店内の音声案内と掲示をそろえる前に、文言・更新日・聞けない人への代替を確認する

1. 今日の相談

「店内放送と入口の掲示で、受付場所の説明が少し違います。どうそろえればよいでしょうか」

作り直す前に、目的、対象、共通する事実、開始・終了、場所、行動、例外、問い合わせ先、更新担当、代替手段へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：二つの文章を直接直す前に、確認済みの元メモを一枚作ろな。

AIには音声用と掲示用の下書きだけを頼みます。場所、期間、安全な経路、例外、開始・終了は、現場、正式予定、担当者が人の目で確認します。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、固定の練習例「町内読書会の公開展示室を案内する音声と掲示」です。AIには空欄の音声・掲示文型だけを作らせます。実際の場所、期間、行動、例外、問い合わせ先、更新担当、実顧客、予約情報、従業員の連絡先、鍵や暗証番号、防犯設備、非公開の避難経路はAIへ渡しません。

AIに安全な経路、営業可否、対応の優先度、緊急時の指示を判断させません。

4. 実際にやってみる

1. 共通する事実を一枚にする

場所、期間、対象、してほしい行動、問い合わせ先を、正式な元資料と現場で確認します。

2. 音声と掲示の役割を分ける

音声は短く、最初に要点を置きます。掲示は場所、矢印、期間、代替手段を見返せる形にします。

3. 聞けない・見られない場合を考える

放送が聞こえない人、掲示を見つけにくい人にも届くよう、有人案内や別の表示を確認します。

4. AIへ二つの下書きを頼む

固定の練習例「町内読書会の公開展示室」を見本に、店内の音声案内と掲示文に使う空欄の文型を作ってください。
最初に「共通する事実」「開始・終了」「場所」「してほしい行動」「例外」「問い合わせ先」「更新担当」「要確認」の表を出してください。
音声案内は短く要点を先に、掲示文は見返せる箇条書きにしてください。
各欄は空欄にし、実際の場所、期間、行動、例外、問い合わせ先、更新担当、安全な経路、緊急時の指示は入力・推測しないでください。
各欄の末尾に「正式予定・現場確認・案内責任者へ戻る」と添えてください。

5. 現場で二つを同時に照合する

AIが作った空欄の文型を承認済みの元メモへ移し、人が正式予定と現場確認から記入します。放送を読み上げ、掲示を実際の位置へ置き、場所、期間、問い合わせ先が一致するかを案内責任者が確認します。

なぜ共通する事実を一枚にまとめるのか：音声の案内と掲示で言っていることが違うと、お客様はどちらを信じればよいか分かりません。共通する事実を一枚にまとめ、そこから音声と掲示の両方を作ると、内容のずれを防ぎやすくなります。

よくある失敗

• 音声と掲示を別々に作り、内容が食い違う
• 聞けない人・見られない人への伝え方を考えない
• 片方だけを直して、もう片方が古いまま残る
• 現場で二つを同時に確かめない

5. 完成例

【共通する事実】＿＿（人が正式予定から記入）
【開始・終了】＿＿（人が担当表から記入）
【場所】＿＿（人が現場で確認して記入）
【してほしい行動】＿＿（案内責任者が決定）
【例外】＿＿（職場ルールと現場確認から記入）
【更新担当】＿＿（正式な担当表から記入）

〈音声案内〉＿＿（確認済みの元メモから人が記入）
〈掲示文〉＿＿（確認済みの元メモから人が記入）

AIが場所や安全を決めず、確認済みの共通メモから二媒体を作っています。

近い場面として、駐車場・駐輪場の案内掲示を、初めての人が迷わない書き方で作るもあります。

6. 使うときの注意

音声案内を聞けない人、掲示を読みにくい人、言葉だけでは場所が分かりにくい人がいます。一つの方法だけで完了にしません。

終了後は放送を止めるだけでなく、掲示、Web、受付メモも同じ時刻に戻ったかを確認します。

7. 今日できたこと

• 音声と掲示に共通する事実を一枚にできた。
• 媒体ごとに長さと役割を分けられた。
• 代替案内と更新担当を残せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：同じ内容にそろえるんは、同じ文章へすることやなく、同じ事実へ戻すことやで。

放送原稿だけを作る場合は対象・時刻・繰り返し条件を確認する方法、古い掲示の更新は変更点・確認日・差し替え場所から直す方法へ進めます。