まってるんです。でも文にすると、お役所みたいに硬すぎる気がしたり、崩すと馴れ馴れしくないか不安になったり。毎回、前のおたよりを引っ張り出して、つぎはぎで作ってます」
行事のお知らせ、持ち物のお願い、日程変更の連絡。用件そのものは3行で済むのに、「どう包むか」で30分悩む。しかも保護者向けの文章は、事業所の印象そのものになるから、余計に緊張する——。
このトーンの悩み、なんとかならへんかな、というのが今日の相談です。
2. 大丈夫です
ほー先輩：大丈夫やで。トーンで悩むんは、文章が下手やからやない。相手のことを考えてる証拠や。そして「やわらかく、丁寧に」みたいなトーンの注文は、AIに言葉で頼めるんやで。
そうなんです。今日のいちばんのポイントはここです。AIには、内容だけでなくトーンを注文できます。「やわらかく」「丁寧に、でも堅苦しくなく」「お願いの気持ちが伝わるように」。あなたが毎回悩んでいた加減を、言葉にして頼めばいいんです。
用件はもう決まっています。まず正式な予定表と承認済みの案内内容を確認し、要点を並べるところから始めます。
3. 今日使うAI・道具
先に用意するのは、職場で承認された予定表・行事計画・連絡手順です。
- ChatGPT … 実際の子ども・家庭・施設が分からない架空の条件から、お知らせ文の型を作る場合に使います。
職場で承認されたAI環境でも、保護者向けの実際の予定や内部情報を入力してよい用途まで確認できない場合は、実情報を入力しません。架空の条件で文型だけを作り、実際の日付・場所・対象・持ち物・締切・連絡先はAIの外で正式資料から記入します。
4. 実際にやってみる
順番にいきましょか。
ステップ1：正式な確定事項をそろえる
職場で承認された予定表から、用件・対象・日時・場所・持ち物・締切・問い合わせ先をそろえます。未確定の内容を、AIに補わせません。
ステップ2：架空の条件で、トーンごと文型を頼む
次の指示文には、実在の子ども・家庭・施設・行事・日付を含めない架空の条件を使います。
次の架空の確定事項から、保護者向けのお知らせ文の型を書いてください。 やわらかく丁寧で、押しつけがましくない文章にしてください。 最初に短いあいさつを入れて、用件が一目で分かるようにしてください。 理由、費用、参加可否、個別対応、子どもや家庭の事情を推測して付け足さないでください。
（ここに、実在の内容を含まない架空の確定事項を書く）
出てきた文面が硬ければ「もう少しやわらかく」、砕けすぎなら「もう少しきちんと」。トーンは何回でも注文し直せます。ここが、つぎはぎ作文との、いちばんの違いです。
ステップ3：実際の内容をAIの外で記入する
AIが作った型を職場の承認済み原稿へ移し、実際の日付・時間・場所・対象・持ち物・締切・問い合わせ先を正式資料から人が記入します。架空例の仮情報が残っていないことも確認します。
ほー先輩：トーンはAI、事実はあなた。この分担さえ守れば、おたよりはもう怖ないで。
5. 完成例
実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空の事業所・架空の行事です）
ビフォー（用件の箇条書き）
・7/26(土) 夏まつり 15時〜17時
・場所は事業所
・タオルと水筒持ってきて
・参加できるか 7/18までに連絡帳で返事ほしい
アフター（ChatGPTが包んでくれたお知らせ）
保護者の皆さまへ
いつもあたたかいご協力をありがとうございます。
夏まつりのご案内をお送りします。
日時：7月26日（土）15時〜17時
場所：当事業所
当日は、タオルと水筒をお持たせください。
ご参加いただけるかどうか、7月18日（金）までに
連絡帳にてお知らせいただけますと幸いです。
子どもたちと一緒に、楽しい時間にできたらと思っています。
どうぞよろしくお願いいたします。
4行の架空条件から、確認用の文型ができました。このまま配らず、実際の内容は正式な予定表から記入し、承認手順を通します。
6. 送る前の確認
案内文は、誰に・何を・いつまでに伝えるかを先にそろえます。AIには文体の調整を頼めますが、メモにない気持ちや事情を「温かい話」として足させないようにします。
送信前に、日付・時間・場所・対象・持ち物・費用・申込方法・締切・問い合わせ先を元の予定表と照合してください。個別連絡は、子どもや家庭が分かる情報をAIへ渡さず、職場で承認された連絡・記録方法を使います。健康、安全、事故、服薬、送迎、家庭事情、個別配慮は一斉案内の文型づくりと分け、担当者へ確認します。
7. 今日できたこと
今日できたことを、言葉にしておきますね。
- つぎはぎだったお知らせ文を、配布前に確認できる形へ整えた。
- 「トーンは言葉で注文できる」というAIの使い方を覚えた。
- 「AIは架空の文型、実際の内容は正式資料と人」という分担が身についた。
行事のお知らせも、お願いごとも、お詫びの文も、この型でいけます。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：文面で悩むんは、相手を大事に思うてる証拠やで。その気持ちは、ちゃんと文章の温度になって届く。今日のおたより、ええ顔してたわ。また困ったら寄ってな。