やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「外注先へ過去の資料や参考画像を渡したいです。共有前に何を確認すればよいでしょうか」
送る前に、利用目的、必要部分、資料の権利、加工、転載、再共有、保管場所、期限、返却・削除へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：資料の名前より、何のためにどこまで使えるかを一緒に渡そな。
AIには共有前確認表の型だけを頼みます。提供可否、著作権、利用範囲、機密性、返却・削除完了は、契約、権利者、職場の承認、外注先との合意で人が確認します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の資料条件です。未公開資料、顧客情報、契約書、個人名、実ファイル、共有URL、パスワードはAIへ渡しません。
AIに共有してよい資料、転載可能、権利処理済み、業務終了、削除完了を判断させません。
4. 実際にやってみる
1. 資料ごとに目的を書く
色味の参考、構成の参考、事実確認など、何を見るための資料かを一つずつ書きます。
2. 必要な部分だけにする
関係のないページ、個人情報、社内コメント、未公開条件を外します。全文共有を前提にしません。
3. 利用範囲と終了後を確認する
閲覧だけか、加工や成果物への転載が可能か、再共有できるか、保管期限、返却・削除方法を確認します。
4. AIへ確認表の型を頼む
次の架空の資料条件だけを使い、外注先へ参考資料を渡す前の確認表を作ってください。
「資料」「利用目的」「必要部分」「権利・提供可否」「加工・転載」「再共有」「保管場所」「期限」「返却・削除」「要確認」に分けてください。
共有可否、著作権、利用範囲、業務終了、返却・削除完了を推測しないでください。
未公開資料、顧客情報、契約書、個人名、実ファイル、共有URL、パスワードを入力する欄は作らないでください。
【架空の資料条件】
（書く）
5. 受け取る側と同じ文面で合意する
承認された連絡手段で、目的、禁止事項、期限、終了後の処理を外注先と確認します。送信記録だけで合意済みとしません。
5. 完成例
【資料】架空の旧案内資料A
【利用目的】見出しの順番を参考にする
【必要部分】公開済みの構成ページだけ
【権利・提供可否】職場と権利者へ要確認
【加工・転載】文章・画像の転用は不可を候補に人が決定
【再共有】担当者以外へ渡さない条件を確認
【保管場所】承認された作業場所
【期限】検収完了日までを候補に確認
【返却・削除】共有権限の解除と保存済み複製を別々に確認
AIが権利や共有可否を決めず、契約と人の合意へ戻しています。
6. 使うときの注意
「参考にしてください」は、転載や加工を許可する言葉とは限りません。参考の目的と、成果物へ使える範囲を分けて伝えます。
共有リンクを止めても、外注先が保存した複製まで自動で消えるとは限りません。最初から共有量を小さくします。
7. 今日できたこと
- 資料ごとの利用目的を言葉にできた。
- 必要部分と共有しない情報を分けられた。
- 権利、再共有、返却・削除を確認できた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：見本を渡すときほど、使ってよい範囲を短い言葉で添えよな。
作業用アカウントを渡す場合は権限・期限・停止手順の確認、元データを受け取る側では形式・権利・保管場所の確認へ進めます。
