やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「社内チャットで相談していたら、返信が何十件にもなりました。途中で案が変わったり、別の話が入ったりして、結局どこまで決まったのか分かりません。最初から読み返しても、次に誰が何をするのか見失ってしまって……」
短い相談のつもりが、チャットでは話が枝分かれしやすいものです。発言が時系列に並ぶので、決まったことと途中で出ただけの案が同じ重さに見えてしまいます。
今日は、必要な発言だけを使って「決定・未決定・担当候補」に分ける方法を試します。
2. 大丈夫です
ほー先輩：長いチャットを、頭の中だけで全部覚えようとせんでええ。決まったことと、まだのことを別の箱に置いたら、ずっと見やすうなるで。
AIに最終判断を任せる必要はありません。AIの役目は、書かれている発言を仮に仕分けるところまでです。
誰の発言を正式な決定とするか、担当が本当に決まったかは、職場のルールや責任者の確認が必要です。だから完成品ではなく、確認しやすい下書きを作ると考えます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTです。
ただし、社内チャットを最初から最後まで丸ごと貼るのは避けます。関係のない雑談や、名前・会社名・取引先・金額などが混ざりやすいからです。
職場で承認されたAI環境がある場合だけ使い、必要な発言を自分で選んでから、名前は「Aさん」、会社名は「B社」、案件名は「企画X」のように置き換えます。
4. 実際にやってみる
ステップ1：整理したい話題を1つに絞る
「来月の説明会」「新しい備品」など、1つの話題だけを選びます。別の話題は混ぜません。
ステップ2：必要な発言だけを、話者つきでメモする
日時・名前・会社名・顧客情報など、個人や職場が分かる情報を置き換えます。反応の絵文字や雑談は省いて大丈夫です。
ステップ3：次の指示文と一緒にAIへ渡す
次のチャットメモを、確認用の下書きとして整理してください。 「決まったこと」「まだ決まっていないこと」「担当・期限として書かれていること」の3つに分けてください。 書かれていない結論、担当、期限、理由は推測して付け足さないでください。 決定かどうか判断できない内容は「要確認」に残してください。
【チャットメモ】 （ここに、置き換え済みの発言を貼る）
ステップ4：元のチャットと1行ずつ照らす
AIの整理結果だけを見て共有しません。元の発言に同じ内容があるかを確認し、決定権のある人にも確かめます。担当や期限が確認できないときは、「要確認」のまま残します。
5. 完成例
以下は架空の社内チャットです。
AIへ渡すメモ
Aさん：説明会はオンライン開催でどうでしょう。
Bさん：オンラインで進めましょう。候補日は15日か17日です。
Aさん：案内文は私が下書きします。期限はまだ相談していません。
Cさん：申込フォームを誰が作るか決めたいです。
AIが整理した下書き
【決まったこと】
・説明会はオンラインで進める
【まだ決まっていないこと】
・開催日（15日または17日）
・申込フォームの担当
【担当・期限として書かれていること】
・案内文の下書き：Aさん
・案内文の期限：要確認
入力にない担当や期限は増えていません。「15日か17日」は候補なので、決定事項には入れていません。
6. 使うときの注意
チャットには、短い一文でも個人や案件を特定できる情報が含まれます。名前を記号に変えるだけでなく、会社名・顧客名・案件名・具体的な日時・珍しい出来事の組み合わせにも気をつけます。
また、AIの分類は正式な議事録や承認記録ではありません。正式な決定は、職場で決められた記録や責任者の確認を優先してください。
会議の議事録から決定事項とToDoを抜き出したい場合は、会議後の決定事項・ToDoを抜き出す方法が合います。
7. 今日できたこと
- 長いチャットから、必要な話題だけを選べた。
- 決定・未決定・担当候補を分けて見られた。
- AIに結論や担当を作らせず、「要確認」を残せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：話が長うなった日は、全部をきれいにまとめんでもええ。「決まった」「まだ」「確認する」を分けられたら、次の人が動きやすなるで。