やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「職場の回覧を回しても、読まれたのか、今どこにあるのかも分かりません。大事なお知らせが伝わっているか不安です」
回覧は、表紙の確認欄、回す順番、期限、読み終えた後の保管場所を決めると迷子になりません。
2. 大丈夫です
ほー先輩：回覧が迷子になるんは、人のせいやのうて「表紙がない」せいや。表紙1枚で解決するで。
AIには回覧表紙の型を手伝ってもらいます。お知らせの中身や職場の人の名前は渡しません。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の条件です。回覧するお知らせの実際の内容、スタッフの実名はAIへ渡しません。
読むのが遅い人を特定して急かすような文面をAIに作らせません。
4. 実際にやってみる
1. 回覧に向くお知らせか確認する
急ぎ・重要（安全や勤務条件など）は回覧に頼らず、朝礼や直接の声かけで伝えます。回覧は「知っておいてほしい」情報向きです。
2. AIへ回覧表紙の型を頼む
職場の回覧に付ける表紙の型を作ってください。
「タイトル」「回覧の目的（ひとこと）」「期限」「確認欄（名前・読んだ日）」「最後の人がすること（保管場所へ戻す）」「質問があるときの連絡先」を入れてください。
読むのが遅い人を責める表現は使わず、短くやさしい文にしてください。
実在の名前や部署名は使わないでください。
3. 期限と順番を書く
「金曜までに全員」など期限を明記し、回す順番も表紙に書きます。誰で止まっているか分かります。
4. 最後の人の役割を決める
最後に読んだ人が決まった場所（ファイルなど）へ戻す、と表紙に書いておきます。
5. 期限が過ぎたら中身を掲示に切り替える
全員に回りきらなかったら、要点だけ掲示に切り替えます。回覧を追いかけ回さない運用にします。
5. 完成例
【架空の回覧表紙】
タイトル：休憩室の利用時間変更のお知らせ
目的：8月からの変更内容を知っておいてほしい回覧です
期限：7月25日（金）まで
順番：Aさん → Bさん → Cさん → 保管へ
読んだら名前の横に日付をお願いします。
最後の方は、事務所の「回覧済み」ファイルへ戻してください。
質問は担当まで。
6. 使うときの注意
個人情報や人事評価に関わる内容は回覧にしません。「読んだ」チェックは周知の記録であり、同意の証明ではありません。規程の変更など同意や説明が必要なものは、職場の正式な手続きで行います。
7. 今日できたこと
- 回覧に表紙と確認欄をつけられた。
- 期限と順番で行方が見えるようになった。
- 最後の保管まで決められた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：伝えた「つもり」を減らす道具が回覧表紙や。1枚の手間で、みんなが楽になるで。