外注の修正依頼を、優先度と完成条件から分かりやすく書く

1. 今日の相談

「外注先から納品物が届きました。直してほしいところを伝えたいのですが、『もう少し見やすく』のような曖昧な言い方になります」

修正依頼は、感想を並べるより、対象、現状、希望、優先度、期限、完成条件を一件ずつ分けると確認しやすくなります。

AIは指示の並べ替えに使えますが、契約範囲、追加料金、相手の責任を推測させません。元の依頼書と納品物を人が確認します。

2. 大丈夫です

ほー先輩：「なんか違う」をそのまま送らんでええ。見た場所と、どう直ったら確認できるかを分けよ。

修正点が多くても、一度に長い文章へしなくて構いません。番号を付け、重要なものから並べます。

納品物の良し悪しをAIに評価させるのではなく、自分の確認結果を伝わる形へ整えます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPT、元の依頼内容、納品物、自分の修正メモです。外注先の氏名、連絡先、非公開素材、顧客情報、ログイン情報はAIへ渡しません。

画像や画面を使う場合は、権利・機密・個人情報を確認します。必要な箇所を「1ページ目の見出し」のように言葉でメモする方法もあります。

4. 実際にやってみる

1. 修正点を一件ずつ分ける

一つの項目に複数の指示を詰めず、「対象」「現状」「希望」を書きます。

2. 優先度と完成条件を付ける

公開できない問題は「必須」、好みの調整は「相談」など、意味を決めて使います。完成条件は、自分と相手が確認できる表現にします。

3. AIへ整理を頼む

以下は架空の納品物に対する修正メモです。
相手を責めない丁寧な修正依頼として、項目ごとに
「対象」「現状」「希望」「優先度」「完成条件」を整理してください。

メモにない不具合、原因、責任、期限は推測しないでください。
契約範囲や追加料金を判断しないでください。
曖昧な箇所は「要確認」と残してください。

【修正メモ】
（相手や案件が分かる情報を置き換えたメモ）

4. 元の依頼と照らす

当初の依頼に含まれる修正か、新しい要望かを分けます。判断できない場合は「契約範囲をご確認ください」と相談します。

5. 期限を合意する

一方的に短い期限を置かず、希望日と理由を伝え、対応可能日を相手に確認します。

5. 完成例

以下は架空の例です。

件名：納品データの修正について（3点）

B様
納品ありがとうございます。確認したところ、次の3点をご相談したくご連絡しました。

1. 表紙の開催日
対象：表紙中央の日付
現状：8月10日
希望：8月17日へ変更
優先度：必須
完成条件：表紙と本文の開催日が8月17日で一致している

2. 申込方法の表記
対象：2ページ目の下部
現状：電話番号のみ
希望：申込フォームの案内も追加できるか相談したい
優先度：相談
完成条件：要確認

2点目が当初の作業範囲外の場合は、追加費用と対応可能日をご提示ください。
希望日は8月5日ですが、難しい場合は可能な日をお知らせください。

必須修正と新しい相談を分け、追加費用を依頼者側で決めていません。

6. 使うときの注意

法令違反、情報漏えい、安全上の問題が疑われる場合は、通常の修正依頼だけで済ませず、職場の報告手順を優先します。

外注前の依頼内容を整えるなら、外注を頼む前の一枚メモを確認してください。納品直後の確認は、外注の納品チェックが使えます。

7. 今日できたこと

• 修正点を一件ずつ分けられた。
• 必須と相談の優先度を付けられた。
• 完成条件を相手と確認できる形にした。
• 契約外や追加費用を勝手に判断せず、相談として残せた。

修正依頼は、相手を採点する文章ではありません。完成の条件と次の確認をそろえる連絡です。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：丁寧さは遠回しにすることやないで。直す場所と終わりの形が分かる方が、お互い動きやすいで。