会議室・備品の予約重複を、日時・用途・代替案から調整する

1. 今日の相談

「同じ会議室に二つの予定が入っています。どちらへ変更をお願いすればよいでしょうか」

予約重複は、日時、用途、人数、必要設備、変更できない条件、代替案を正式な予約表からそろえます。AIに優先順位を決めさせません。

2. 大丈夫です

ほー先輩：まず予約ルールと、動かせへん条件を並べよ。

登録順だけで決められない場合もあります。来客、配信設備、機密性、参加者の移動など、確認できる条件から調整します。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPT、正式な予約表、会議室・備品の利用ルール、設備一覧、担当者の連絡先です。会議の機密内容、参加者の個人情報、入室コードはAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

1. 重なっている予約を特定する

日付、開始・終了時刻、部屋・備品、予約者を正式な予約表で確認します。仮予約と確定予約も分けます。

前後の準備・片付け時間も含めて重なりを見ます。会議本体は重なっていなくても、配信機器の設置や来客受付、机の配置変更が同じ時間帯に入ることがあります。繰り返し予約は一回だけの変更か、以後すべての変更かを分けます。

2. 変更できない条件を拾う

人数、オンライン配信、来客対応、バリアフリー設備など、代替に必要な条件を確認します。

3. AIへ確認メモの整理を頼む

以下は架空の予約重複メモです。
「重なっている予約」「それぞれの用途と必要条件」
「変更できない条件」「確認したいこと」「代替案」の順で整理してください。

メモにない優先順位、社内ルール、参加者事情、予約の確定状態を付け足さないでください。
判断できない箇所は「要確認」と残してください。

【予約重複メモ】
（人や会議が分かる情報を置き換えた内容）

4. 予約者どうしで決める

AIの案を決定にせず、予約ルールと双方の条件を見ながら担当者が調整します。

調整依頼では、どちらか一方へ変更を押しつけず、動かせない条件と使える代替案を並べます。回答期限までに決まらない場合の判断者も、予約ルールで確認します。仮押さえを増やして解決したように見せると別の重複を生むため、必要最小限の候補だけを扱います。

5. 正式な予約表を更新する

変更後の日時、場所、備品、担当者を予約表へ反映し、古い予約や仮押さえを残しません。

5. 完成例

以下は架空の例です。

重複：7月20日 14:00〜15:00／第2会議室
A：来客4名、モニター必要
B：社内3名、オンライン参加あり
要確認：Bは第3会議室の配信設備で代替できるか
次の確認：両担当者が13時までに回答

どちらを優先するかは決めず、確認すべき条件を残しています。

6. 使うときの注意

予約変更は、管理権限のある人が正式な予約表で行います。AIの整理結果やチャットの合意だけを正本にしません。

来客名、会議内容、入室コードなどは必要最小限にし、AIへ渡さないでください。

変更後は予約者だけでなく、参加者、受付、設備担当、清掃・施錠担当へ必要な範囲で知らせます。会議URLや入室コードを変更した場合は、古い案内が予定表やチャットに残っていないかも確認します。キャンセルした仮予約は、その場で正式表から外します。

7. 今日できたこと

• 重複した予約を特定できた。
• 用途と必要設備を分けられた。
• AIに優先順位を決めさせず要確認を残せた。
• 調整結果を正式な予約表へ戻せた。

参加者との日時調整から必要な場合は、候補日を並べて日程を決める方法へ続けられます。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：予約は調整した人の記憶やなく、みんなが見る表に残そ。