紙の書類をスキャンして整理する前に、名前の付け方・分け方・原本の扱いを決める

1. 今日の相談

「棚にたまった紙の書類をスキャンして整理したいです。何から決めればいいでしょうか」

作業前に、対象にする書類、ファイル名の型、フォルダの分け方、保存先、原本の扱い、確認する人を決めます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：先に「名前の型」さえ決まれば、あとは流れ作業や。型を決めるところをAIに手伝うてもらお。

AIに頼むのは命名ルールと分類の型づくりだけです。実際の書類の中身は渡さず、どの書類を残すか、いつ廃棄するかは職場の規程と担当者が決めます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、書類の種類名だけを並べた架空のリストです。契約書や請求書の実物、取引先名、金額、個人情報はAIへ渡しません。

保存年限や廃棄の可否をAIに推測させません。

4. 実際にやってみる

1. 対象を小さく区切る

「棚ぜんぶ」ではなく、まず1つの引き出しや1種類の書類から始めます。

2. 書類の種類だけを書き出す

「見積控え」「点検記録」「案内チラシ」のように、種類名だけをメモします。中身は書きません。

3. AIへ命名ルールの型を頼む

次の架空の書類種類リストに合う、スキャンファイルの命名ルールとフォルダ分けの案を作ってください。
「日付_種類_相手や場所_版」のような並びの候補を2つと、それぞれの長所を短く添えてください。
書類の保存年限、廃棄してよいか、法的な扱いは提案しないでください。判断が必要な点は「要確認」と書いてください。

【架空の書類種類リスト】
（種類名だけを書く）

4. 原本の扱いを職場で決める

スキャン後の紙を「保管する・返す・廃棄候補に回す」のどれにするか、職場の規程で確認します。廃棄候補は自分で捨てず、担当者の確認に回します。

5. 10枚だけ試して見直す

決めた型で10枚スキャンし、名前から中身を探せるか試します。探しにくければ型を直してから残りへ進みます。

5. 完成例

【架空の命名ルール案】
型：日付_種類_相手_版
例：20260719_見積控え_B社_v1

フォルダ：年度 ＞ 書類の種類
原本：スキャン後は「原本保管」箱へ。廃棄はしない（要確認：保管年限は規程を確認）
確認者：週の終わりに担当者が10件を抜き取り確認

6. 使うときの注意

契約書、税務・労務関係、押印のある書類は、スキャンしても原本の保管義務が残る場合があります。廃棄の判断は必ず職場の規程と責任者を通します。書類の実物や個人情報を、命名ルールづくりの段階でAIへ渡しません。

7. 今日できたこと

• スキャンの対象を小さく区切れた。
• 探せる命名ルールの型を決められた。
• 原本の行き先を廃棄せずに決められた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：整理のゴールは「きれいな棚」やのうて「3秒で見つかること」やで。