会議を欠席した人へ、決定事項と次の行動だけ共有する

1. 今日の相談

「会議を欠席した人へ議事録を送っていますが、後から『結局、何をすればいいですか』と聞かれます」

欠席者への共有は、議事録全文の要約ではなく、決定事項、担当と期限、未決定、返信が必要なことを分けると使いやすくなります。

2. 大丈夫です

ほー先輩：議事録を全部短くせんでええ。欠席した人が動ける材料を渡そ。

話し合いの経過をすべて書かなくても、欠席者に影響することを元記録から拾えば、十分な共有になります。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPT、承認済みの議事録、担当一覧、予定表です。会議に必要のない個人の発言や評価、未公開情報はAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

1. 欠席者に関係する項目に印を付ける

決定事項、作業の依頼、期限、返信が必要な質問に印を付けます。

閲覧権限のない資料や、欠席者には共有しない議題が混ざっている場合は、議事録をそのまま貼りません。共有できる範囲を会議の主催者や資料所有者へ確認します。

2. 決定・未決定・提案を分ける

「決まった」と「候補に出た」を混ぜません。議事録で確定できないものは「要確認」にします。

3. AIへ共有文の並べ替えを頼む

以下は架空の会議記録の抜粋です。
欠席者への共有文を、「決定事項」「担当と期限」
「未決定・要確認」「返信してほしいこと」の順で作ってください。

記録にない決定、担当、期限、理由を付け足さないでください。
決定と提案を分け、判断できない箇所は「要確認」と残してください。

【会議記録の抜粋】
（個人・取引先・案件が分かる情報を置き換えた内容）

4. 元の議事録と一行ずつ照らす

決定事項、担当、期限、数字、固有名詞を確認します。欠席者の担当を新しく割り当てるのは、AIや共有文の役割ではありません。

会議後に決定が変更された場合は、当日の決定と後日の変更を一文に混ぜず、変更日時と正本の場所を示します。古い共有文を見た人が動き続けないよう、作業管理や予定表も更新します。

5. 返信が必要かを書く

「読んだら返信」「異論があれば何日まで」など、必要な行動と期日を元記録で確認して書きます。

既読確認だけが目的なら、個別返信を全員へ求めず、職場で決めた確認方法を使います。質問や異論の送り先も一つにし、返信が別々の場所へ散らばらないようにします。

5. 完成例

以下は架空の例です。

件名：7月16日定例会議の共有

Bさん

本日の会議で、価格表の初稿を7月22日までに作ることが決まりました。
初稿の作成担当はAさんです。

Bさんには、掲載対象の3商品を7月18日までに確認いただきたいです。
対象商品の正式リストは要確認です。

難しい場合は、7月17日中にご返信ください。

決定と依頼を分け、正式リストは要確認のまま残しています。

6. 使うときの注意

会議の発言に人事評価、健康情報、取引条件、未公開情報が含まれる場合は、職場で承認されたAI環境と共有範囲を確認します。

議事録が未承認なら、共有文も「暫定」と分かるようにします。メールだけを正本にせず、決定と変更は正式な議事録や作業管理へ戻します。

7. 今日できたこと

• 欠席者に必要な決定事項を拾えた。
• 決定と提案を分けられた。
• 担当・期限・要確認を元記録で照合できた。
• 返信が必要なことを明確にできた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：「とりあえず議事録送ります」で終わらず、次の一歩を一行添えよ。