やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「外注先から納品物が届きました。直してほしいところを伝えたいのですが、『もう少し見やすく』のような曖昧な言い方になります」
修正依頼は、感想を並べるより、対象、現状、希望、優先度、期限、完成条件を一件ずつ分けると確認しやすくなります。
AIは指示の並べ替えに使えますが、契約範囲、追加料金、相手の責任を推測させません。元の依頼書と納品物を人が確認します。
2. 大丈夫です
ほー先輩：「なんか違う」をそのまま送らんでええ。見た場所と、どう直ったら確認できるかを分けよ。
修正点が多くても、一度に長い文章へしなくて構いません。番号を付け、重要なものから並べます。
納品物の良し悪しをAIに評価させるのではなく、自分の確認結果を伝わる形へ整えます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPT、元の依頼内容、納品物、自分の修正メモです。AIは無関係な架空例で空の記入様式を作る用途に限り、実際の依頼内容や納品物はAIへ渡しません。
画像や画面を使う場合は、権利・機密・個人情報を確認します。必要な箇所を「1ページ目の見出し」のように言葉でメモする方法もあります。
4. 実際にやってみる
1. 修正点を一件ずつ分ける
一つの項目に複数の指示を詰めず、「対象」「現状」「希望」を書きます。
2. 優先度と完成条件を付ける
公開できない問題は「必須」、好みの調整は「相談」など、意味を決めて使います。完成条件は、自分と相手が確認できる表現にします。
3. AIへ空の記入様式を頼む
実際の案件情報を入力せずに使える、外注修正依頼の空の記入様式を作ってください。
項目は「対象」「現状」「希望」「優先度」「完成条件」「契約範囲の確認」「希望日」とします。
原因、責任、期限、追加料金を推測する欄は作らず、不明事項は「要確認」と残せる形にしてください。
使い方を示すため、実際の仕事と無関係な架空の例を1件だけ添えてください。
4. 正式な記録の中で人が記入する
できた空の様式を承認された文書や連絡画面へ移し、元の依頼内容と納品物を見ながら人が記入します。実際の案件情報をAI画面へ戻しません。
5. 元の依頼と照らす
当初の依頼に含まれる修正か、新しい要望かを分けます。判断できない場合は「契約範囲をご確認ください」と相談します。
6. 期限を合意する
一方的に短い期限を置かず、希望日と理由を伝え、対応可能日を相手に確認します。
なぜ修正点に優先度を付けるのか：外注先への修正の依頼を、思いついた順に並べると、大事な修正が後回しになったり、回数の決まりを超えたりします。修正点を一つずつ書き、優先度と完了の条件を付けて、正式な記録で送ると、行き違いを防ぎやすくなります。
よくある失敗
- 修正点を、まとめた文章で伝えて分かりにくくする
- 優先度を付けず、大事な修正が後回しになる
- 完了の条件を書かず、何度もやりとりになる
- 契約で決まった修正の回数を確かめない
5. 完成例
以下は架空の例です。
件名：納品データの修正について（3点）
B様
納品ありがとうございます。確認したところ、次の3点をご相談したくご連絡しました。
1. 表紙の開催日
対象：表紙中央の日付
現状：8月10日
希望：8月17日へ変更
優先度：必須
完成条件：表紙と本文の開催日が8月17日で一致している
2. 申込方法の表記
対象：2ページ目の下部
現状：電話番号のみ
希望：申込フォームの案内も追加できるか相談したい
優先度：相談
完成条件：要確認
2点目が当初の作業範囲外の場合は、追加費用と対応可能日をご提示ください。
希望日は8月5日ですが、難しい場合は可能な日をお知らせください。
必須修正と新しい相談を分け、追加費用を依頼者側で決めていません。
近い場面として、勤怠の打刻漏れを、日付・勤務実績・確認先から修正依頼するもあります。
6. 使うときの注意
法令違反、情報漏えい、安全上の問題が疑われる場合は、通常の修正依頼だけで済ませず、職場の報告手順を優先します。
外注前の依頼内容を整えるなら、外注を頼む前の一枚メモを確認してください。納品直後の確認は、外注の納品チェックが使えます。
7. 今日できたこと
- 修正点を一件ずつ分けられた。
- 必須と相談の優先度を付けられた。
- 完成条件を相手と確認できる形にした。
- 契約外や追加費用を勝手に判断せず、相談として残せた。
修正依頼は、相手を採点する文章ではありません。完成の条件と次の確認をそろえる連絡です。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：丁寧さは遠回しにすることやないで。直す場所と終わりの形が分かる方が、お互い動きやすいで。
