会計ソフトの利用者を追加する前に、閲覧・入力・承認権限を分ける

1. 今日の相談

「会計ソフトを二人で使うことになりました。早く始めるため、二人とも管理者にしてよいでしょうか」

アカウントを作る前に、閲覧、入力、修正、承認、出力、設定変更を担当業務ごとに分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：役職やなく、今日する仕事から必要な権限を決めたらええで。

全員へ同じ権限を渡す必要はありません。利用開始と、異動・退職時の停止を一組で決めます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと架空の担当業務です。実際の残高、取引、口座、請求、税情報、氏名、メール、権限画面はAIへ渡しません。

権限名と利用可能な機能はサービスやプランで変わるため、最新の公式情報と職場の規程で確認します。

4. 実際にやってみる

1. 担当業務を書く

領収書入力、仕訳確認、請求、振込確認、月次締めなど、実際に行う仕事だけを書きます。

2. 必要な操作へ分ける

見る、入力する、直す、承認する、出力する、設定を変える、利用者を管理するへ分けます。

3. 見せない範囲を決める

給与、口座、個人番号、取引先情報など、業務に不要な情報へアクセスさせない条件を確認します。

4. AIに権限表の下書きを頼む

次の架空の担当業務から、会計ソフトの権限確認表を作ってください。
「閲覧」「入力・修正」「承認」「出力」「設定・利用者管理」「停止」に分けてください。
製品固有の権限名や操作方法は推測せず「公式情報で要確認」としてください。
実際の会計データや個人情報の入力欄は作らないでください。

5. 権限者が公式画面で設定する

承認済みの表をもとに管理者が追加し、テスト用の架空データで見える範囲を確認します。

5. 完成例

【担当業務】領収書の入力
【閲覧】入力に必要な範囲のみ
【入力・修正】自分の入力分（公式仕様を要確認）
【承認】なし／月次担当者が実施
【出力】なし
【設定・利用者管理】なし
【停止】異動日までに管理者が実施

6. 使うときの注意

AIに権限設定を任せません。管理者の人数、多要素認証、操作履歴、定期見直し、緊急停止の連絡先も職場で決めます。

7. 今日できたこと

• 業務と権限を分けられた。
• 承認と管理者権限を安易に渡さずに済んだ。
• 利用停止まで一組で決められた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：追加できたら終わりやない。見直す日と止める日まで権限管理やで。