やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「退職者が使っていた業務ソフトを、新しい担当者へ移したいです。どの端末だったか曖昧です」
ライセンス申請で整理するのは、製品・契約、利用者、端末、利用目的、必要日・返却日、管理者、確認結果です。認証情報は扱いません。
2. 大丈夫です
ほー先輩：分からん端末は要確認で残して、正式な管理画面へ戻ったらええで。
AIに割当や解除を実行させず、確認メモの型だけ作れば安全に進められます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPT、契約台帳、端末台帳、人事異動記録、ソフトの正式な管理画面です。ライセンスキー、パスワード、復旧コード、APIキー、端末の秘密情報はAIへ貼りません。
4. 実際にやってみる
1. 対象の契約と製品を特定する
製品名、契約プラン、契約数、管理者を請求書と管理画面で確認します。似た製品や個人契約を混ぜません。
同じ製品名でも、利用者単位、端末単位、同時接続数、拠点単位など数え方が違います。無料アカウントと有料席、月契約と年契約、追加オプションも分けます。AIには契約名の型だけを渡し、実際の契約番号・請求金額・管理URLは正式な台帳で確認します。
2. 利用者と端末を分ける
人に割り当てる契約か、端末に割り当てる契約かを確認します。共有IDを新しく作る判断はしません。
3. AIへ申請メモの下書きを頼む
以下は架空のソフトウェアライセンス申請メモです。
「製品・契約」「現在の利用者と端末」「変更後の利用者と端末」
「利用目的」「必要日・返却日」「管理者に確認してほしいこと」に整理してください。
メモにない利用者、端末、契約数、権限、処理状況を付け足さないでください。
不明な箇所は「要確認」と残してください。
ライセンスキー、パスワード、復旧コード、APIキーの欄は作らないでください。
【申請メモ】
（個人や契約が分かる情報を置き換えた内容）
4. 正式な管理者が変更する
割当、解除、端末認証の解除、利用者削除は、影響範囲と保存データを確認した管理者が実行します。
担当者を削除する前に、その人が所有しているファイル、共有設定、自動処理、予約実行、通知先を確認します。「ライセンスを外す」と「アカウントを削除する」は別の操作です。先に新担当へ必要なデータと所有権を移し、新担当が使えることを確かめてから旧担当の割当を解除します。
5. 台帳と請求を確認する
変更後の利用者、端末、残数、請求数、処理日時、実行者、確認者を台帳へ残します。
5. 完成例
以下は架空の例です。
製品・契約：表計算ソフトA／法人プラン
現在の利用者：担当A
現在の端末：要確認
変更後の利用者：担当B
利用目的：月次集計
必要日：7月22日
確認事項：保存ファイルの移管後に、担当Aの割当を解除できるか
端末や処理状況を推測せず、管理者が確認する項目として残しています。
6. 使うときの注意
個人向け契約の業務利用、無断複製、ライセンスキーの共有は行わず、契約条件と職場のルールを確認します。
割当解除でデータや設定が失われる製品もあります。移管・保管・削除の要否を責任者が判断してから実行します。
変更後は管理画面の席数だけでなく、請求書の契約数、端末台帳、入退社・異動の記録も照らします。解約日と請求締め日の関係で次回請求に残る場合があるため、処理済み表示だけで費用停止を断定しません。必要なら次回請求で再確認する日を台帳へ残します。
7. 今日できたこと
- 製品、利用者、端末を分けられた。
- 認証情報をAIへ渡さなかった。
- 割当・解除を正式管理者へ戻せた。
- 台帳と請求数まで確認できた。
割り当て前に現在の権限を見直す場合は、アカウント権限を棚卸しする方法へ続けられます。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：使えるようにする日と、使えなくする日。両方そろえて引き継ぎ完了やで。