外注先へ参考資料を渡す前に、利用目的・転載範囲・返却方法を確認する

1. 今日の相談

「外注先へ過去の資料や参考画像を渡したいです。共有前に何を確認すればよいでしょうか」

送る前に、利用目的、必要部分、資料の権利、加工、転載、再共有、保管場所、期限、返却・削除へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：資料の名前より、何のためにどこまで使えるかを一緒に渡そな。

AIには共有前確認表の型だけを頼みます。提供可否、著作権、利用範囲、機密性、返却・削除完了は、契約、権利者、職場の承認、外注先との合意で人が確認します。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、実務とは無関係な「町内工作クラブの公開済み展示案内を読書会へ貸す」架空例です。実際の資料、利用目的、必要部分、権利、加工・転載、再共有、保管、期限、返却・削除条件はAIへ渡しません。

AIに共有してよい資料、転載可能、権利処理済み、業務終了、削除完了を判断させません。

4. 実際にやってみる

1. 資料ごとに目的を書く

色味の参考、構成の参考、事実確認など、何を見るための資料かを一つずつ書きます。

2. 必要な部分だけにする

関係のないページ、個人情報、社内コメント、未公開条件を外します。全文共有を前提にしません。

3. 利用範囲と終了後を確認する

閲覧だけか、加工や成果物への転載が可能か、再共有できるか、保管期限、返却・削除方法を確認します。

4. AIへ確認表の型を頼む

次の実務と無関係な架空例を参考に、外注先へ参考資料を渡す前の確認表の空欄だけを作ってください。
「資料」「利用目的」「必要部分」「権利・提供可否」「加工・転載」「再共有」「保管場所」「期限」「返却・削除」「要確認」に分けてください。
共有可否、著作権、利用範囲、業務終了、返却・削除完了を推測しないでください。
未公開資料、顧客情報、契約書、個人名、実ファイル、共有URL、パスワードを入力する欄は作らないでください。

【実務と無関係な架空例】
町内工作クラブの公開済み展示案内を読書会へ貸す。見る目的、必要なページ、複写・加工・再貸出、保管場所、期限、返却確認を分ける。

実際の資料、利用目的、必要部分、権利、加工・転載、再共有、保管、期限、返却・削除条件は含めず、記入欄だけを残してください。

空欄型を承認済みの資料共有記録へ移し、実際の対象・権利・利用範囲・期限は契約、権利者確認、正式な依頼から人が記入します。

5. 受け取る側と同じ文面で合意する

承認された連絡手段で、目的、禁止事項、期限、終了後の処理を外注先と確認します。送信記録だけで合意済みとしません。

なぜ渡す前に、必要な所だけにするのか：外注先へ参考の資料を渡すとき、社内の資料をそのまま渡すと、見せなくてよい情報まで渡ってしまいます。必要な所だけにして、社外秘や個人の情報を除き、使う範囲を伝えてから渡します。

よくある失敗

• 社内の資料を、そのまま渡してしまう
• 社外秘や個人の情報を、除かずに渡す
• 参考資料の使ってよい範囲を、伝えない
• 渡した資料を、作業のあとに回収しない

5. 完成例

【資料・利用目的・必要部分】（承認済み依頼と資料台帳から人が記入）
【権利・提供可否】（契約と権利者確認から人が記入）
【加工・転載・再共有】（承認済み利用条件から人が記入）
【保管場所・期限】（職場ルールと契約から人が記入）
【返却・削除・要確認】（責任者が記入）

AIが権利や共有可否を決めず、契約と人の合意へ戻しています。

近い場面として、外注先が協力者を加える前に、再委託・閲覧範囲・秘密・終了時処理を確認するもあります。

6. 使うときの注意

「参考にしてください」は、転載や加工を許可する言葉とは限りません。参考の目的と、成果物へ使える範囲を分けて伝えます。

共有リンクを止めても、外注先が保存した複製まで自動で消えるとは限りません。最初から共有量を小さくします。

7. 今日できたこと

• 資料ごとの利用目的を言葉にできた。
• 必要部分と共有しない情報を分けられた。
• 権利、再共有、返却・削除を確認できた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：見本を渡すときほど、使ってよい範囲を短い言葉で添えよな。

作業用アカウントを渡す場合は権限・期限・停止手順の確認、元データを受け取る側では形式・権利・保管場所の確認へ進めます。