共有フォルダを、探す人・期限・正本から整理する

1. 今日の相談

「共有フォルダに『最終』『最新版』『修正版』が並び、どれを使えばよいか分かりません」

整理はファイルを移動する前に、誰が何を探すか、どれが正本か、いつまで残すかを決めます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：いきなり消さんでええ。正本、保管、要確認の三つに仮分けしよ。

全部を一日で片づける必要はありません。よく使う一つの業務から始め、利用者が探せるか試します。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、ファイル名だけを一般化した架空一覧です。実ファイル、顧客名、契約、個人情報、アクセス権、共有リンクはAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

1. 探す人と場面を書く

新任者が手順書を探す、経理が月次資料を探す、のように利用場面を一つ選びます。

2. 正本の条件を決める

承認済み、更新担当がいる、変更履歴が残るなど、職場の基準を確認します。ファイル名の「最終」だけで正本と決めません。

3. AIへ構成案を頼む

次の架空のファイル一覧を「正本候補」「保管」「要確認」に分けるための確認表を作ってください。
削除、保存期限、正本を勝手に決めず、判断理由と確認者の欄を付けてください。

4. 小さく移動して試す

複製や同期先、共有リンク、検索結果への影響を確認し、一つのフォルダだけで試します。元に戻す場所と担当者も決めます。

5. 削除は別工程にする

保管義務、バックアップ、所有者、権限を確認し、承認された手順で実行します。AIの分類だけで一括削除しません。

5. 完成例

【正本候補】業務手順／承認日：要確認／更新担当：A担当
【保管】旧版／参照期限：要確認
【要確認】最終版2、最終版3／差分と承認者を確認
【入口】正本フォルダへの案内を一か所に置く
【削除】今回は実施しない

6. 使うときの注意

フォルダ移動でリンク切れ、自動処理停止、同期端末の複製が起きる場合があります。管理者と影響範囲を確認します。名前の付け方はファイル名とフォルダ名をそろえる方法も使えます。

7. 今日できたこと

• 正本・保管・要確認に仮分けできた。
• 探す人の入口を決められた。
• 削除を別工程にできた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：整理のゴールは空っぽやないで。必要な人が正しい一枚へ着けることや。